2 Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2.5. Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu
Trong công tác xác định giá trị tài liệu, mức độ chính xác của tài liệu là tiêu chuẩn quan trọng khi xác định giá trị của bất kỳ một tài liệu nào. Những tài liệu xây dựng giữ lại bảo quản phải là những tài liệu có hiệu lực pháp lý bởi lẽ những căn cứ pháp lý thể hiện trên tài liệu là cơ sở để quy định trách nhiệm đối với Nhà nước và pháp luật. Trong lĩnh vực xây dựng, vấn đề hiệu lực pháp lý của tài liệu lại càng quan trọng, nhất là khi có dấu hiệu sai phạm, xảy ra sự cố công trình, hiện tượng tham nhũng, hoặc tranh chấp trong hợp đồng xây dựng. Vì vậy, hiệu lực pháp lý của tài liệu phải được chú ý ngay từ khi thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Đối với tài liệu xây dựng, tài liệu có giá trị bảo quản cao phải là những tài liệu là bản chính (có các yếu tố pháp lý hoàn chỉnh cả về nội dung và hình thức). Ví dụ: Một bản vẽ hoàn công có giá trị phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng phải ký tên, đóng dấu, đồng thời bản vẽ hoàn công cũng phải được người giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư ký tên xác nhận. Khi có đầy đủ các yếu tố này, bản vẽ hoàn công mới có giá trị pháp lý, đặc biệt là trong bảo hành, bảo trì công trình. Còn đối với nhật ký thi công xây dựng công trình thì yếu tố đảm bảo mức độ chính xác của tài liệu thể hiện ở việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công xây dựng và có xác nhận của chủ đầu tư.
1
Đối với các hợp đồng xây dựng, hợp đồng kinh tế thì thời hạn bảo quản của nó không thể xác định dưới thời hạn ghi trong hợp đồng. Còn đối với tài liệu có ghi thời hạn bảo hành thì sau năm năm hết hạn bảo hành có thể xem xét, đánh giá lại.