2 Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2.2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu
Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu là một trong những tiêu chuẩn quan trọng được vận dụng phổ biến trong xác định giá trị tài liệu của các phông lưu trữ. Nội dung của tiêu chuẩn này là khi xác định giá trị của tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cá nhân hoặc cơ quan lập ra tài liệu đó.
Đối với tài liệu hành chính thông thường, tác giả của tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu đó, còn đối với tài liệu xây dựng, tác giả của tài liệu được hiểu bao gồm hai loại: tác giả của tài liệu và tác giả sở hữu tài liệu.
- Tác giả của tài liệu trong công trình xây dựng bao gồm: cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng - cơ quan phê duyệt, cấp giấy phép, thẩm định thiết kế công trình; cơ quan chủ đầu tư, cơ quan thiết kế - đơn vị làm ra tài liệu thiết kế, cơ quan thi công…
- Tác giả là chủ sở hữu tài liệu xây dựng của một công trình là chủ đầu tư xây dựng công trình đó. Ví dụ: Tài liệu thiết kế do đơn vị thiết kế là tác giả nhưng quyền sở hữu thiết kế đó lại thuộc về chủ đầu tư vì chủ đầu tư đã sử dụng kinh phí để thuê đơn vị thiết kế làm ra sản phẩm.
Việc xác định rõ “tác giả của tài liệu” và “tác giả sở hữu tài liệu xây dựng” có vai trò quan trọng khi xác định giá trị của tài liệu. Khi vận dụng tiêu
chuẩn tác giả của tài liệu, người làm công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng cần phải chú ý hai khía cạnh sau:
Thứ nhất, tài liệu xây dựng do các cơ quan, tổ chức có vị trí quan trọng trong hệ thống các cơ quan làm công tác quản lý nhà nước về xây dựng sản sinh ra cũng sẽ được xác định giá trị cao (Bộ Xây dựng…); Tài liệu của những công trình do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt có giá trị cao; Những cơ quan, công ty thiết kế xây dựng những công trình lớn, trọng điểm thì thường có những tài liệu giá trị hơn những cơ quan, công ty xây dựng khác.
Thứ hai, khi xác định giá trị của tài liệu xây dựng cần chú ý phân biệt được đơn vị nào là tác giả của tài liệu, đơn vị nào là chủ sở hữu của tài liệu. Nếu tài liệu hành chính, khi xác định giá trị của tài liệu, tài liệu nào do chính cơ quan, tổ chức đó sản sinh ra, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó được xác định là có giá trị cao, thì đối với tài liệu xây dựng, nguyên lý này không được vận dụng triệt để. Ví dụ, đối với các đơn vị thiết kế, thi công công trình, thời hạn lưu trữ tài liệu liên quan đến thiết kế, thi công công trình đó thông thường chỉ lưu trữ với thời hạn 10 năm (nếu tài liệu này không chứa đựng những yếu tố khoa học công nghệ mới cần giữ lại thêm để tham khảo) vì Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng công trình) có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ tài liệu của công trình tùy theo giá trị của công trình đó theo quy định của pháp luật. Sở dĩ, chúng tôi đưa ra mức thời hạn bảo quản 10 năm đối với đơn vị thiết kế, đơn vị thi công như trên vì những lý do sau:
- Nếu công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì tài liệu thiết kế, tài liệu thi công của đơn vị thiết kế, đơn vị thi công chỉ cần xác định 10 năm có thể đánh giá lại vì nếu xác định thời hạn vĩnh viễn, đến thời hạn nộp lưu tài liệu của cơ quan, những tài liệu này lại thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ gây ra tình trạng trùng thừa.
- Nếu công trình không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì có nghĩa là tài liệu thiết kế, tài liệu thi công công trình xây dựng đó cũng không có giá trị bảo quản lâu dài ở cơ quan là đơn vị thiết kế, đơn vị thi công công trình (trừ những tài liệu của công trình áp dụng khoa học công nghệ mới cần lưu trữ lâu hơn để tham khảo) vì các công ty xây dựng hiện nay thường tham gia xây dựng rất nhiều công trình, với đặc điểm tài liệu xây dựng có khối lượng lớn, nếu tài liệu của công trình nào cũng giữ lại bảo quản vĩnh viễn sẽ gây ra tình trạng không có kho tàng, nhân lực để bảo quản, trong khi đó, như đã nói ở trên, chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng công trình) đã lưu trữ toàn bộ tài liệu của công trình đó theo quy định của pháp luật.
Do đặc điểm của tài liệu xây dựng, tài liệu của một công trình do nhiều tác giả hình thành hoặc do cả một tập thể sản sinh ra (đơn vị thiết kế, đơn vị thi công…) nên dẫn đến tình trạng là tài liệu của một công trình được lưu trữ ở nhiều cơ quan, đơn vị gây lãng phí về kho tàng, nhân lực khi cũng bảo quản một tài liệu giống nhau. Nếu người làm công tác xác định giá trị nắm hiểu và vận dụng thành thạo tiêu chuẩn tác giả của tài liệu trên đây thì sẽ dễ dàng định thời hạn bảo quản đúng cho tài liệu của đơn vị mình.