Đây là phần mềm kế toán khá phổ biến hiện nay. Phần mềm Visoft gồm các phân hệ kế toán: Phân hệ kế toán quỹ, ngân hàng; Phân hệ bán hàng; Phân hệ mua hàng; Phân hệ tồn kho; Phân hệ tài sản cố định; Phân hệ tổng hợp; Phân hệ quản trị; Phân hệ chi phí, giá thành. Chức năng của từng phân hệ trong hệ thống các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm kế toán Visoft accounting theo bản quyền số 510/2003/QTG được công ty sử dụng như sau:
- Phân hệ kế toán quỹ, ngân hàng: Theo dõi các tài khoản của từng ngân hàng mà công ty đang có phát sinh, dùng để hạch toán giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu phiếu chi. Báo cáo tiền vay, báo cáo tiền mặt tiền gửi ngân hàng.
- Phân hệ bán hàng: Dùng để khai báo danh mục các khách hàng, nhân viên bán hàng. Hạch toán từ đơn bán hàng cho đến hóa đơn bán hàng cũng như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và ra các báo cáo bán hàng và báo cáo công nợ hàng tháng.
- Phân hệ mua hàng: Dùng để khai báo danh mục các nhà cung cấp. Hạch toán đơn mua hàng cho đến hóa đơn mua hàng, dịch vụ, chi phí mua hàng, dịch vụ. Và ra các báo cáo tình hình mua hàng cũng như báo cáo tình hình công nợ với nhà cung cấp.
- Phân hệ tồn kho: Dùng để khai báo danh mục vật tư, danh mục kho. Hạch toán các phiếu xuất và phiếu nhập kho. Cho phép tính giá xuất kho theo giá trung bình tháng, trung bình di động theo ngày, giá nhập trước xuất trước. Và ra các báo cáo nhập, xuất, tồn kho.
- Phân hệ tài sản cố định: Phân hệ này cho phép theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng tài sản cố định gồm: Khai báo và khai báo thay đổi TSCĐ, tính khấu hao và tự động phân bổ theo kỳ. Và ra các báo cáo kiểm kê, tăng giảm và khấu hao TSCĐ.
- Phân hệ tổng hợp: Phân hệ này cho phép người sử dụng khai báo sửa xóa hoặc thêm tài khoản ở danh mục tài khoản chuẩn theo quy định của BTC, phù hợp với nhu cầu hạch toán. Nhập số dư ban đầu và đầu năm của các tài khoản khi mới bắt đầu sử dụng chương trình. Cập nhật số liệu và các bút toán (phiếu kế toán, bút toán phân bổ tự động, kết chuyển cuối kỳ và chênh lệch tỷ giá cuối kỳ). Lập các báo cáo, cũng như các sổ kế toán.
- Phân hệ quản trị: Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ từ khách hàng một cách hiệu quả, nhờ chức năng thống kê đầy đủ công nợ, chi phí công nợ của từng khách hàng, từng sản phẩm, lưu lịch sử ngày, giờ mà người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt lịch sử giao dịch của khách hàng, mức nợ, thời hạn nợ,...
- Phân hệ chi phí, giá thành: Phân hệ này có chức năng tính toán chi tiết giá thành sản phẩm, báo cáo chi phí sản xuất theo các yếu tố, báo cáo kết quả sản xuất theo từng tổ sản xuất, từng phân xưởng, công đoạn, theo dõi quá trình sản xuất để có thể kịp thời điều chỉnh sản xuất.
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.2.1. Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Để cấu thành nên một sản phẩm vải sợi phục vụ may mặc phải mất rất nhiều thời gian và đặc biệt là phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu. Công ty có hàng trăm loại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó chủ yếu là các loại bông, xơ ví dụ như: Bông Nigeria, bông mot, bông cotton manbols, bông tep mali,… Ngoài những nguyên vật liệu chính đó còn có thêm các lọai vật liệu phụ như: hóa
chất, thuốc nhuộm, chất trợ màu, tẩy trắng,… Nguyên vật liệu chủ yếu do mua ngoài và nhập khẩu. Một số nguyên liệu như bông có khả năng hút ẩm, thấm nước cao nên phải để ở nơi khô ráo tránh ẩm mốc, xơ polyester thì có độ bền cao, không bị nấm mốc phá hủy, không thấm nước,…thời gian sử dụng lâu.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu tại công ty được chia thành 5 loại chủ yếu sau:
- Nguyên vật liệu chính (TK 1521): chủ yếu là xơ. Đây là những loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành nên thực thể sản phẩm (Xưởng 1).
- Nguyên vật liệu chính (TK 1522): chủ yếu là bông. Đây là những loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành nên thực thể sản phẩm (Xưởng 2).
- Phế liệu (TK 1523): bao gồm các loại nguyên vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất: sợi dối không hồ,…
- Vật tư (TK 1524): là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị như bulong, vòng bi, ống côn giấy,…(xưởng 1)
- Vật tư (TK 1525): là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị như bulong, vòng bi, ống côn giấy,…(xưởng 2)
Để thuận tiện cho công tác hạch toán trên phần mềm máy vi tính tại công NVL được phân cấp theo loại, nhóm, chi tiết từng loại vật liệu. Việc phân loại như vậy công ty sẽ tiến hành lập danh mục hàng hóa, vật tư để phục vụ cho công tác hạch toán trên kế toán máy.