* Trường hợp mua NVL từ nước ngoài
Ví dụ 5: Ngày 06/01 công ty tiến hành nhập kho 100.360 kh Bông của công
ty Louis Dreyfus Company Suisse SA với đơn giá 43.702.480 đồng/kg. Công ty đã hoàn tất thủ tục thanh toán cho người bán và làm thủ tục nhập kho NVL.
* Tại kho: Căn cứ vào Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ( phục lục 3A), Landing
report ( phụ lục 3B), thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho (phụ lục 3C). Sau
khi điền số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (phục lục 3C) và căn cứ vào
sổ theo dõi bông xuất dùng cho sản xuất, thủ kho vào thẻ kho (Giao diện 2.13). Ghi chú: Phiếu nhập kho do thủ kho lập khi tiến hành nhập kho NVL. Ở phiếu nhập kho này, thủ kho chỉ theo dõi số lượng, không theo dõi đơn giá và thành tiền.
* Tại phòng kế toán: Khi phiếu nhập kho được gửi lên, kế toán kiểm tra và
nhập liệu vào phần mềm theo các bước:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán mua hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “phiếu nhập mua hàng” (Giao diện 2.17).
Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Giao diện 2.17: Phiếu nhập mua hàng
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: NK015. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Công ty Louis Dreyfus Company Suisse SA
- Người giao: Louis Dreyfus Company
- Diễn giải: Nhập kho bông mua của công ty Louis Dreyfus Company Suisse SA
- Mã kho: 1522
- Ngày hoạch toán: 06/01/2019 - Ngày lập hóa đơn: 06/01/2019 - Mã nx (TK có): 331
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2NLC. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng:Bông nguyên liệu chính – X2; Tên hàng in trên hóa đơn: Bông; Đvt: kg
- Số lượng: 100.360 - Giá mua: 43.702.480
Giao diện 2.18: Sổ nhật ký mua hàng
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem phiếu nhập mua hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In chứng từ” trên thanh công cụ để xem và in phiếu nhập mua hàng.
Các chi phí liên quan đến nhập kho Bông của công ty Louis Dreyfus Company Suisse SA:
+ Phí mở LC: 7.315.792 + Phí sửa LC: 431.827
+ Phí thanh toán LC: 9.376.042
+ Cước vận chuyển phí hàng tàu: 53.029.294
Cộng chi phí = 7.315.792 + 431.827 + 9.376.042 + 53.029.294 = 70.152.955 Kế toán NVL tiến hành nhập phí mở và thanh toán LC vào phần mề như sau: Kế toán vào phân hệ “ Mua hàng” → “ Cập nhật số liệu” → “Phiếu nhập chi phí mua hàng” ( Giao diện 2.19)
Phiếu nhập chi phí mua hàng bao gồm các chi phí: + Phí mở L/C: 7.315.792 đồng
+ Phí sửa L/C: 431.827 đồng
+ Phí thanh toán L/C: 9.376.042 đồng
+ Cước vận chuyển, phí hàng tàu: 53.029.294 đồng
Tổng chi phí = 7.315.792 + 431.827 + 9.376.042 + 53.029.294 = 70.152.955 đồng
Sau khi nhập liệu xong, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung (giao diện
2.8), sổ chi tiết TK 1522 (Giao diện 2.15) , sổ cái TK152 (Giao diện 2.10), sổ
tổng hợp nhập kho (Giao diện 2.12).
* Kế toán xuất kho NVL
* Trường hợp xuất phục vụ sản xuất kinh doanh
Ví dụ 6: Ngày 02/01/2019 xuất 12.480,7 kg xơ, để phục vụ sản xuất trực tiếp
sản phẩm tại phân xưởng 01.
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền do phầm mềm tự tính. Do đó, cuối tháng mới tính được giá xuất kho khi đã có hàng nhập xuất.
* Tại kho: thủ kkho lập Phiếu xuất kho (phụ lục 4A). Sau khi điền số lượng
thực nhập vào phiếu xuất kho và căn cứ vào sổ theo dõi thủ kho vào thẻ kho (Giao
diện 2.20).
Giao diện 2.20: Thẻ kho xơ
* Tại phòng kế toán: Khi các chứng từ nhập xuất dưới kho gửi lên, kế toán
kiểm tra và nhập liệu vào phần mềm theo các bước:
Trên màn hình giao diện ban đầu của phần mềm kế toán Visoft accounting pro → chọn “ tồn kho”→ chọn “ phiếu xuất kho”→phần mềm hiện danh sách phiếu
xuất kho đã nhập ( giao diện 2.21)→ di vệt sáng đến phiếu xuất kho cần xem→ nhấn “Esc” để chọn xem phiếu và quay ra → chọn “ mới” để cập nhập chứng từ.
Cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho:
+ Loại phiếu xuất: Có thể nhập trực tiếp là 2 ( Xuất nội bộ), hoặc ấn “ Enter” hiện lên danh mục giao dịch, di vệt sáng tới danh mục cần chọn rồi nhấn “ Éc” để quay ra, phầm mềm sẽ tự động điền danh mục đã chọn.
+ Mã khách: CPSXX1
+ Diễn giải: Xuất xơ vào sản xuất sợi PE + Số px: XO1.1 ( phầm mềm tự cập nhật) + Mã kho: 1521
+ Mã hàng: X1NLC + Số lượng: 12.480,7
Sau đó nhấn “ Lưu” ta lưu được giao diện sau khi nhập liệu phiếu xuất kho
(giao diện 2.21)
Giao diện 2.21: Phiếu xuất kho
Sau khi nhập liệu xong, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung ( giao diện
Giao diện 2.22: Sổ chi tiết của xơ
Ví dụ 7: Ngày 02/01/2019 xuất 25.134.220 kg bông, để phục vụ sản xuất trực
tiếp sản phẩm tại phân xưởng 01.
* Tại kho: Thủ kho lập Phiếu xuất kho ( phụ lục 5A). Sau khi điền số lượng
thực nhập vào phiếu xuất kho và căn cứ vào sổ theo dõi thủ kho vào thẻ kho (Giao
diện 2.13)
* Tại phòng kế toán: Khi các chứng từ nhập xuất dưới kho gửi lên, kế toán
kiểm tra và nhập liệu vào phần mềm theo các bước:
Trên màn hình giao diện ban đầu của phần mềm kế toán Visoft accounting pro → chọn “ tồn kho”→ chọn “ phiếu xuất kho”→phần mềm hiện danh sách phiếu xuất kho đã nhập ( giao diện 2.23)→ di vệt sáng đến phiếu xuất kho cần xem→ nhấn “Esc” để chọn xem phiếu và quay ra → chọn “ mới” để cập nhập chứng từ.
Cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho:
+ Loại phiếu xuất: Có thể nhập trực tiếp là 2 ( Xuất nội bộ), hoặc ấn “ Enter” hiện lên danh mục giao dịch, di vệt sáng tới danh mục cần chọn rồi nhấn “ Éc” để quay ra, phầm mềm sẽ tự động điền danh mục đã chọn.
+ Diễn giải: Xuất xơ vào sản xuất sợi PE + Số px: XO1.1 ( phầm mềm tự cập nhật) + Mã kho: 1522
+ Mã hàng: X2NLC + Số lượng: 25.134.220
Sau đó nhấn “ Lưu” ta lưu được giao diện sau khi nhập liệu phiếu xuất kho
(giao diện 2.23)
Giao diện 2.23: Phiếu xuất kho của bông
Sau khi nhập liệu xong, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung ( giao diện
2.8), sổ chi tiết TK 152 (Giao diện 2.15), sổ cái TK152 (giao diện 2.10). Quy trình tính giá trên phần mềm:
Trên màn hình giao diện ban đầu của phần mềm kế toán Visoft accounting pro → chọn “tồn kho”→ chọn “cập nhật số liệu”→ chọn “tính giá trung bình”→ nhấn “Enter”và nhập các thông số.
Giao diện 2.24: Tính giá xuất kho
2.2.4. Kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ tiến hành kiểm kê kho vật liệu xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của công ty. Nếu vật liệu còn tốt hơn thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu
Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy công ty cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê chọn một số NVL ở các kho vào cuối mỗi năm, ban kiểm kê bao gồm:
1 phòng kế hoạch kinh doanh 1 điều hành kỹ thuật
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân đo đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào”biên bản kiểm kê”. khi biên bản kiểm kê được gửi lê phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa thiếu= số liệu tồn kho kiểm kê- số liệu tồn kho sổ sách Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo.
Ví dụ 10: Theo quyết định thông báo về việc kiểm kê phân xưởng II của giám
đốc. Ngày 31/12/2019 các cán bộ và nhân viên thuộc ban kiểm kê đã tiến hành kiểm kê:
2.2.5. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ không trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ Thọ
Qua thời gian tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, em nhận thấy công tác kế toán NVL ở công ty có những ưu điểm và những tồn tại sau:
2.3.1. Kết quả đạt được
a. Về bộ máy quán lý
Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, thống nhất, bên dưới ban lãnh đạo được xây dựng hợp lý, trực tiếp phụ trách các vấn đề thuộc chuyên môn nghiệp vụ của mình, đồng thời các phân xưởng bố trí thực hiện nhiệm vụ sản xuất từ công ty đưa xuống đảm bảo số lượng được giao.
b. Về bộ máy kế toán
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ hiện có bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với mô hình quản lý của công ty. Trong phòng tài chính kế toán, các nhân viên có trình độ tay nghề phù hợp, nhiệt tình trong công tác cũng như nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Kế toán viên được phân công nhiệm vụ phần hành kế toán một cách hợp lý. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần hành mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đến đối tượng sử dụng. Ngoài ra, các nhân viên kế toán không ngừng trau dồi trình độ nghiệp vụ của mình, tiếp thu kịp thời, có tinh thần đoàn kết, tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc. Điều này giúp cho công tác quản lý của công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng củng cố và lớn mạnh.
c.Về công tác kế toán nói chung
Hệ thống chứng từ tại công ty sử dụng về cơ bản đúng biểu mẫu chế độ kế toán. Chứng từ đã phản ánh đúng nội dung, bản chất của nghiêp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ đã áp dụng theo đúng quy định: kiểm tra chứng từ, chuyển giao và sử dụng chứng từ vào sổ sách kế toán, bảo quản lưu trữ chứng từ.
Kế toán đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ tài chính, các mẫu sổ kế toán được lập đúng theo quy định.
Sử dụng phần mề kế toán máy Visoft accounting Pro hạch toán, giúp giảm nhẹ áp lực công việc cho kế toán và giảm bớt được những sai sót trong hạch toán, tính toán.
d. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Phương pháp kế toán chi tiết công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện tiện lợi với đặc điểm nguyên vật liệu và trình độ kế toán công ty.
Công ty tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cuối kỳ giúp cho công tác quản lý kho và kế toán NVL thường xuyên liên tục trên TK 152,155....
Sử dụng phần mềm kế toán Visoft accounting pro để hạch toán vừa chính xác vừa theo dõi chi tiết từng nhóm hàng mà không tốn nhiều thời gian.
Số liệu kế toán chi tiết khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Kế toán phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu đảm bảo cho cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
e. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Khâu thu mua: Công ty giao nhiệm vụ cho một nhân viên cụ thể đảm nhiệm công việc thu mua nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất. Khi NVL về nhập kho có đầy đủ chứng từ hợp lệ đảm bảo nhập kho theo đúng số lượng và giá trị.
Khâu sản xuất: NVL mua về đều được sử dụng đúng mục đích, phục vụ
cho sản xuất. Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được sự đồng ý của ban giám đốc, bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất. Kế toán thực hiện đúng trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập – xuất phát sinh đảm bảo xuất kho theo đúng nguyên tắc và yêu cầu sản xuất.
Khâu dự trữ và bảo quản: Kế toán phản ánh đúng tình hình nhập xuất tồn
NVL cung cấp cho bộ phận kế hoạch sản xuất để xây dựng mức dự trữ thích hợp đảm bảo đủ NVL trong kho phục vụ sản xuất nhưng không dự trữ vượt mức vừa gây ứ đọng vốn vừa tốn kém chi phí bảo quản.
Khâu hạch toán NVL: công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên,
do việc nhập xuât tồn được theo dõi thường xuyên trên sổ kế toán. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển NVL, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
2.3.2. Tồn tại
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục:
a. Về tổ chức kế toán tại công ty
Thứ nhất: Về tổ chức nhân sự tại phòng kế toán
Mặc dù đội ngũ nhân viên kế toán của công ty đều là các nhân viên kế toán viên có chuyên môn cao, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc, nhưng khối lượng công việc cần giải quyết của mỗi kế toán là quá lớn, mỗi kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành cùng lúc gây ra áp lực, dễ dẫn đến sai sót trong công việc.
Mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần hành khác nhau, nên họ chỉ nắm rõ được công việc của mình. Khi một trong số các nhân viên này đi vắng thì phần hành, công việc của nhân viên đó, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ không xử lý kịp thời, có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán.
Quá trình làm việc còn bị áp lực về trách nhiệm, có khoảng cách giữa lãnh đạo và người lao động. Làm việc theo mô típ chưa phát huy được khả năng sáng
tạo trong công việc, chưa có mối liên kết để trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.
Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm, kế toán kiêm nghiệm luôn thủ quỹ.
Thứ hai: Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại công ty sử dụng về cơ bản đúng biểu mẫu kế toán theo Thông tư 200/2014/TT- BTC. Tuy nhiên, một số chứng từ còn chưa khai báo đầy đủ thông tin (Biên bản kiểm kê không có số, nhà cung cấp chưa khai báo đầy đủ thông tin, mã số thuế,...), phiếu nhập kho không ghi đơn giá,sử dụng chưa đúng mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT – BTC mà thay vào đó là sự dụng mẫu phiếu nhập kho theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC chế độ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp, phiếu xuất kho không đủ chữ ký, sổ chi tiết in ra không chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu,...
Thứ ba: Về việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu