Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp các chỉ tiêu về số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu các yếu tố tiến hành vào cuối tháng.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại hàng tồn kho, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất.
b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều thì phương pháp thích hợp là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ liên quan. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
-Tại phòng kế toán: Kế toán mở “Sổ đối chiếu luân chuyển”nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập– xuất– tồn Phiếu nhập kho Sổ chi tiết NVL
Cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập – xuất NVL theo từng danh điểm và từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập NVL”, “Bảng kê xuất NVl”, và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển NVL”.
Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập – xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”. Đồng thời từ “Sổ luân chuyển NVL” liệu lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho nguyên vật liệu”để đối chiếu
với số trong “Sổ kế toán tổng hợp NVL”.
Chú thích: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng (cuối quý)