* Tại phòng kế toán: Khi phiếu nhập kho được gửi lên, kế toán kiểm tra và
nhập liệu vào phần mềm theo các bước:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Kế toán mua hàng”-> “Cập nhật số liệu”-> “phiếu nhập mua hàng” (giao diện 2.3). Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00081. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Công ty TNHH Hai Pha, địa chỉ: Phủ Lý, Hà Nam
- Người mua:
- Diễn giải: Nhập kho ống côn giấy mua của công ty Mai Hương - Mã kho: 1525
- Ngày hoạch toán: 03/01/2019 - Ngày lập hóa đơn: 03/01/2019 - Mã nx (TK có): 331
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2000081. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng:Ống côn giấy; Tên hàng in trên hóa đơn: Ống côn giấy; Đvt: cái
- Số lượng: 31.425 - Giá mua: 860.000
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu”để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem phiếu nhập mua hàng (giao diện 2.3) của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In chứng từ”trên thanh công cụ để xem và in phiếu nhập mua hàng.
Sau khi nhập liệu xong, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung (giao
diện 2.8, sổ chi tiết TK1525 (Giao diện 2.9), sổ cái TK 152 (Giao diện 2.10) ,
Sổ cái TK 1525 (Giao diện 2.11), sổ tổng hợp nhập kho (Giao diện 2.12).