7. Kết cấu luận văn
3.2. Giải pháp hoàn thiện Kế toán thu, chi tài chính tại Công đoàn Y tế
3.2.3. Hoàn thiện kế toánchi tài chính tại Công đoàn Y tếViệt Nam
* Giải pháp hoàn thiện kế toán chi tài chính công đoàn
- Có các giải pháp để công tác lập kế hoạch, xây dựng dự toán chi sát thực tế hơn. Trong thực tiễn các năm qua, công tác xây dựng dự toán chủ yếu tập trung vào dự toán thu, việc xây dựng dự toán chi chưa được chú ý đúng mức. Do đó, Tổng Liên đoàn cần có hướng dẫn, chỉ đạo cụ thể và kiên quyết hơn đối với các cấp công đoàn trong công tác xây dựng kế hoạch chi hàng năm. Việc xây dựng dự toán chi và phê duyệt dự toán chi cần chi tiết, cụ thể đến từng khoản mục chi. Trường hợp phát sinh chi vượt dự toán cần có thuyết minh, giải trình cụ thể lý do, nguyên nhân vượt dự toán trong báo cáo quyết
toán. Với các khoản chi lớn phát sinh ngoài dự toán, cần quy định phải báo cáo công đoàn cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện.
- Điều chỉnh tỷ trọng các khoản mục chi hợp lý hơn
+ Như đã phân tích trong phần tồn tại, hạn chế quản lý chi, tỷ trọng một số khoản mục chi chưa hợp lý. Để có thể thay đổi cho phù hợp hơn, Tổng Liên đoàn và lãnh đạo cơ quan công đoàn các cấp cần có quan điểm chỉ đạo, định hướng quan tâm hơn tới các nội dung mà tỷ trọng chi chưa phù hợp. Cụ thể là:
+ Đối với chi cấp công đoàn cơ sở, cần phải quan tâm hơn tới tiền lương, phụ cấp và các khoản đóng theo lương của cán bộ công đoàn chuyên trách và màng lưới cán bộ công đoàn từ cấp tổ công đoàn trở lên. Cần có những chính sách lương, phụ cấp, để từ có thu hút người làm cán bộ công đoàn, tăng cường trách nhiệm đối với cán bộ công đoàn. Đồng thời, công đoàn cũng cần quan tâm nhiều hơn nữa với hoàn cảnh của cán bộ đoàn viên. Quan tâm thăm hỏi, động viên với mức chi thỏa đáng hơn trong các trường hợp đoàn viên có hoàn cảnh khó khăn, ốm đau, việc hiếu, việc hỷ, tổ chức sinh nhật cho đoàn viên,... làm cho đoàn viên hiểu và gắn bó hơn với tổ chức công đoàn.
+ Đối với chi công đoàn cấp trên cơ sở, cần phải chú trọng hơn tới công tác đào tạo, đào tạo lại, tập huấn cho cán bộ công đoàn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ tốt hơn cho các hoạt động công đoàn, từ đó nâng cao vai trò, vị trí của tổ chức công đoàn, giúp cho hoạt động công đoàn nói chung và công tác quản lý tài chính công đoàn nói riêng ngày càng tốt hơn.
- Đổi mới kiểm soát chi tài chính công đoàn
Có nhiều giải pháp để đổi mới kiểm soát chi tài chính công đoàn, tuy nhiên nên tập trung vào các nội dung sau:
+ Phân cấp quản lý chi mạnh hơn cho các cấp công đoàn, từ công đoàn cơ sở, công đoàn cấp trên cơ sở, công đoàn cấp tỉnh, ngành trung ương. Phân cấp quản lý chi cần cụ thể về quyền, trách nhiệm của mỗi cấp, đồng thời với việc duy trì kỷ luật tài chính nghiêm, thường xuyên có kiểm tra kiểm soát.
+ Việc xây dựng quy chế chi tiêu của các cơ quan công đoàn, nhất là của công đoàn cơ sở hết sức quan trọng. Tổng Liên đoàn đã quy định Ban chấp hành công đoàn cơ sở, cơ quan công đoàn các cấp phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ.Tuy nhiên, hiện nay rất nhiều đơn vị còn lúng túng, chưa xây dựng và thực hiện quy chế chi tiêu. Do đặc thù cán bộ công đoàn chủ yếu hoạt động không chuyên trách, Tổng Liên đoàn và các công đoàn cấp trên cơ sở cần xây dựng mẫu khung quy chế chi tiêu nội bộ cho CĐCS và cấp trên cơ sở để các đơn vị có thể dựa vào đó xây dựng quy chế chi tiêu của mình cho phù hợp với khả năng nguồn tài chính và thực tiễn của đơn vị.
* Biện pháp hoàn thiện kế toán chi tài chính công đoàn
Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ là khâu quan trọng quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán. Để hoàn thiện kế toán chi tài chính công đoàn tại Công đoàn Y tế Việt Nam cần tập trung vào các giải pháp sau:
Thứ nhất, thủ tục ký duyệt chứng từ cần giảm thiểu tới mức tối đa nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Cụ thể như đối với chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán tiền công tác phí cho cán bộ cơ quan đã có quyết định cử đi công tác, giấy mời hoặc chương trình làm việc, công lệnh ký xác nhận và đóng dấu của đồng chí chánh văn phòng đồng thời đã thực hiện hình thức khoán phòng nghỉ theo quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan thì kế toán lập bảng kê thanh toán không cần giấy đề nghị thanh toán và chữ ký của trưởng ban có cán bộ đi công tác nữa. Như vậy tính hợp pháp của chứng từ vẫn được đảm bảo mà thời gian luân chuyển chứng từ được tăng tốc nhanh hơn.
Thứ hai, cần xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ chi sao cho khoa học, phù hợp với đặc thù của Công đoàn. Cần quy định cụ thể thời gian lập và nộp chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ chi. Các chứng từ chi đều có quy định kiểm soát rõ ràng, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, nội dung và hình thức.
Quy trình luân chuyển đối với một loại chứng từ điển hình cần hướng đẫn các ban, văn phòng trong cơ quan thực hiện thống nhất theo sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thanh toán chi
Nguồn: Tác giả đề xuất
Ban đầu khi phát hiện chứng từ có sai sót, không đúng nội dung, thủ tục và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho người lập chứng từ biết để hoàn thiện lại sau đó mới được sử dụng để ghi sổ kế toán.
Các nội dung khác tuỳ thuộc tính chất từng nghiệp vụ phát sinh và trên cơ sở phân công công việc của từng nhân viên kế toàn chịu trách nhiệm mà xây dựng cho phù hợp.
Thứ ba, các chứng từ kế toán cần được tin học hoá để có sự thống nhất về nội dung cũng như thông tin được cập nhật nhanh chóng trên phần mềm.
Lưu trữ chứng từ khoa học, cẩn thận, thuận tiện cho việc tra cứu thông tin khi cần.
Thứ tư, tài khoản hạch toán kế toán chi tài chính công đoàn kế toán Công đoàn Y tế Việt Nam cần chi tiết tài khoản chi phí hoạt động công đoàn (theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và theo chế độ kế toán công đoàn áp dụng từ tháng 1 năm 2022), tài khoản 6113.
Người thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Chủ tịch công đoàn Kế toán thanh toán, thủ quỹ Kế toán thanh toán Giấy đề nghị thanh toán + chứng từ kèm theo Tiếp nhận và xử lý hồ sơ thanh toán Kiểm tra, duyệt hồ sơ thanh toán Duyệt chi Chuyển khoản, chi tiền Đóng chứng từ, chuyển vào lưu trữ Bảo quản và lưu trữ chứng từ
- Đối với hoạt động thanh toán tiền lương cho cán bộ cơ quan thực hiện hạch toán như sau:
Tính lương phải trả cho CBCQ, kế toán ghi: Nợ TK 61134
Có TK 334
Chi tiền lương cho CBCQ kế toán ghi: Nợ TK 334
Có TK 112
- Đối với hoạt động thanh toán chi phí quản lý hành chính (chi thanh toán tiền điện, tiền nước, vật tư văn phòng phẩm, …) thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 61133
Có TK 1111/1121
Thứ năm, hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán chi tài chính công đoàn. Hiện nay, Công đoàn Y tế Việt Nam đang thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh kế toán chi trên phần mền Kế toán công đoàn. Chính vì vậy, hầu hết các sổ kế toán được kết xuất và in từ phần mềm kế toán với đầy đủ các chỉ tiêu và lập theo đúng mẫu biểu quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.