2 Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2.3. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu
Mặc dù tài liệu xây dựng của một công trình thường có khối lượng lớn, nhưng cũng giống như những tài liệu khác, khối tài liệu này cũng có sự trùng thừa. Đây chính là tiền để hình thành nên tiêu chuẩn sự trùng lặp của thông tin trong tài liệu.
Đối với tài liệu xây dựng, tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin được vận dụng trên hai góc độ sau:
Thứ nhất là tài liệu có nội dung bị bao hàm trong những tài liệu khác. Ví dụ: Báo cáo về công tác quản lý chất lượng và chất lượng công trình xây dựng theo định kỳ có các loại báo cáo tháng, 6 tháng, 1 năm; Dự toán hạng mục công trình và Tổng dự toán công trình.... Khi xác định giá trị của những tài
liệu này nguyên tắc là những tài liệu có giá trị tổng hợp (báo cáo năm, Tổng dự toán) thì được xác định giá trị cao hơn những tài liệu bị tổng hợp. Tuy nhiên, khi vận dụng nguyên tắc này cũng cần đặc biệt chú ý rằng chỉ loại những tài liệu bị bao hàm khi chắc chắn nó bị bao hàm bởi tài liệu khác. Ví dụ: Đối với một công trình lớn có thiết kế 3 bước (thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công), thì tài liệu được xác định cao hơn là bản vẽ thi công vì theo như quy định của Luật xây dựng, bản vẽ tiếp theo phải được lập trên cơ sở bản vẽ trước đó đã được phê duyệt. Hơn nữa, bản vẽ thi công chắc chắn đã thể hiện hết những thông tin có trong thiết kế cơ sở và thiết kế thi công.
Thứ hai là tài liệu trùng toàn bộ với một tài liệu khác. Loại tài liệu này xuất hiện là do cơ quan xây dựng đã in ra nhiều bản. Tiêu biểu nhất là hồ sơ mời thầu… Khi gặp những tình huống này, người làm công tác lưu trữ giải quyết bằng cách giữ lại bản chính, còn các bản sao loại ra. Tuy nhiên, trong khi xác định giá trị của tài liệu xây dựng cũng như các tài liệu khác xuất hiện trường hợp tài liệu có nhiều bản chính. Trường hợp này cần xem xét giữ lại một bản làm tài liệu lưu trữ, còn những bản khác loại ra làm tài liệu tham khảo hoặc làm thủ tục loại hủy.
Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin (tiêu chuẩn trùng thừa) trong tài liệu cũng được vận dụng khi xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Ví dụ:
Hồ sơ thẩm định Dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
- Lưu trữ lịch sử: Vĩnh viễn.
- Lưu trữ cơ quan Chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình): Theo tuổi thọ công trình để phục vụ việc cải tạo, nâng cấp, sửa chữa… sau này.
Rất nhiều tài liệu xây dựng do cơ quan quản lý nhà nước phê duyệt nếu đối chiếu với các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu thì cần phải quy định thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Tuy nhiên, nếu đã là công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu thì chủ đầu tư đã có trách nhiệm lập một bộ hồ sơ đầy đủ liên quan đến công trình đó và giao nộp cho lưu trữ lịch sử thì Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng không cần xác định giá trị vĩnh viễn cho tài liệu của công trình đó nữa, tránh tình trạng trùng thừa tài liệu của một công trình khi đến hạn nộp lưu tài liệu của cơ quan vào lưu trữ quốc gia.
Nhìn chung, tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu cũng là một tiêu chuẩn quan trọng, giúp những người làm công tác xác định giá trị tài liệu có căn cứ khoa học để giữ lại những tài liệu có độ chính xác và giá trị thông tin cao, đảm bảo giữ lại những tài liệu có giá trị cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ quốc gia.