4. Các cơ quan tham gia xây dựng công trình
4.3. Cơ quan, tổ chức thiết kế công trình
Cơ quan, tổ chức thiết kế công trình là đơn vị được giao nhiệm vụ thiết kế công trình đó. Cơ quan được giao nhiệm vụ này chính là tác giả sản sinh ra các tài liệu thiết kế của công trình. Đây là một trong những nguồn tài liệu không thể thiếu đối với bộ tài liệu của một công trình xây dựng.
Điều 56 Luật Xây dựng năm 2003 chỉ rõ, các tổ chức thực hiện thiết kế xây dựng cần phải đáp ứng các điều kiện như: Có đăng ký hoạt động thiết kế xây dựng công trình; Có đủ điều kiện năng lực hoạt động thiết kế xây dựng công trình và cá nhân đảm nhận chức danh chủ nhiệm thiết kế, chủ trì thiết kế phải có năng lực hành nghề thiết kế xây dựng và có chứng chỉ hành nghề phù hợp với yêu cầu của loại, cấp công trình.
Trong quá trình tham gia xây dựng công trình, cơ quan, tổ chức thiết kế công trình hình thành nên những tài liệu sau: thuyết minh và các bản vẽ thiết kế cơ sở, thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thuyết minh và các bản vẽ thi công, các tài liệu tính toán (trong trường hợp thiết kế hai bước). Ngoài ra, để có căn cứ thiết kế công trình, cơ quan, tổ chức làm nhiệm vụ thiết kế còn phải sử dụng và lưu trữ báo cáo khảo sát công trình. Đặc biệt, đối với nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế, ngoài việc lưu trữ tài liệu thiết kế do mình thực hiện thì đơn vị này cần phải lưu trữ cả những hồ sơ thiết kế của nhà thầu phụ. Do vậy, tổng thầu thiết kế là đơn vị lưu trữ đầy đủ nhất tài liệu thiết kế của công trình xây dựng.
Mặc dù là đơn vị sản sinh ra tài liệu thiết kế của công trình nhưng Điều 57, Luật Xây dựng năm 2003 quy định nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ thiết kế của công trình thuộc về chủ đầu tư của công trình đó. Tuy nhiên, đứng dưới góc độ của công tác lưu trữ, tài liệu thiết kế công trình là tài liệu do đơn vị/ cơ quan sản sinh ra, phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan nên đối với lưu trữ cơ quan, tài liệu này vẫn có giá trị bảo quản để chịu trách nhiệm trước pháp luật về thiết kế công trình khi xảy ra sự cố sử dụng, hoặc làm tài liệu nghiên cứu, tham khảo về thiết kế công trình.