2 Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2.7. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu
Trong quá trình chỉnh lý và xác định giá trị của tài liệu, có những tài liệu có giá trị quan trọng nhưng vì một lý do nào đó khiến tài liệu bị hư hỏng, rách, mờ chữ. Đối với trường hợp này cần tìm cách phục chế hoặc sao chụp lại. Trong trường hợp tài liệu đó không còn khả năng phục hồi nữa thì có thể tiêu hủy với sự đồng ý của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và lãnh đạo cơ quan.
Như đã phân tích ở trên, tài liệu xây dựng có đặc điểm là do nhiều cơ quan ban hành. Điều này cũng dẫn đến tình trạng một tài liệu của cùng một công trình được lưu trữ ở nhiều cơ quan khác nhau. Do vậy, nếu điều kiện cho phép, có thể thay thế các tài liệu bị hư hỏng bằng những tài liệu khác tương ứng lấy từ các phông lưu trữ của cơ quan khác. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với bộ tài liệu của những công trình có ý nghĩa lịch sử được thu thập bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử.
2.7. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu của tài liệu
Giá trị của tài liệu lưu trữ không chỉ thể hiện ở nội dung, hiệu lực pháp lý… mà trong nhiều trường hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và qua một số đặc điểm bề ngoài của nó.
Tài liệu xây dựng là loại hình tài liệu được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin khác nhau: giấy thông thường, giấy can, đĩa CD… và bằng những ký hiệu, ngôn ngữ mang đặc thù riêng của ngành (tài liệu thiết kế, tài liệu phục vụ cho bảo hành, bảo trì…). Những tài liệu này thể hiện sự phát triển của kỹ thuật
tạo lập tài liệu xây dựng qua từng giai đoạn lịch sử, do vậy nó có ý nghĩa trong việc nghiên cứu lịch sử phát triển của ngành. Ngoài ra, đối với những công trình trọng điểm của quốc gia còn có sự tham gia của các tổ chức, cá nhân nước ngoài. Những tài liệu của các công trình này thường có yếu tố ngôn ngữ nước ngoài, cần giữ lại bảo quản lâu dài.
Nghiên cứu tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu xây dựng cần phải đặc biệt chú ý đến sự ứng dụng khoa học công nghệ trong việc hình thành nên những tài liệu này. Hiện nay, trong công tác xây dựng, nhiều phần mềm hoặc chương trình ứng dụng được sử dụng để phục vụ việc thiết kế. Khi lưu trữ những bản vẽ thiết kế dạng điện tử cần lưu ý đến việc cài đặt phần mềm để có thể khai thác, sử dụng. Những phần mềm và các bản vẽ thiết kế dạng điện tử này rất có ý nghĩa trong việc nghiên cứu lịch sử phát triển ngành xây dựng Việt Nam.