Các cơ quan, tổ chức hoạt động liên quan đến lĩnh vực xây dựng có thể vận dụng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng vào thực tiễn lưu trữ của cơ quan mình (nếu được lãnh đạo cơ quan đồng ý bằng văn bản), cụ thể như sau:
- Đối với việc lập danh mục hồ sơ hoặc lập hồ sơ:
Người làm công tác lưu trữ có thể căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản này để định thời hạn bảo quản cho hồ sơ khi xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan và hướng dẫn cán bộ, chuyên viên trong cơ quan lập hồ sơ công việc và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ hình thành trong quá trình xây dựng công trình theo danh mục hồ sơ.
- Đối với việc xác định giá trị tài liệu:
Người làm công tác lưu trữ căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản này để lựa chọn, đánh giá và giữ lại những hồ sơ, tài liệu phản ánh vai trò, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đối với công trình xây dựng, loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị.
Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
- Đối với việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:
Đối với tài liệu của các công trình thuộc diện phải bảo quản vĩnh viễn tại các lưu trữ lịch sử (các dự án, công trình quan trọng quốc gia, công trình có ý nghĩa lịch sử văn hóa, công trình cấp đặc biệt…) thì cần lựa chọn những nhóm hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu. Tài liệu của các công trình, dự án không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì bảo quản theo thời hạn tuổi thọ của công trình.