1 Khoản 4, Điều 35, Luật Xây dựng năm 2003.
2.12. Tài liệu về công tác tài chính, kế toán
Đây là nhóm tài liệu quan trọng đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào. Nhóm tài liệu này có giá trị lưu trữ cao, bao gồm những tài liệu sau đây:
- Tổng mức đầu tư là chi phí dự tính để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình, được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình. Tổng mức đầu tư là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh tế và lựa chọn phương án đầu tư; là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình.
Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện công tác quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực thẩm tra. Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định đầu tư do người quyết định đầu tư phê duyệt.
Người quyết định đầu tư quyết định việc phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh. Giá trị phần tổng mức đầu tư bổ sung được xác định thành một khoản chi phí riêng và phải được tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra trước khi quyết định phê duyệt. Kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư được thể hiện trong Báo cáo kết quả thẩm định/ thẩm tra Tổng mức đầu tư xây dựng công trình.
Như vậy, có thể thấy một bộ hồ sơ về việc phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình gồm những tài liệu sau:
+ Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình;
+ Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình điều chỉnh (nếu có);
+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng công trình;
+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng công trình điều chỉnh (nếu có).
- Dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình.
Dự toán công trình được điều chỉnh trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 15 Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26 tháng 5 năm 2010 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra và phê duyệt dự toán công trình điều chỉnh.
Dự toán công trình là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình, là căn cứ để đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu.
Chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định dự toán công trình trước khi phê duyệt. Kết quả thẩm định hoặc thẩm tra dự toán công trình được thể hiện trong Báo cáo kết quả thẩm định/ thẩm tra dự toán công trình.
Hồ sơ về việc phê duyệt dự toán xây dựng công trình bao gồm: + Quyết định phê duyệt Dự toán xây dựng công trình;
+ Quyết định phê duyệt Dự toán công trình điều chỉnh (nếu có); + Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra Dự toán công trình;
+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra Dự toán công trình điều chỉnh (nếu có).
- Các hợp đồng xây dựng được thanh/ quyết toán hoặc thanh lý
Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên để thực hiện một, một số hay toàn bộ công việc trong hoạt động xây dựng. Việc tạm ứng, thanh toán, hồ sơ thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ quyết toán được tiến hành theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra, trong phần này còn có hồ sơ về khiếu nại và giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng nếu việc khiếu nại, tranh chấp có xảy ra trong quá trình xây dựng cũng như thanh/quyết toán hợp đồng.
- Tài liệu về thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình
Các công trình xây dựng sử dụng vốn nhà nước sau khi hoàn thành đều phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình.
Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chủ đầu tư có trách nhiệm lập Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình để trình người quyết định đầu tư phê duyệt. Đây là thành phần tài liệu cuối cùng hình thành trong quá trình xây dựng một công trình.