2.1.3. Tổ chức công tác kế toán
2.1.3.3. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
• Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ: Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo. Do
đó, tổ chức chứng từ nhằm mục đích quản lý thông tin kịp thời chính xác, đầy đủ để đưa ra những quyết định kinh doanh. Ngoài ra, tổ chức chứng từ còn tạo điều kiện cho việc mã hóa thông tin, căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế có thể xảy ra. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán, chứng từ phản ánh lao động do Bộ tài chính ban hành và chứng từ do công ty tự thiết kế như:
- Hóa đơn GTGT; Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn bán hàng của người bán. - Giấy đề nghị mua hàng; Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kiểm kê quỹ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Hợp đồng thanh lý TSCĐ.
- Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho.
- Bảng chấm công; Giấy chứng nhận đau ốm, thai sản; Phiếu xác nhận mua hàng kiêm công nợ; Phiếu cắt hàng.
- Các chứng từ khác.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, kế toán tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán:
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ.
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trong năm tài chính chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau thời gian quy định theo từng loại.
• Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S đang áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp.
Để vận dụng có hiệu quả và linh động, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, Công ty đã thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.
Ví dụ: Tài khoản 1121, công ty có 2 tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng mà công ty đã đăng ký.
- TK 1121-01 “Tiền Việt Nam - MB - 1051100957008” - TK 1121-02 “Tiền Việt Nam - VCB - 0531002216698”
• Vận dụng hệ thống sổ kế toán
Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S căn cứ vào các công văn, quyết định mới nhất của Bộ Tài chính trên cơ sở tình hình thực tế tại công ty để vận dụng một
cách hợp lý hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Căn cứ vào chứng từ gốc đã đuợc kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống báo cáo tài chính.
Hiện tại, Công ty đang sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó nhu: hoạt động thu, chi tiền hay mua, bán hàng hóa,...
- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp để theo dõi riêng từng số hiệu tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S như sau:
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Đồng thời việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào Sổ chi tiết có liên quan.
- Cuối mỗi tháng, kế toán tính tổng sổ phát sinh nợ, phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), kế toán kết chuyển tất cả các tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó xác định lãi /lỗ của từng tháng.
- Cuối năm, kế toán tổng hợp lãi/lỗ của từng tháng để tính lãi/lỗ của năm. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập Báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
Quy trình vận dụng kế toán máy:
Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh cũng như công tác kế toán, Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S đã áp dụng phần mềm kế toán KTVN. Phần mềm cho phép cập nhật số liệu ngay từ chương trình ban đầu, qua hệ thống xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết, số cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công 11(1',...
Phần mềm đã được doanh nghiệp kinh doanh phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế toán tại công ty. Đối với nhân viên kế toán, phần mềm kế toán là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các chứng từ, sổ sách và công việc
hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng Miscrosoft Word, Miscrosoft Excel,... để ghi nhận việc nhập - xuất - tồn hàng hóa, lập các báo cáo tổng hợp như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền tệ.
Sơ đồ 13. Sơ đồ hạch toán trên máy tính
Quá trình xử lý thông tin theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hợp lệ đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập vào máy tính thông qua phần mềm kế toán.
- Máy tính tự động xử lý thông tin, luân chuyển vào hệ thống sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, các báo cáo về tình hình công nợ.
- Phần mềm kế toán KTVN có thể xuất đầy đủ các loại sổ kế toán theo yêu cầu của doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên phần mềm vẫn còn những hạn chế. Vì vậy, kế
toán phải kết hợp phần mềm và kế toán thủ công để xuất ra các báo cáo cần thiết để tránh các sai sót mang tính trọng yếu.
• Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Kết thúc mỗi kỳ kế toán, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán trưởng tiến hành kết xuất báo cáo tài chính từ phần mềm, gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo luân chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Các báo cào này là cơ sở để giải thích cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán.
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, Công ty còn sử dụng một số báo cáo nhằm phục vụ nhu cầu của Ban giám đốc như:
- Báo cáo thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Báo cáo công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp.
Từ các báo cáo trên, Ban giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong việc mua bán hàng hóa.
2.2. KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANHCÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI A & P.L.U.S