2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hành chính Văn
chính văn phòng thuộc khối Vận hành và công nghệ
Trung tâm Hành chính văn phòng của Hội sở Techcombank có sự khác biệt so với văn phòng các cơ quan khác, vì chỉ bao gồm các bộ phận: văn thư lưu trữ; hành chính chi tiêu; lễ tân khánh tiết; dịch vụ văn phòng. Trước khi Techcombank thực hiện chuyển đổi cơ cấu vào năm 2017, Trung tâm Hành chính văn phòng còn bao gồm cả bộ phận quản lý tài sản và an ninh nội bộ. Tuy nhiên, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho toàn hệ thống, bộ phận quản lý tài sản (nay thuộc Khối Vận hành và Công nghệ) và an ninh bảo vệ (nay thuộc bộ phận An ninh nội bộ của Ngân hàng) đã tách ra thành các bộ phận độc lập.
Hiện nay, Trung tâm Hành chính văn phòng có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu; hướng dẫn lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu; soạn thảo và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trên toàn hệ thống;
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Hội sở Techcombank trong việc tổ chức quản lý công tác chi tiêu hành chính, soạn thảo và ban hành các quy định, quy chế thực hiện công tác chi tiêu;
- Quản lý và thực hiện các khoản chi tiêu nội bộ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo căn cứ vào phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm; chi tiếp khách, chi phục vụ Ban lãnh đạo;
- Kiểm soát, theo dõi, quản lý chi mua giấy tờ, tài liệu phục vụ công việc, mua sắm quà tặng phục vụ hội nghị, khách hàng theo yêu cầu của Ban lãnh đạo;
- Kiểm soát, tập hợp chứng từ làm thanh toán cho các hoạt động chi tiêu văn phòng, Ban lãnh đạo;
- Tiếp nhận và kiểm soát các chứng từ cho các hoạt động chi tiêu chung của Hội sở như: thanh toán chi mua tài liệu, quà tặng, thanh toán điện nước, bãi đỗ xe các tòa nhà Hội sở;
- Thực hiện công tác cấp phát đồng phục/văn phòng phẩm, làm thẻ tên nhân viên bằng đồng (dành cho bộ phận giao dịch), in danh thiếp, làm dấu (dấu chuyên dụng, dấu tên, dấu chức danh), làm thẻ taxi, đăng ký sim điện thoại,…
- Nhận đặt bố trí phòng họp và các dịch vụ cung cấp cho phòng họp (nước uống, hoa quả) phục vụ nhu cầu họp, đào tạo, hội thảo của các đơn vị tại Hội sở;
- Thực hiện công tác lễ tân tại tòa nhà Hội sở;
- Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu tại Hội sở;
- Cung cấp dịch vụ gửi thư/bưu phẩm, dịch vụ đặt báo/tạp chí;
- Cung cấp các dịch vụ trong tòa nhà Hội sở như dịch vụ vệ sinh, dịch vụ điện kỹ thuật, cung cấp cây cảnh, cải tạo/sửa chữa/bố trí chỗ ngồi,…
Qua những chức năng, nhiệm vụ nêu trên, có thể thấy, Trung tâm Hành chính văn phòng thuộc Khối Vận hành và công nghệ chính là Bộ phận được giao triển khai và tổ chức thực hiện nhiều hoạt động văn phòng, trong đó chủ yếu là công tác văn thư, lưu trữ; công tác lễ tân; công tác chi tiêu nội bộ và
đảm bảo văn phòng phẩm, bố trí và cung cấp các dịch vụ phòng họp, hội nghị tại Hội sở…Với chức năng trên, Trung tâm cũng chính là đơn vị có trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các quy chế, quy định (chuẩn mực) về các hoạt động trên để trình lãnh đạo ban hành; đồng thời tổ chức triển khai và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định thuộc các lĩnh vực nói trên.