2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.4. Phổ biến, hƣớng dẫn các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Ban lãnh đạo Ngân hàng chỉ đạo rất rõ: các đơn vị nào có trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản sau khi xây dựng và ban hành các quy chế, quy định thì phải truyền thông và hướng dẫn cho các đối tượng có liên quan những Quy chế, Chính sách, Quy định, Quy trình mới ban hành một cách thường xuyên.
Ví dụ, trong Quy định số 0205/2016/QĐ - HĐQT, ngày 15 tháng 11 năm 2016 về việc ban hành văn bản nội bộ của Hội Đồng quản trị đã quy định: việc đào tạo hoặc truyền thông nội dung của văn bản đến các đối tượng áp dụng phải được tiến hành trong vòng 15 ngày kể từ ngày ban hành văn bản hoặc trước ngày văn bản có hiệu lực. Để thực hiện các quy định nói trên, Lãnh đạo ngân hàng đã chỉ đạo các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm chính phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng kế hoạch đào tạo/truyền thông các quy chế, chính sách, quy định, quy trình; hướng dẫn cho đầu mối các đơn vị trên toàn hệ thống bằng nhiều hình thức khác nhau; xác định đúng đối tượng; nội dung, biện pháp thực hiện…
* Các hình thức truyền thông gồm có:
- Đào tạo trực tiếp;
- Đào tạo qua hệ thống E-learning (trực tuyến);
- Truyền thông nội dung văn bản qua email dưới dạng bản tin truyền thông/Q&A.
* Đối tượng phổ biến, hướng dẫn, truyền thông, đào tạo:
Ví dụ, để phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định đã ban hành, bộ phận văn thư, lưu trữ đã triển khai các biện pháp sau đây:
- Mở lớp tập huấn trực tiếp cho các cán bộ đầu mối làm hành chính tại các đơn vị trên toàn hệ thống và Giám đốc các Chi nhánh/Phòng giao dịch với tần suất 2 lần/năm;
- Mở lớp tập huấn trực tuyến cho tất cả các cán bộ làm công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trên toàn hệ thống tham gia học tập, tần suất 2 lần/năm;
- Soạn thảo các bản tin theo từng chủ đề gửi truyền thông cho các đối tượng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, tần suất 4 lần/năm.
* Nội dung phổ biến, hướng dẫn, truyền thông
Theo yêu cầu của lãnh đạo TCB, nội dung đào tạo phải xây dựng phù hợp cho từng đối tượng:
Ví dụ:
* Nội dung phổ biến, hướng dẫn, truyền thông, đào tạo về công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng đối tượng là Giám đốc Chi nhánh/Phòng giao dịch gồm các nội dung như:
- Căn cứ pháp lý để tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, con dấu tại Ngân hàng Techcombank;
- Tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ đối với Chi nhánh/Phòng giao dịch;
- Vai trò và trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Phòng giao dịch đối với Công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu tại đơn vị;
- Giới thiệu quy trình Tổ chức Quản lý văn bản đi/đến, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;
- Giới thiệu quy trình lập hồ sơ và tổ chức lưu trữ văn bản.
* Nội dung phổ biến, hướng dẫn, truyền thông, đào tạo về công tác văn thư, lưu trữ cho đối tượng là nhân viên văn phòng các Chi nhánh/Phòng giao dịch gồm:
- Tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu đối với Chi nhánh/Phòng giao dịch;
- Vai trò và trách nhiệm của cán bộ làm văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm tại Chi nhánh/Phòng giao dịch;
- Hướng dẫn thực hiện quy trình Tổ chức Quản lý văn bản đi/đến, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;
- Hướng dẫn thực hiện quy trình lập hồ sơ và tổ chức lưu trữ văn bản.
Ảnh: Một khóa tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ tại TCB năm 2018
* Biện pháp thực hiện.
Ví dụ, đơn vị chủ trì soạn thảo quy chế, quy định phối hợp với bộ phận văn thư thuộc văn phòng phổ biến, truyền thông, hướng dẫn quy chế, quy định qua email chung của Ngân hàng; hoặc phối hợp với Trung tâm đào tạo thuộc Khối Quản trị nguồn nhân lực để tổ chức các lớp phổ biến, hướng dẫn, truyền thông trực tiếp; hoặc trực tuyến…
Tuy nhiên, trong thực tế, một số hoạt động đào tạo, truyền thông để phổ biến các quy chế, quy định, tiêu chuẩn tại Ngân hàng Techcombank vẫn đạt hiệu quả chưa cao. Vì các đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chưa kết hợp nhiều hình thức phổ biến, hướng dẫn mà chủ yếu phổ biến, truyền thông các quy chế, quy định qua email, một lần duy nhất khi văn bản phát hành. Cách làm này dẫn đến tình trạng đơn vị trực tiếp vận hành nghiệp vụ không nhớ, không nắm hết nội dung quy định, quy trình và các đơn vị thực thi khác cũng mơ hồ về các nội dung đã quy định trong quy chế, quy định.
Ví dụ, Về hoạt động tổ chức hội, họp, sự kiện, đơn vị chủ trì soạn thảo tài liệu Hướng dẫn về tổ chức hội, họp, sự kiện nhưng chưa bao giờ tổ chức đào tạo, truyền thông cho các đơn vị thực hiện.
Hay việc tổ chức tập huấn, đào tạo nghiệp vụ lễ tân cho toàn thể cán bộ, nhân viên cũng chưa được chú trọng thường xuyên.Vì thế, cán bộ nhân viên vận hành công tác lễ tân gặp một số khó khăn nhất định khi phải ứng phó với khách hàng khó tính đến giao dịch và cũng thiếu kinh nghiệm trong xử lý các tình huống khách hàng đến khiếu nại, kiện tụng cũng như tổ chức các sự kiện và hội nghị lớn của Ngân hàng.
Ngoài ra, hình thức đào tạo qua hệ thống E-learning (trực tuyến) cũng còn nhiều hạn chế. Hình thức đào tạo này tiết kiệm được chi phí đi lại, tuy nhiên hiệu quả không cao, vì cán bộ chỉ cho màn hình chạy nội dung và làm qua bài thi cho xong nhiệm vụ, không có sự tương tác qua lại và làm rõ những vấn đề còn vướng mắc trong tiêu chuẩn.
Nguyên nhân là do các đối tượng có liên quan chưa tự giác, tuân thủ quy định về công tác đào tạo, truyền thông các tiêu chuẩn nội bộ của Ngân hàng.