1 Khoản 4, Điều 35, Luật Xây dựng năm 2003.
2.11. Tài liệu quản lý chung của công trình xây dựng
Đây là loại hình tài liệu hình thành xuyên suốt quá trình từ lập dự án, phê duyệt dự án, thi công và đưa công trình vào sử dụng. Tài liệu này phần lớn là các văn bản quản lý, các báo cáo, các hồ sơ, đơn từ… Đáng chú ý trong nhóm này là Hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng. Hồ sơ này gồm những văn bản sau:
- Đơn xin cấp giấy phép xây dựng;
- Bản sao một trong những giấy tờ về quyền sử dụng đất;
- Bản vẽ thiết kế thể hiện được vị trí mặt bằng; mặt cắt, các mặt đứng chính; mặt bằng, mặt cắt móng công trình; sơ đồ vị trí hoặc tuyến công trình (đối với công trình theo tuyến); sơ đồ hệ thống và điểm đấu nối kỹ thuật cấp điện, cấp nước, thoát nước mưa, nước thải;
- Giấy phép xây dựng;
- Văn bản gia hạn giấy phép xây dựng nếu có.
Để xin chủ trương xây dựng công trình (hoặc cấp phép xây dựng công trình), chủ đầu tư cần phải nghiên cứu các tài liệu liên quan đến quy hoạch xây dựng tại địa điểm xây dựng, đặc biệt là chứng chỉ quy hoạch xây dựng. Chứng chỉ quy hoạch là các thông tin về quy hoạch xây dựng tại địa điểm lập dự án hoặc xây dựng công trình (bao gồm các thông số về sử dụng đất, các quy định về việc kết nối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật chung của khu vực, an
toàn phòng, chống cháy, nổ; bảo vệ môi trường và các quy định khác theo quy hoạch chi tiết xây dựng như cốt xây dựng, chỉ giới xây dựng, hành lang bảo vệ, khu vực cấm xây dựng,...) để cho chủ đầu tư làm căn cứ thiết kế, xây dựng theo đúng quy hoạch được duyệt. Do vậy, đối với đơn vị là chủ đầu tư, sau khi được cấp giấy phép xây dựng thì tài liệu này không có giá trị cao. Tuy nhiên, đối với đơn vị chủ quản (cơ quan cấp giấy phép xây dựng) thì đây lại là một tài liệu có giá trị, là căn cứ để cấp phép xây dựng cho các đơn vị là chủ đầu tư.
Tài liệu về quản lý xây dựng công trình là nhóm tài liệu quan trọng, nhiều văn bản trong nhóm tài liệu này mang tính pháp lý cao như: Quyết định cấp đất, hợp đồng thuê đất, hợp đồng lao động, Báo cáo quản lý chất lượng và chất lượng theo định kỳ, Báo cáo tiến độ xây dựng công trình… Thời hạn bảo quản của những tài liệu này sẽ được luận giải trong Chương 2 và Chương 3 của đề tài.