Theo thông tư 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chứng từ kế toán doanh nghiệp phải thực
hiện theo đúng quy định của luật kế toán, nghị định số 129/2014/NĐ- CP. Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp phải chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhưng cũng phải đáp ứng được yêu cầu của luật kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, có thể áp dụng theo hướng dẫn phụ lục số 03 thông tư này
Theo phụ lục số 03 thông tư 200/2014/TT- BTC các chứng từ nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03- VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05- VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu 06- VT)
- Bảng phân bổ NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 07- VT)
1.2.2.3. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế tóa hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu. Theo thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp quy định:
Doanh nghiệp được xây dựng biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm soát, dễ đối chiếu.
Nếu không tự xây dựng sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 thông tư này. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán nguyên vật liệu sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa (S11-DN) Thẻ kho (S12-DN)
Sổ chi tiết các tài khoản (S38-DN)
Được tự chữa số kế toán theo phương pháp phù hợp với Luật kế toán.
1.2.2.4. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo GS.TS Ngô Thế Chi (2013), có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
a, Phương pháp thẻ song song
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ liên quan. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
- Tại phòng kế toán: Kế toán mở “Sổ kế toán chi tiết”vật liệu ghi chép biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn, tình thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL.
Ghi hàng ngày
Chú thích Ghi cuối tháng (cuối quý)
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp các chỉ tiêu về số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu các yếu tố tiến hành vào cuối tháng.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại hàng tồn kho, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất.
b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều thì phương pháp thích hợp là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ liên quan. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
-Tại phòng kế toán: Kế toán mở “Sổ đối chiếu luân chuyển”nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập– xuất– tồn Phiếu nhập kho Sổ chi tiết NVL
Cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập – xuất NVL theo từng danh điểm và từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập NVL”, “Bảng kê xuất NVl”, và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển NVL”.
Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập – xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”. Đồng thời từ “Sổ luân chuyển NVL” liệu lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho nguyên vật liệu”để đối chiếu
với số trong “Sổ kế toán tổng hợp NVL”.
Chú thích: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng (cuối quý)
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí
Chứng từ xuất Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luận chuyển
Sổ cái
riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày, thường ít áp dụng trong thực tế.
c. Phương pháp sổ số dư
- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn. Ngoài ra cuối tháng, thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho và sổ số dư.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đên 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”). Căn cứ vào đó, kế toán lập “Bảng lũy kế nhập xuất tồn” (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ, tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư”do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật tư trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lúy kế nhập xuất tồn”. Từ “Bảng lúy kế nhập xuất tồn”, kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho”để đối chiếu với “Sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu”.
Sơ đồ1.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Chú thích: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng (quý) Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Sổ cái
Ưu điểm: Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, cho phép kiểm ta thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khan trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư, việc nhập xuất vaakt liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày, đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán, hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ của cán bộ quản lý và kế toán không thấp, thủ kho có trách nhiệm cao. Có như vậy mới đảm bảo tránh được sự sai sót nhầm lẫn.
1.2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.2.3.1. Kế toán tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thường xuyên
a. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm NVL trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu.
Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số liệu có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư. Vì vậy giá trị nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ, căn cứ số lượng kiểm kê thực tế nguyên vật liệu, so sánh, đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và có giải pháp kịp thời
Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Việc tính giá trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ được căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho và đơn giá tính theo phương pháp lựa chọn
b.Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 152: Nguyên liệu vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm và số hiện có NVL theo giá thực tế.
Kết cấu tài khoản 152:
Bên nợ: SDĐK: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ
- Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối kỳ (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK
Bên có: - Trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ - Trị giá NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (đối với DN áp dụng phương pháp KKĐK)
SDCK: trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ.
c. Sổ kế toán sử dụng
Tùy từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn mẫu hệ thống sổ kế toán sử dụng tại doanh nghiệp là khác nhau. Tại công ty sử dụng hình thức nhật ký chung, bao gồm :
- Sổ cái TK
- Sổ Nhật ký chung,
- Sổ nhật ký chuyên dùng,…
d. Phương pháp hạch toán
Trường hợp DN kế toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá trực tiếp của NVL bao gồm cả thuế GTGT.
Nợ TK 152 (tổng giá thanh toán vật liệu mua vào) Có TK liên quan (111, 112, 331,…)
Trường hợp DN kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tiếp của NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT.
Trình tự hạch toán:
TK 111,112,141,331
Nhập kho do mua ngoài TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 3332,3333 Thuế TTĐ, nhập khẩu phải nộp TK 151 Nhập kho hàng đang đi đường tháng trước TK 411 Nhận cấp phát, nhận phát vốn góp liên doanh TK 711 Nhận do được biếu tặng TK 154 Nhập kho NVL tự chế
hoặc gia công hoàn thành TK 222
Nhận lại góp vốn liên doanh TK 3381,632
Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 154 Nhập lại kho NVL do không dùng hết TK152 TK621 Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất TK 641,642,627 Xuất dùng cho quản lý, bán hàng, phục vụ sản xuất TK 241 Xuất dùng cho xây dựng cơ bản sửa chữa lớn TSCĐ TK 111,112,331 Chiết khấu
thương mại giảm giá hàng mua, hàng trả lại
TK 133
Thuế GTGT
TK 154 Xuất thuê gia
công chế biến
TK 632 Xuất bán
TK 222 Xuất góp vốn liên doanh
TK 711 Đánh giá tăng TK 811 Đánh giá giảm TK 1381,632 Phát hiện thiếu
khi kiểm kê
TK 412 Chênh lệch giảm
do đánh giá lại
1.2.3.2. Kế toán tình hình nhập- xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ định kỳ
a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ
Là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho trên tài khoản NVL. Các tài khoản này chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL hiện có lúc đầu kỳ và cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê.
Trị giá ngyên vật liệu tăng trong kỳ được hạch toán vào tài khoản mua hàng căn cứ vào chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho,… Trị giá NVL xuất kho không căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL và trị giá NVL xuất kho được tính theo công thức:
Trị giá NVL xuất kho= Trị giá NVL tồn đầu kỳ+ Tổng trị giá trong kỳ- Trị giá NVL tồn đầu kỳ
b. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 611- mua hàng: tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá NVL công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.
Kết cấu tài khoản 611
Nợ TK 611- mua hàng Có
- Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại,…
- Trị giá thực tế vật tư xuất dùng trong kỳ. Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá vật tư, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá - Trị giá thực tế vật liệu, hàng hóa tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
c. Phương pháp hạch toán
Trình tự hạch toán:
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK
TK 151, 152
Kết chuyển giá trị NVL tồn kho và
đang đi đường đầu kỳ TK 111,112,331 Giá trị NVL mua vào trong kỳ TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ
TK 111,112,331
CKTM, giảm giá hàng bán và
giá trị hàng mua trả lại
TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 621,627,641,642 Xuất NVL cho sản xuất, phục vụ quản lý,bán hàng
1.2.4. Kiểm kê nguyên vật liệu
Kiêm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: Kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường.
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đo, đong, đếm thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (mẫu số 05 – VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi:
+ Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân thì ghi vào bên có của TK 338 (3381)
+ Nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân thì ghi vào bên nợ của TK 138