Các công trình xây dựng được phân loại và phân cấp theo các tiêu chí nhất định. Trong hoạt động xây dựng, cấp công trình là cơ sở để xếp hạng và lựa chọn nhà thầu, xác định số bước thiết kế, thời hạn bảo hành công trình. Còn trong lưu trữ, cấp công trình cũng được coi là một trong những tiêu chuẩn cần vận dụng trong xác định giá trị tài liệu. Trước khi đi sâu phân tích tiêu chuẩn này ở chương sau, chúng ta cần hiểu các cấp công trình được quy định trong công trình xây dựng dân dụng.
Việc phân loại và phân cấp các công trình xây dựng được quy định cụ thể trong Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng và Thông tư số 33/2009/TT-BXD ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Bộ Xây dựng về việc Ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị.
Dựa trên công năng sử dụng của công trình, Nghị định số 15/2013/NĐ- CP phân thành 05 loại công trình bao gồm: Công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình giao thông, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn và công trình hạ tầng kỹ thuật. Công trình dân dụng bao gồm công trình nhà ở (nhà ở riêng lẻ và chung cư) và công trình công cộng (nhà hát, hội trường, trụ sở cơ quan hành chính nhà nước, sân vận động, trung tâm thương mại, thư viện, bảo tàng…).
Cấp công trình là khái niệm thể hiện quy mô của công trình (chiều cao, diện tích, công suất…) hoặc tầm quan trọng của công trình (cấp quốc tế, quốc gia, tỉnh, huyện…). Mỗi loại công trình có nhiều cấp khác nhau. Cấp công trình được xác định cho từng công trình đơn lẻ của dự án đầu tư (một ngôi nhà chung cư, một nhà học thuộc trường học, một nhà phẫu thuật thuộc bệnh viện…). Cấp công trình được quy định cụ thể trong Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị.
Theo Quy chuẩn này, các loại công trình xây dựng nói chung và công trình xây dựng dân dụng nói riêng được phân thành năm cấp: Cấp đặc biệt, cấp I, cấp II, cấp III và cấp IV. Đối với các công trình xây dựng dân dụng, tùy theo các loại công trình mà phân thành các cấp khác nhau. Cụ thể:
- Đối với các công trình dân dụng là nhà ở:
Nhà chung cư được phân thành 04 cấp (từ cấp I đến cấp IV), còn nhà ở riêng lẻ được phân thành 02 cấp (cấp III và IV) theo tiêu chí số tầng của công trình.
Cấp của nhà chung cư và nhà ở riêng lẻ có các tầng hầm được chọn theo cấp cao hơn căn cứ số tầng trên mặt đất, hoặc số tầng hầm.
Cấp công trình công cộng được phân thành 05 cấp. Mỗi loại công trình được phân cấp theo các tiêu chí khác nhau theo Bảng A.1, Phụ lục A Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị ban hành kem theo Thông tư số 33/2009/TT-BXD ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Bộ Xây dựng.
Các công trình công cộng có tầng hầm được chọn cấp cao hơn căn cứ quy mô (số tầng, diện tích, chiều cao) của phần trên mặt đất hoặc số tầng hầm.
- Đối với các công trình khác thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình dân dụng:
Các công trình công nghiệp (nhà kho, nhà sản xuất…) được lấy theo cấp công trình công nghiệp tương ứng.
Các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị (bể chứa nước sạch, tuyến ống cấp nước, thoát nước…) được lấy theo công trình hạ tầng kỹ thuật tương ứng.
Ngoài các loại, các cấp công trình xây dựng kể trên còn có một loại công trình xây dựng quan trọng nữa là các dự án, công trình quan trọng quốc gia đầu tư tại Việt Nam và đầu tư ra nước ngoài trình Quốc Hội quyết định chủ trương đầu tư (sau đây gọi tắt là các dự án, công trình quan trọng quốc gia). Các tiêu chí, trình tự, thủ tục, nội dung hồ sơ trình Quốc Hội xem xét đầu tư các dự án, công trình quan trọng quốc gia được quy định tại Nghị quyết số 49/2010/QH12 về dự án, công trình quan trọng quốc gia trình Quốc Hội chủ trương đầu tư. Đây là các dự án, công trình quan trọng, được xác định thời hạn bảo quản cao.
Việc phân cấp công trình xây dựng là hết sức cần thiết phục vụ cho việc quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình xây dựng. Đối với công tác lưu trữ, cấp công trình như trên cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để xác định giá trị tài liệu của công trình đó. Những công trình thuộc cấp đặc biệt và
cấp I sẽ có giá trị bảo quản cao hơn các cấp công trình khác. Tiêu chí xác định giá trị tài liệu dựa trên sự phân cấp của công trình sẽ được trình bày cụ thể ở chương tiếp theo.