2.1. Các nhóm tài liệu xây dựng
Trong Bảng thời hạn bảo quản cho liệu của các công trình xây dựng dân dụng, các hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo trình tự công việc thể hiện quá trình xây dựng một công trình, từ lập Báo cáo đầu tư, Dự án đầu tư, khảo sát,
thiết kế, thi công, nghiệm thu và bàn giao công trình vào sử dụng. Bảng thời hạn bảo quản này bao gồm 13 nhóm hồ sơ, tài liệu:
1. Tài liệu về Báo cáo đầu tư xây dựng công trình 2. Tài liệu về Dự án đầu tư xây dựng công trình 3. Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình 4. Tài liệu về khảo sát xây dựng công trình
5. Tài liệu về thiết kế xây dựng công trình 6. Tài liệu về giải phóng mặt bằng
7. Tài liệu về quản lý thi công - nghiệm thu công trình xây dựng
7.1. Tài liệu về quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình 7.2. Tài liệu về quản lý tiến độ xây dựng công trình
7.3. Tài liệu về quản lý khối lượng xây dựng công trình 7.4. Tài liệu về quản lý an toàn lao động
7.5. Tài liệu về quản lý môi trường xây dựng
8. Tài liệu v/v lựa chọn các nhà thầu xây dựng công trình 9. Tài liệu hoàn công công trình
10. Tài liệu về bảo hành, bảo trì công trình 11. Tài liệu về quản lý công trình
12. Tài liệu về công tác tài chính, kế toán 13. Các tài liệu khác.
2.2. Các loại tài liệu xây dựng
Trong từng nhóm tài liệu kể trên, các hồ sơ, tài liệu được tiếp tục được liệt kê theo trình tự các bước của giai đoạn. Ví dụ, trong mục tài liệu về khảo sát công trình, hồ sơ, tài liệu được liệt kê từ bước tổ chức đấu thầu, hợp đồng
khảo sát với đơn vị trúng thầu, nhiệm vụ và kế hoạch khảo sát, báo cáo kết quả khảo sát, tài liệu nghiệm thu về kết quả khảo sát. Tuy nhiên, trong phần “Tài liệu về quản lý thi công - nghiệm thu công trình xây dựng”, các hồ sơ, tài liệu lại được chia thành các tiểu mục phù hợp với các nội dung của thi công xây dựng một công trình.
Đơn vị phân loại cuối cùng của Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng là một hồ sơ hay tài liệu. Mỗi một hồ sơ hay tài liệu tương ứng với một số thứ tự.
2.3. Hình thức
Về hình thức, Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng được chia thành 11 cột như sau:
- Cột 1: Ghi số thứ tứ các hồ sơ, tài liệu. Số thứ tự các hồ sơ, tài liệu được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 đến số cuối cùng.
- Cột 2: Ghi tên nhóm tài liệu, tên các loại hồ sơ, tài liệu.
- Từ cột số 3 đến cột số 7 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các công trình thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, cụ thể:
+ Cột số 3: Thời hạn bảo quản dành cho Lưu trữ lịch sử. Những hồ sơ, tài liệu được quy định giá trị vĩnh viễn trong cột này là những tài liệu mà chủ đầu tư cần giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
+ Cột số 4: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan là chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng công trình).
+ Cột số 5: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.
+ Cột số 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan thi công xây dựng công trình.
+ Cột số 7: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng.
- Từ cột số 8 đến cột số 11 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các công trình không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, cụ thể:
+ Cột số 8: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan là chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng công trình).
+ Cột số 9: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.
+ Cột số 10: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan thi công xây dựng công trình.
+ Cột số 11: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dành cho Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng.