2.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
- Công ty TNHH Thương Mại Nhã Bảo được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0302351212 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 04/07/2001. Sau một năm hoạt động chính thức, năm 2002 công ty đổi tên thành Công Ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S.
- Làm đẹp, mỹ phẩm, thẩm mỹ viện,... dường như đã trở thành một tiềm thức không còn xa lạ gì đối với con người, đặc biệt là phái đẹp. Xuất phát từ nhu cầu thiết yếu đó của các chị em phụ nữ, Công Ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S đã từng bước gia nhập vào quá trình tôn vinh phái đẹp. Công ty đã, đang và sẽ tiếp tục chiếm lĩnh thị trường mỹ phẩm để trở thành một thương hiệu mỹ phẩm lớn trong nước nhờ
việc nhập khẩu và phân phối độc quyền mỹ phẩm mang thuơng hiệu A & P.L.U.S. Từ đó giúp công ty tăng thêm số luợng khách hàng, công việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn.
- Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã phát triển gần 40 sản phẩm duỡng da mặt và toàn thân. Thị truờng phân phối phân khúc vào hệ thống thẩm mỹ viện trên toàn quốc. Theo xu huơng thuơng mại điện tử, Công ty cũng đã mở rộng thêm một kênh phân phối kinh doanh mới và đuợc đông đảo khách hàng trên toàn quốc tin dùng.
- Sau quá trình xây dựng và phát triển, với phuơng châm “Lấy chất luợng và niềm tin của khách hàng làm trọng” năm 2006 Công ty TNHH Thuơng mại A & P.L.U.S đã đuợc Mạng doanh nghiệp Việt Nam bình chọn là: "Doanh nghiệp Việt Nam uy tín - Chất luợng". (http://apluscosmetics.com.vn/)
2.1.1.3. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty • Mục tiêu của công ty
- Công ty TNHH Thuơng mại A & P.L.U.S luôn mang lại sự tin cậy cho khách hàng bằng cách áp dụng công nghệ thông tin và phuơng pháp quản lý tiên tiến trong quá trình phục vụ khách hàng. Sản phẩm rất hiệu quả cho việc chăm sóc và nuôi duỡng da mỗi ngày, giá cả phù hợp với mọi đối tuợng tiêu dùng.
- Tạo môi truờng làm việc tốt nhất để mỗi thành viên trong công ty phát triển hết khả năng, gắn kết với công ty cùng xây dựng Công ty TNHH Thuơng mại A & P.L.U.S vững mạnh và lấy mục tiêu phục vụ khách hàng là hàng đầu. Chế độ bán hàng với nhiều uu đãi và sự nhiệt tình chăm sóc giúp khách hàng yên tâm trong việc mở ra huớng kinh doanh về làm đẹp với nhiều sản phẩm cạnh tranh nhu hiện nay. Đặc biệt, Bộ sản phẩm chuyên nghiệp rất tiện lợi cho việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng của các chủ Mỹ Viện ở tất cả các vùng miền
• Phương hướng phát triển của công ty
Tiến trình phát triển kinh tế của đất nước mang đến những cơ hội lớn cũng như những thách thức lớn để Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S khẳng định giá trị cốt lõi của mình dựa trên các nguyên tắc phát triển tích cực và bền vững. Qua quá trình phỏng vấn và nói chuyện trực tiếp, bà Ngô Thị Quỳnh Chi (Giám đốc Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S) đã khẳng định uy tín của mình, cam kết cung cấp những mặt hàng chất lượng cao đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Không ngừng đầu tư cho công nghệ, kỹ thuật, phương tiện để đáp ứng các yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm của khách hàng.
- Nỗ lực trên thị trường kinh tế trong nước bằng các hoạt động giao thương chuyên nghiệp và uy tín, khẳng định giá trị của công ty và hướng đến giao lưu kinh doanh với các khách hàng nước ngoài.
- Kiểm soát nghiêm ngặt quá trình quản lý ở các khâu mua, bán, kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S luôn hướng tới sự tăng trưởng lâu bền, tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh, cân đối lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài, luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu và tạo mọi điều kiện tốt nhất để phục vụ khách hàng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 10. Sơ đồ bộ máy quản lý
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc:
- Là người có quyết định cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Có nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo các hoạt động của công ty, xây dựng các chiến lược, phát triển và mở rộng thị trường, là người chịu trách nhiệm chính đối với hiệu quả của các hoạt động của công ty.
- Là người đại diện pháp luật của công ty trước pháp luật. Phó giám đốc:
- Là người tham mưu các chiến lược phát triển kinh doanh cho giám đốc, được giám đốc ủy quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về việc được phân công.
- Tổ chức công tác quản lý nhân viên, kỷ luật khen thưởng, giải quyết các tranh chấp nội bộ trong công ty.
- Thực hiện việc tuyển nhân viên, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ nhân viên trong công ty.
Phòng kế toán:
- Xử lý tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty; phân loại, sắp xếp các chứng từ trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động tài chính của công ty.
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế toán và chịu trách nhiệm về việc tổ chức thực hiện.
Phòng kinh doanh:
- Lập dự thảo định hướng chiến lược kinh doanh của Công ty cho từng thời kỳ. - Tham mưu và chịu trách nhiệm về chi tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng.
- Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa trong quá trình kinh doanh.
- Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S là đơn vị hoạch toán độc lập, mọi công tác kế toán đều được giải quyết từ phòng kế toán từ việc phân loại, kiểm tra chứng từ ban đầu, ghi sổ chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán KTVN giúp quản lý công tác kế toán, xử lý các thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán có thể in ra hệ thống các sổ sách, báo cáo liên quan.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 11. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
• Chức năng các phần hành kế toán Kế toán trưởng:
- Chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, hướng dẫn nhân viên ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực và kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hiện hành mà Nhà nước quy định.
- Ký duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và lên bảng tổng hợp tài chính. - Kiểm tra và nộp báo cáo tài chính theo đúng kỳ hạn và đúng chế độ kế toán. - Cung cấp thông tin kế toán quản trị cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp:
- Lập báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động hàng ngày, hàng tháng, hàng quý trình lên kế toán trưởng.
- Theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế, tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng để đề nghị thanh toán, đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn.
- Lập cáo báo cáo về tình hình thanh toán của công ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm gửi lên kế toán truởng.
- Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phuơng pháp kế toán bán hàng trong công ty.
- Hàng tháng lập các báo cáo chi tiết, tổng hợp hàng hóa bán ra báo cáo lên kế toán truởng.
Thủ kho:
- Theo dõi tình hình nhập, xuất kho hàng hóa, tài sản cố định theo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Cùng với bộ phận kinh doanh kiểm kê kho định kỳ (theo tháng hoặc theo quý).
2.1.3.2. Chính sách kế toán áp dụng
- Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo ngày/tháng/năm duơng lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hằng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp. Tính thuế GTGT theo phuơng pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình đuợc ghi nhận theo giá gốc. Tài sản cố định hữu hình khấu hao theo phuơng pháp đuờng thẳng.
- Nguyên tắc và phuơng pháp ghi nhận doanh thu: doanh thu đuợc ghi nhận khi thực tế phát sinh.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc, giá vốn xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, hàng tồn kho được hoạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành được xác định dựa trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm hiện hành.
2.1.3.3. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty:• Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán • Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ: Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo. Do
đó, tổ chức chứng từ nhằm mục đích quản lý thông tin kịp thời chính xác, đầy đủ để đưa ra những quyết định kinh doanh. Ngoài ra, tổ chức chứng từ còn tạo điều kiện cho việc mã hóa thông tin, căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế có thể xảy ra. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán, chứng từ phản ánh lao động do Bộ tài chính ban hành và chứng từ do công ty tự thiết kế như:
- Hóa đơn GTGT; Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn bán hàng của người bán. - Giấy đề nghị mua hàng; Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kiểm kê quỹ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Hợp đồng thanh lý TSCĐ.
- Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho.
- Bảng chấm công; Giấy chứng nhận đau ốm, thai sản; Phiếu xác nhận mua hàng kiêm công nợ; Phiếu cắt hàng.
- Các chứng từ khác.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, kế toán tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán:
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ.
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trong năm tài chính chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau thời gian quy định theo từng loại.
• Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S đang áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp.
Để vận dụng có hiệu quả và linh động, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, Công ty đã thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.
Ví dụ: Tài khoản 1121, công ty có 2 tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng mà công ty đã đăng ký.
- TK 1121-01 “Tiền Việt Nam - MB - 1051100957008” - TK 1121-02 “Tiền Việt Nam - VCB - 0531002216698”
• Vận dụng hệ thống sổ kế toán
Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S căn cứ vào các công văn, quyết định mới nhất của Bộ Tài chính trên cơ sở tình hình thực tế tại công ty để vận dụng một
cách hợp lý hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Căn cứ vào chứng từ gốc đã đuợc kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống báo cáo tài chính.
Hiện tại, Công ty đang sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó nhu: hoạt động thu, chi tiền hay mua, bán hàng hóa,...
- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp để theo dõi riêng từng số hiệu tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S như sau:
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Đồng thời việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào Sổ chi tiết có liên quan.
- Cuối mỗi tháng, kế toán tính tổng sổ phát sinh nợ, phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), kế toán kết chuyển tất cả các tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó xác định lãi /lỗ của từng tháng.
- Cuối năm, kế toán tổng hợp lãi/lỗ của từng tháng để tính lãi/lỗ của năm. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập Báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
Quy trình vận dụng kế toán máy:
Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh cũng như công tác kế toán, Công ty TNHH Thương mại A & P.L.U.S đã áp dụng phần mềm kế toán KTVN. Phần mềm cho phép cập nhật số liệu ngay từ chương trình ban đầu, qua hệ thống xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết, số cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công 11(1',...
Phần mềm đã được doanh nghiệp kinh doanh phần mềm cài đặt và sửa đổi phù