2.2.2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
Việc xuất kho NVL chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp cho chi phí sản xuất chung và xuất bán.
* Trường hợp xuất phục vụ sản xuất kinh doanh
Ở công ty, do nhu cầu sử dụng NVL là thường xuyên và liên tục, vào đầu mỗi buổi làm việc, các cán bộ kỹ thuật phụ trách máy bông sẽ đi kiểm tra từng truyền sản xuất sợi và kiểm tra máy bông để xem xét số lượng bông ở mỗi máy còn tồn lại ở buổi làm trước. Sau đó, các cán bộ kỹ thuật sẽ tính toán số lượng bông và xơ cần thiết cho buổi làm việc. Sao cho tỷ lê pha trộn giữa các bông và xơ là phù hợp để sản xuất được loại sợi có màu sắc đồng đều, không bị loang và phù hợp với nhau.
Sau đó, các cán bộ kỹ thuật sẽ tổng hợp lại số bông cần dùng và báo cho tổ công nhân lái xe nâng. Tổ công nhân lái xe nâng sẽ lái xe đến kho, căn cứ vào số lượng bông do cán bộ kỹ thuật xác định theo kilogam và kiện, thủ kho sẽ giao bông cho công nhân trở về xưởng theo đúng chủng loại, quy cách, khối lượng. Công nhân lái xe nâng sẽ ký vào sổ của thủ kho.
Ở kho, thủ kho sẽ ghi số liệu bông xuất kho vào sổ ghi chép số lượng bông xuất kho cho sản xuất. Sau khi công nhân trở bông đến xưởng, cán bộ kỹ thuật xác định số bông thực nhận và ghi chép vào sổ theo dõi số bông đã nhận. Định kỳ 3 – 5 ngày, cán bộ kỹ thuật và thủ kho sẽ đối chiếu và khớp 2 sổ này với nhau để đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.
Tất cả sự hoạt động này đều nằm dưới sự chỉ đạo và giám sát của giám đốc phân xưởng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng đã được lập và ban giam đốc phê duyệt, thủ kho và cán bộ kỹ thuật đều tính toán số lượng bông phục vụ sản xuất và quản lý số lượng xuất kho chặt chẽ. Nếu số lượng xuất kho không hợp lý, vượt kế hoạch sản xuất đã lập thì sẽ bị chất vấn điều tra và làm rõ nguyên nhân. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào sổ ghi chép NVL đã xuất dùng để ghi thẻ kho. Các cán bộ kỹ thuật ở công ty sẽ lập giấy đề nghị lĩnh vật tư (có chữ ký của giám đốc) và thủ kho sẽ căn cứ vào để lập phiếu xuất kho.
Sau đó phiếu xuất kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đây để nhập liệu vào phần mềm. Sau khi đã cập nhật đủ số lượng NVL nhập kho và xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành tính giá vật tư xuất kho trên phần mềm.
Thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình tồn kho lên phòng kế hoạch kinh doanh. Nếu trong kho không có vật tư phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch thu mua NVL.
2.2.3. Kế toán nguyên vật liệu
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính xưởng 1 TK 1522: Nguyên vật liệu chính xưởng 2
TK 1523: Phế liệu thu hồi TK 1524: Vật tư (xưởng 1) TK 1525: Vật tư (xưởng 2)
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111,112,133,331,…
2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế
- Đề nghị xuất/ nhập vật tư - Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu, GBN,…
2.2.3.3. Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản 152,621, 627,… - Sổ chi tiết các tài khoản 152, 621,627,… - Thẻ kế toán chi tiết mã NVL
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
Kế toán nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại nguyên vật liệu về cả số lượng chủng loại, chất lượng và giá trị một cách chặt chẽ.
Hiện nay, công ty TNHH Dệt Phú Thọ, công ty TNHH đang hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song và hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong quá trình ghi chép, hạch toán, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp giám sát chặt chẽ tình hình – xuất – tồn nguyên vật liệu.
Tại kho: Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hành ghi
vào sổ theo dõi tại kho. Sổ theo dõi được mở cho từng mã nguyên vật liệu, sổ theo dõi mở một lần và dùng cả năm để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Thủ kho cần nắm bắt được lượng nhập xuất tồn kho trên mỗi thẻ nhằm phục vụ công tác quản lý và phục vụ cho việc lập kế hoạch thu mua được chính xác và hiệu quả. Đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho kế toán nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và các
chứng từ đi kèm (Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm,…) Kế toán NVL nhập liệu vào máy. Với các chứng từ gốc chỉ cần nhập một lần, phần mềm sẽ tự động xử lý trên tất cả các bảng, sổ tổng hợp, chi tiết, số liệu được phần mềm tự động chuyển lên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo trình tự thời gian. Từ các sổ chi tiết, số liệu sẽ được tập hợp vào sổ cái và số tổng hợp nhập xuất tồn.
Cuối quý, kế toán cùng thủ kho sẽ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết về số lượng nhập xuất tồn. Nếu trường hợp không trùng khớp hai bên phải cùng nhau kiểm tra và tìm ra sai sót. Sau khi đã khớp đúng kế toán tiến hành in toàn bộ sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và có đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc.
a, Kế toán nhập nguyên vật liệu
* Trường hợp mua NVL trong nước về nhập kho
Ví dụ 3: Ngày 03/01/2019: Công ty nhập kho 31.425 cái ống côn giấy của Công
ty TNHH Hai Pha Việt Nam theo số hóa đơn 0001618 với đơn giá 860.000 đồng/cái, thuế suất thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
* Tại kho: Căn cứ vào Đơn đặt hàng (phụ lục 1A), Hóa đơn GTGT (phụ lục 01B) thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho . Sau khi điền số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (phục lục 1C) và căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho.