2.2.1.4. Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
* Công tác thu mua nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Có thể thu mua ở thị trường nội địa hoặc một số nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài. Việc mua bán NVL trên thị trường hiện nay diễn ra rất thuận tiện và nhanh chóng trên cơ sở thuận mua vừa bán. Nguồn nguyên liệu của công ty được cung cấp bởi các công ty trong nước như: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú, Công ty dệt may Minh Đức, công ty TNHH MTV Pangrim neotex… Một số loại NVL được nhập khẩu từ các nước như Ấn Độ, Hàn Quốc, Thái Lan.
Giao diện 2.5: Danh mục nhà cung cấp
Đối với vật tư mua ở thị trường nội địa công ty có thể trả tiền trước khi nhận hàng, trả tiền ngay hoặc trả chậm cho nhà cung cấp dựa vào hóa đơn đỏ do đơn vị bán gửi đến cùng với hàng để nhập kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, nếu khối lượng NVL ít thì công ty tự trở hàng về kho, đôi khi lượng NVL nhập khẩu từ nước ngoài về quá lớn thì công ty phải thuê container để trở NVL về kho. Công tác nhập khẩu NVL có những yêu cầu cao về giấy tờ và thủ tục nhập khẩu. Nhưng với kinh nghiệm quản lý và năng lực chuyên môn cán bộ công ty luôn đảm bảo cao nhất các yêu cầu của hải quan giúp cho công việc thông quan hàng hóa trôi trẩy.
*Công tác dự trữ và bảo quản NVL
Công ty có 2 kho lớn dự trữ nguyên vật liệu được xây dựng kiên cố và sắp xếp hợp lý gần nơi sản xuất do đó rất thuận lợi cho việc chuyên trở từ kho đến nơi sản xuất
Kho 1: Kho bông: Nguyên vật liệu chính Kho 2: Kho nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…
Tại các kho, vật liệu được sắp xếp theo từng ngăn khác nhau cách biệt. Từng ngăn này sẽ chứa nhóm vật liệu tương ứng.
Ở kho 1 bao gồm:
- Ngăn 1: Bông mỹ, bông cotton,..
- Ngăn 2: Sợi ne 20/1 pc, 83/17, sợi pcd 20/1… - Ngăn 3: Xơ ponliester, xơ lyocell…
Kho 2 chứa các nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu bao gồm: - Ngăn 1: Hóa chất, thuốc nhuộm, tẩy trắng…
- Ngăn 2: Chứa vật liệu xây dựng cơ bản, phụ tùng… - Ngăn 3: Chứa nhiên liệu: xăng dầu, than, củi…
- Ngăn 4: Chứa các dụng cụ bảo hộ lao động, bao bì đóng gói - Ngăn 5: Chứa phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất.
Mặc dù chỉ có 2 kho, nhưng công ty mở tài khoản mã kho chi tiết bao gồm mã kho 1521, 1522, 1523, 1524,… là để thuận tiện cho việc theo hạch toán, theo dõi số lượng cho các nguyên vật liệu riêng biệt.
*Công tác sử dụng NVL tại công ty
Tất cả các NVL xuất dùng đều nằm trong kế hoạch sản xuất và có giấy tờ minh chứng. Việc xuất kho đảm bảo đúng yêu cầu về quy trình và thủ tục thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng nhập – xuất – tồn hàng ngày và báo cáo cho nhà quản lý biết tình hình cụ thể của từng danh điểm NVL và theo từng kho. NVL trong công ty được sử dụng một cách tiết kiệm và hợp lý.
2.2.2. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
2.2.2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: khi hàng về người giao hàng sẽ đề nghị nhập hàng qua lời nói, sau đó bộ phận kho cùng với phòng tài chính kế toán sẽ tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, mẫu mã chủng loại nếu đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn sẽ tiến hành lập biên bản kiêm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư kế toán lập phiếu nhập kho rồi chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó nguyên vật liệu được nhập kho và căn cứ vào các chứng từ liên quan thủ kho sẽ
ghi thẻ kho và kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính sau đó bảo quản lưu trữ chứng từ.
Trường hợp vật liệu không đúng quy cách phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phòng kế hoạch kinh doanh phải làm thủ tục khiếu nại gửi đến cho đơn vị bán hàng.
Việc mua nguyên vật liệu nhập kho của công ty đều do cán bộ cung ứng vật tư – phòng kế hoạch kinh doanh đi mua dựa trên kế hoạch sản xuất của công ty với lượng mua thường sử dụng hết trong một tháng. NVL trước khi nhập kho phải qua khâu kiểm nghiệm chất lượng do phòng điều hành kỹ thuật và kỹ thuật viên của nhà máy tham gia, sau đó mới lập phiếu nhập kho. Đối với NVL mua về không đúng chủng loại, chất lượng thì ghi rõ trong biên bản kiểm nghiệm, số vật tư không đúng chủng loại chất lượng sẽ không được nhập kho mà phải chờ ý kiến giải quyết lãnh đạo của công ty.
Thủ tục mua và nhập kho đối với tất cả các loại nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành như sau:
* Trường hợp mua NVL trong nước về nhập kho
Khi vật tư được đưa về công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, chủng loại vật tư mua về và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu vật tư đảm bảo yêu cầu thì đồng ý cho nhập kho, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Sau đó, phòng kế hoạch kinh doanh và thủ kho chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho lên phòng kế toán.
Phiếu nhập kho được đưa cho thủ kho giữ để vào thẻ kho rồi nộp cho kế toán để kế toán căn cứ ghi sổ kế toán.
Cuối tháng, kế toán tiến hàng in phiếu nhập mua hàng từ phần mềm và lưu vào tập chứng từ gốc.
Vật liệu nhập kho được sắp xếp phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng.
* Trường hợp mua NVL từ nước ngoài
Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng Tiếng Anh - Hợp đồng Tiếng Việt
- Chứng từ xuất xứ (certificate of origigan) - Chứng từ chất lượng- số lượng
- Hóa đơn ( Commercial Invoice) - Vận đơn ( Bill of Lading)
- Phiếu đóng gói ( Packing list)
- Bảo hiểm hàng hóa ( Insurance policy) - Tờ khai hải quan điện tử.
+ Thủ tục nhập kho:
Khi nhập khẩu hàng hóa, công ty áp dụng Phương thức: Nhập khẩu trực tiếp theo giá CIF (người bán chịu trách nhiệm giao hàng theo lan can tàu tại cảng gửi hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thuê tàu, vận chuyển hàng hóa dỡ hàng). Trước tiên công ty ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với nước sản xuất trong hợp đồng này có các điều khoản: loại nguyên vật liệu và giá cả, phương thức thanh toán, các điều khoản khác…
Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng ( L/C). Theo phương thức này sau khi đã khí hợp đồng ngoại thương công ty yêu cầu ngân hàng, mở L/C với một số tiền ký quỹ nhất định để nhập khẩu NVL. Theo thông báo chứng từ đến của ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Phú Thọ, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ nhận thông báo sau đó đến ngân hàng để nhận bộ chứng từ và cử cán bộ ra cảng để làm thủ tục hải quan.
Quy trình thủ tục hải quan bao gồm 5 bước:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đăng ký tờ khai, quy định mức độ kiểm tra. - Kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá
- Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “ đã làm thủ tục hải quan ” và tra tờ khai cho người khai hải quan
- Phúc tập hồ sơ
Kết thúc quy trình NVL được thông quan. Sau đó công ty tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu về kho. Khi NVL về đến kho của công ty thì trình tự tiến hành nhập kho tương tự như hàng nội nhập. Tờ khai hải quan và bộ chứng từ nhập khẩu sẽ được chuyển đến phòng kế toán để vào sổ và thanh toán với ngân hàng.
* Trường hợp xuất dùng không hết nhập lại kho
Cuối tháng nguyên vật liệu tại các bộ phận sử dụng không hết nhưng vẫn còn sử dụng cho tháng sau thì không phải nhập lại kho nhưng bộ phận sử dụng bảng kê chi tiết NVL còn thừa cuối tháng và báo cáo về phòng kế hoạch kinh doanh của công ty.
Cuối năm các bộ phận tổ chức kiểm kê và báo cáo số lượng tồn ở bộ phận đó về phòng kế hoạch kinh doanh và làm thủ tục nhập kho.
Đối với nguyên vật liệu thừa vào ngày cuối tháng nhưng không có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập lại kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định.
* Nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất
Để xác định một cách đúng đắn các loại chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, mỗi quý, công ty đã tính toán và xác định giá trị phế liệu thu hồi được theo giá ước tính (giá có thể sử dụng lại của phế liệu). Theo quy định của công ty, giá trị phế liệu thu hồi căn cứ vào giá phế liệu bán được trong quý, nếu trong quý không bán phê liệu thì lấy giá bán phế liệu của quý trước đó.
Thủ kho có trách nhiệm xác định số lượng phế liệu thu hồi bằng biện pháp chính xác (cân, đo,…). Sau đó, tiến hành nhập kho phế liệu.
Quy trình nhập liệu vào phần mềm:
Vào phân hệ “ Tồn kho” → “ Cập nhật số liệu” → “ Phiếu nhập kho” (giao
Giao diện 2.6: Phiếu nhập kho
2.2.2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
Việc xuất kho NVL chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp cho chi phí sản xuất chung và xuất bán.
* Trường hợp xuất phục vụ sản xuất kinh doanh
Ở công ty, do nhu cầu sử dụng NVL là thường xuyên và liên tục, vào đầu mỗi buổi làm việc, các cán bộ kỹ thuật phụ trách máy bông sẽ đi kiểm tra từng truyền sản xuất sợi và kiểm tra máy bông để xem xét số lượng bông ở mỗi máy còn tồn lại ở buổi làm trước. Sau đó, các cán bộ kỹ thuật sẽ tính toán số lượng bông và xơ cần thiết cho buổi làm việc. Sao cho tỷ lê pha trộn giữa các bông và xơ là phù hợp để sản xuất được loại sợi có màu sắc đồng đều, không bị loang và phù hợp với nhau.
Sau đó, các cán bộ kỹ thuật sẽ tổng hợp lại số bông cần dùng và báo cho tổ công nhân lái xe nâng. Tổ công nhân lái xe nâng sẽ lái xe đến kho, căn cứ vào số lượng bông do cán bộ kỹ thuật xác định theo kilogam và kiện, thủ kho sẽ giao bông cho công nhân trở về xưởng theo đúng chủng loại, quy cách, khối lượng. Công nhân lái xe nâng sẽ ký vào sổ của thủ kho.
Ở kho, thủ kho sẽ ghi số liệu bông xuất kho vào sổ ghi chép số lượng bông xuất kho cho sản xuất. Sau khi công nhân trở bông đến xưởng, cán bộ kỹ thuật xác định số bông thực nhận và ghi chép vào sổ theo dõi số bông đã nhận. Định kỳ 3 – 5 ngày, cán bộ kỹ thuật và thủ kho sẽ đối chiếu và khớp 2 sổ này với nhau để đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.
Tất cả sự hoạt động này đều nằm dưới sự chỉ đạo và giám sát của giám đốc phân xưởng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng đã được lập và ban giam đốc phê duyệt, thủ kho và cán bộ kỹ thuật đều tính toán số lượng bông phục vụ sản xuất và quản lý số lượng xuất kho chặt chẽ. Nếu số lượng xuất kho không hợp lý, vượt kế hoạch sản xuất đã lập thì sẽ bị chất vấn điều tra và làm rõ nguyên nhân. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào sổ ghi chép NVL đã xuất dùng để ghi thẻ kho. Các cán bộ kỹ thuật ở công ty sẽ lập giấy đề nghị lĩnh vật tư (có chữ ký của giám đốc) và thủ kho sẽ căn cứ vào để lập phiếu xuất kho.
Sau đó phiếu xuất kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đây để nhập liệu vào phần mềm. Sau khi đã cập nhật đủ số lượng NVL nhập kho và xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành tính giá vật tư xuất kho trên phần mềm.
Thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình tồn kho lên phòng kế hoạch kinh doanh. Nếu trong kho không có vật tư phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch thu mua NVL.
2.2.3. Kế toán nguyên vật liệu
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính xưởng 1 TK 1522: Nguyên vật liệu chính xưởng 2
TK 1523: Phế liệu thu hồi TK 1524: Vật tư (xưởng 1) TK 1525: Vật tư (xưởng 2)
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111,112,133,331,…
2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế
- Đề nghị xuất/ nhập vật tư - Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu, GBN,…
2.2.3.3. Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản 152,621, 627,… - Sổ chi tiết các tài khoản 152, 621,627,… - Thẻ kế toán chi tiết mã NVL
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
Kế toán nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại nguyên vật liệu về cả số lượng chủng loại, chất lượng và giá trị một cách chặt chẽ.
Hiện nay, công ty TNHH Dệt Phú Thọ, công ty TNHH đang hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song và hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong quá trình ghi chép, hạch toán, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp giám sát chặt chẽ tình hình – xuất – tồn nguyên vật liệu.
Tại kho: Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hành ghi
vào sổ theo dõi tại kho. Sổ theo dõi được mở cho từng mã nguyên vật liệu, sổ theo dõi mở một lần và dùng cả năm để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Thủ kho cần nắm bắt được lượng nhập xuất tồn kho trên mỗi thẻ nhằm phục vụ công tác quản lý và phục vụ cho việc lập kế hoạch thu mua được chính xác và hiệu quả. Đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho kế toán nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và các
chứng từ đi kèm (Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm,…) Kế toán NVL nhập liệu vào máy. Với các chứng từ gốc chỉ cần nhập một lần, phần mềm sẽ tự động xử lý trên tất cả các bảng, sổ tổng hợp, chi tiết, số liệu được phần mềm tự động chuyển lên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo trình tự thời gian. Từ các sổ chi tiết, số liệu sẽ được tập hợp vào sổ cái và số tổng hợp nhập xuất tồn.
Cuối quý, kế toán cùng thủ kho sẽ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết về số lượng nhập xuất tồn. Nếu trường hợp không trùng khớp hai bên phải cùng nhau kiểm tra và tìm ra sai sót. Sau khi đã khớp đúng kế toán tiến hành in toàn bộ sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và có đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc.
a, Kế toán nhập nguyên vật liệu
* Trường hợp mua NVL trong nước về nhập kho