B. NỘI DUNG
2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.4.1 Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)
- Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001) - Phiếu thu (mẫu 01 – TT)
- Và một số chứng từ liên quan khác
Kế toán mở các sổ phản ánh doanh thu phát sinh trong kỳ: - Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ chi tiết tài khoản TK 511 - Sổ cái tài khoản TK511 - Sổ nhật ký chung
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng tài khoản TK 511 - doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch tốn TK 511 đƣợc Cơng ty tuân theo đúng quy định của BTC. Kế toán mở các tài khoản theo dõi:
- Tài khoản TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa - Tài khoản TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
Hàng hóa là những ngun vật liệu cơng ty mua về ngồi việc sử dụng cho q trình sản xuất, cơng ty cịn đem bán cho khác hàng nhằm đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thành phẩm là những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để để cung cấp cho các khách hàng.
51
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản: TK 333, TK 111, TK 112, TK 131, TK 911 ...
2.2.4.3. Trình tự hạch tốn
Công ty Cổ phần gốm sứ CTH là đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, do đó chứng từ gốc đƣợc sử dụng chủ yếu trong phần hành này là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Hoá đơn đƣợc sử dụng làm căn cứ để lập bảng kê tổng hợp bán hàng, nhập liệu vào các sổ kế toán liên quan và làm căn cứ hạch toán đồng thời cũng là chứng từ cho khách hàng vận chuyển hàng trên đƣờng, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán liên quan.
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng... Kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, tiến hành phân loại các chứng từ, sau đó kế tốn sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy theo quy trình. Từ giao diện tổng hợp phần mềm kế toán máy MISA-SME Version 7.9- R6, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn tiến hành chọn phân hệ “
Hóa đơn bán hàng”, sau đó nhập đầy đủ thơng tin theo u cầu của phần mềm kế tốn. Kết thúc q trình nhập liệu ,kế tốn chọn “Cất” để lƣu. Phần mềm kế toán sẽ tự động sử lý số liệu vào các sổ kế tốn liên quan.
Ví dụ 2.1: Doanh thu bán thành phẩm.
Căn cứ vào hợp đồng đại lý của công ty Cổ phần gốm sứ CTH với Công ty CP TM đầu tƣ XD Thái An. Công ty CP TM đầu tƣ XD Thái An nhận làm đại lý bao tiêu cho Công ty cổ phần Gốm sứ CTH các sản phẩm gạch ốp lát loại 1(A1), loại 2(A2) do doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh.
Ngày 01/12/2016 Công ty xuất kho bán thành phẩm gạch cho Công ty CP TM đầu tƣ XD Thái An bao gồm: 1,600 hộp gạch Ô2022 và 600 hộp gạch V2022, với đơn giá là 50,000 (VNĐ/ hộp), thuế GTGT 10%.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ trên: Hợp đồng kinh tế (Phụ lục số
03), Hóa đơn GTGT số 0004177( Hình 2.1), Phiếu xuất kho(Giao diện 2.2). Trình tự hạch tốn nghiệp vụ kinh tế vào phần mền nhƣ sau:
52
Khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, phòng kinh doanh của Cơng ty sẽ lập hố đơn GTGT số 0004177, Sau đó chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT lên phịng kế tốn.
53
54
Bƣớc 1: Căn cứ vào các chứng từ kế tốn xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy MISA-SME Version 7.9- R6 kế toán chọn phân hệ “Bán hàng” → “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ
liệu.
Bƣớc 2: Chọn “ Thêm” để bắt đầu một phiếu kế tốn mới.
Bƣớc 3: Nhập liệu “ Hóa đơn bán hàng” nhƣ sau (Giao diện 2.3)
Diễn giải:
+ Mục hàng tiền:
Ô “Ngày chứng từ”: 01/12/2016
Ô “Số chứng từ”: 0004177
Ô “ Tên khách hàng”: Chọn mã khách hàng “XUYEN”, máy tính sẽ tự ghi rõ đối tƣợng : Cty CP TM đầu tƣ XD Thái An
Ô “ địa chỉ”: Sau khi chọn tên song phần mềm sẽ tự động cập nhật địa chỉ
Ô “Ngày HĐ”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “ Loại tiền”: VNĐ
Ô “Tỉ giá”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “ TK phải thu”: 131 - Phải thu khách hàng
Ô “ Mã hàng”: Do gạch Ô2022 và gạch V2022 thuộc cùng 1 mã và cùng đơn giá nên kế tốn gộp lại, chọn mã hàng XƠ2022
Ô “Diễn giải”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “Mã kho”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “Số lượng”: Ghi 2200
Ô “Đơn giá”: Ghi theo đúng hóa đơn, đơn giá: 50,000
55
Giao diện 2.3: Giao diện Hóa đơn bán hàng phần hàng tiền
+ Mục Thuế: Các ô trong mục thuế phần mền sẽ tự động cập nhật, chỉ có ơ “mã thuế” chọn VT10, ô“ thuế suất” phần mềm sẽ tự động cập nhật(Giao diện
56
Giao diện 2.4: Giao diện Hóa đơn bán hàng phần thuế
Bƣớc 4: Kiểm tra lại chứng từ đã nhập
Sau khi thực hiện xong q trình nhập liệu, kế tốn kiểm tra xem các chỉ tiêu đã đúng chƣa, sau đó chọn “Cất” để lƣu chứng từ và chọn “In” để in phiếu xuất kho.
Ví dụ 2.2: Doanh thu bán hàng hóa
Ngày 26/12/2016 Công ty xuất kho bán hàng gạch cho Công ty CP gốm sứ Thanh Hà 15,000 kg mem Frit FT242, đơn giá 7,267.64 VNĐ/1kg, thuế GTGT 10%.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ trên: Hóa đơn GTGT số 0004283, Phiếu xuất kho.
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ kinh tế cũng tƣơng tự nhƣ trình tự hạch tốn doanh thu bán thành phẩm, trình tự vào phần mền nhƣ sau:
57
Khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên(Giao diện 2.5), phịng kinh doanh Cơng ty sẽ lập hoá đơn GTGT số 0004283(Hình 2.2). Sau đó chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT lên phịng kế tốn.
58
59
Bƣớc 1: Căn cứ vào các chứng từ kế toán xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy MISA-SME Version 7.9- R6 kế tốn chọn phân hệ “Bán hàng” → “Hóa đơn bán hàng”.
Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu. Bƣớc 2: Chọn “ Thêm” để bắt đầu một phiếu kế toán mới.
Bƣớc 3: Nhập liệu “ Hóa đơn bán hàng” nhƣ sau (Giao diện 2.6)
Diễn giải:
+ Mục hàng tiền:
Ô “Ngày chứng từ”: 26/12/2016
Ô “Số chứng từ”: 0004283
Ô “ Tên khách hàng”: Chọn mã khách hàng “THANHHA”, máy tính sẽ tự ghi rõ đối tƣợng : Cty CP gốm sứ Thanh Hà
Ô “ địa chỉ”: Sau khi chọn tên song phần mềm sẽ tự động cập nhật địa chỉ
Ô “Ngày HĐ”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “ Loại tiền”: VNĐ
Ô “Tỉ giá”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “ TK phải thu”: 131-Phải thu khách hàng
Ô “ Mã hàng”: Chọn mã hàng B62
Ô “Diễn giải”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “Mã kho”: Phầm mềm tự động cập nhật
Ô “Số lượng”: Ghi 15,000
Ô “Đơn giá”: Ghi theo đúng hóa đơn, đơn giá: 7,263.64 đồng
60
Giao diện 2.6: Giao diện Hóa đơn bán hàng phần hàng tiền
+ Mục Thuế: Các ô trong mục thuế phần mền sẽ tự động cập nhật, chỉ có ơ “mã thuế” chọn VT10, ô“ thuế suất” phần mềm sẽ tự động cập nhật.(Giao
61
Giao diện 2.7: Giao diện Hóa đơn bán hàng phần thuế
Bƣớc 4: Kiểm tra lại chứng từ đã nhập
Sau khi thực hiện xong q trình nhập liệu, kế tốn kiểm tra xem các chỉ tiêu đã đúng chƣa, sau đó chọn “Cất” để lƣu chứng từ và chọn “In” để in phiếu xuất kho.
Cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan nhƣ: Sổ nhật ký bán hàng (Giao diện 2.8), sổ chi tiết bán hàng(Giao diện 2.9), Sổ chi tiết công nợ phải thu(Giao diện 2.10).
Sau khi khai báo hết các thơng tin phần mềm kế tốn tự động lên sổ chi tiết TK511(Giao diện 2.11), sổ cái TK511(Giao diện – 2.12), sổ chi tiết TK131
(Giao diện – 2.13), sổ cái TK 131(Giao diện – 2.14).…
Thao tác vào sổ chi tiết bán hàng: Từ giao diện chọn báo cáo → chọn bán hàng → chọn sổ chi tiết bán hàng → chọn kỳ báo cáo từ ngày 01 tháng 10 năm 2016 đến ngày 31 tháng 10 năm 2016 → chọn thực hiện → hiện ra giao diện sổ nhật ký bán hàng chọn “in” để in sổ.
62
Thao tác vào sổ nhật ký bán hàng: Từ giao diện chọn báo cáo → chọn bán hàng → chọn sổ nhật ký bán hàng → chọn kỳ báo cáo từ ngày 01 tháng 12 năm 2016 đến ngày 31 tháng 12 năm 2016 → chọn thực hiện → hiện ra giao diện sổ nhật ký bán hàng chọn “in” để in sổ.
Thao tác vào sổ chi tiết TK511: Từ giao diện chọn báo cáo → chọn báo cáo sổ chi tiết → chọn kỳ báo cáo tháng 12 → tích vào hộp hiện tham số → hiện hộp tham số báo cáo sau đó chọn TK511 → thực hiện. Hiện ra giao diện sổ chi tiết TK 511.
Thao tác vào sổ cái TK511: Từ giao diện chọn báo cáo → chọn báo cáo sổ cái → chọn kỳ báo cáo tháng 12 → tích vào hộp hiện tham số → hiện hộp tham số báo cáo sau đó chọn TK511 → thực hiện. Hiện ra giao diện sổ cái TK511.
63
64
65
Giao diện 2.10: Sổ chi tiết công nợ phải thu cho Công ty CP TM đầu tƣ XD Thái An
66
67
68
69
70
Qua quá trình hạch tốn doanh thu bán hàng trên ta thấy, công tác doanh thu bán hàng của công ty Cổ phần Gốm sứ CTH đã theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng.