1.1 .Khái niệm vốn bằng tiền
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức công tác kế toán
a. Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do đó, cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện đƣợc yêu cầu quản lý nội bộ. Quy định trình tự luân chuyển một cách hợp lý, khoa học, tránh đƣợc sự chồng chéo, ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán đƣợc lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải đƣợc tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.
Sửa đổi lại những mẫu chứng từ bị sai, chƣa đúng theo mẫu quy định theo Thông tƣ 200/2014/TT/BTC. Cụ thể là mẫu Phiếu thu, phiếu chi (Phụ lục 28)
Kế toán đơn vị cần chú ý hơn trong công tác lập chứng từ thu, chi tiền. Nên yêu cầu ngƣời nộp (nhận) ký đầy đủ họ tên trƣớc khi thu (chi) tiền để đảm bảo chứng từ có xác nhận đầy đủ của các đối tƣợng chịu trách nhiệm có liên quan.
Yêu cầu đơn vị ký hợp đồng thỏa thuận cụ thể với các đối tƣợng là khách hàng và nhà cung cấp về thời điểm giao hàng và xuất hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật để đảm bảo việc luận chuyển chứng từ đƣợc kịp thời và theo đúng nguyên tắc.
Công ty nên có quy định về thời gian luân chuyển chứng từ, để việc thực hiện hạch toán đƣợc nhanh chóng, kịp thời, chính xác, không xảy ra tình trạng bỏ sót, thất lạc chứng từ. Để đảm bảo việc giao nhận chứng từ không xảy ra mất mát hoặc bỏ sót và dễ dàng quy trách nhiệm khi không tìm lại đƣợc chứng từ
thất lạc, khi bàn giao chứng từ giữa các phòng ban cần có biên bản bàn giao hoặc sổ theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ. Nhƣ vậy khi không thấy chứng từ, các phòng ban có thể xem xét, kiểm tra và đối chiếu với sổ theo dõi chứng từ. Nhờ đó mà dễ dàng tìm lại chứng từ hoặc quy trách nhiệm cho ngƣời cụ thể.
b. Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản
Quản lý chặt chẽ các tài khoản ngân hàng.
Hiện nay công ty không sử dụng TK 113 – Tiền đang chuyển để hạch toán. Đây là số tiền của doanh nghiệp đang trong quá trình đang xử lý nhƣ chuyển tiền đang gửi vào Ngân hàng hoặc kho bạc nhà nƣớc, chuyển trả cho khách hàng qua đƣờng bƣu điện nhƣng chƣa nhận đƣợc thông báo của khách hàng về khoản đã chuyển trả đó, làm thủ tục chuyển tiền tại Ngân hàng để thanh toán nhƣng chƣa nhận đƣợc Giấy báo Nợ hoặc Giấy báo Có từ Ngân hàng. Thƣờng thì doanh nghiệp không dùng tài khoản này mà chờ nghiệp vụ chuyển tiền hoàn tất rồi mới hạch toán vì tiền chuyển qua Ngân hàng chỉ phải chờ một vài ngày thì đơn vị đƣợc thụ hƣởng sẽ nhận đƣợc tiền. Nhƣng nó sẽ bị ảnh hƣởng khi nghiệp vụ đó rơi vào cuối kì kế toán hàng tháng hoặc hàng năm. Trƣờng hợp cuối tháng lên BCTC mà có phát sinh tiền khách hàng đang chuyển (nhƣng chƣa tới, sẽ nhận đƣợc vào ngày đầu tháng sau). Nếu trƣờng hợp này không sử dụng TK 113 thì số dƣ công nợ cuối năm trên BCTC không chính xác và sẽ gặp khó khăn khi xác nhận công nợ với khách hàng khi có kiểm toán vì vậy công ty nên sử dụng TK 113 để hạch toán nhằm đảm bảo tính chính xác và cập nhật về tiền.
c. Giải pháp hoàn thiện về tổ chức báo cáo
Xây dựng hệ thống sổ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Sửa đổi và sử dụng đúng mẫu các số sách ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC
Công ty nên tiến hành kiểm kê quỹ thƣờng xuyên. Khi cần thiết có thể kiểm kê quỹ đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ.
Trƣớc khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dƣ tiền quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có chung quỹ, và khi có sự chênh lệch phải ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa thiếu và phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ phải đƣợc lập thành hai nhóm: Một bản lƣu ở thủ quỹ, một bản phải lƣu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Việc kiểm kê quỹ thƣờng xuyên có ƣu điểm: giúp cho nhà quản lý nắm đƣợc số tồn quỹ thực tế, số tiền thừa, thiếu so với thực tế để có biện pháp tăng cƣờng quản lý quỹ tốt hơn. Xác định số tiền tồn quỹ sẽ có biện pháp thu hồi nợ hoặc thanh toán bớt tiền hàng cho nhà cung cấp.
d. Giải pháp về công tác kiểm soát chi phí
Thứ nhất, cần quan tâm tới việc nhận diện và phân loại chi phí theo các cách khác nhƣ phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động thành các chi phí biến đổi và chi phí cố định để phục vụ cho mục đích xem xét việc thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi, từ đó cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản lý, lập dự toán và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Bởi vì, đối với nhà quản lý, để kiểm soát đƣợc chi phí phát sinh, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là phải nhận diện đƣợc chi phí nào có thể giảm đƣợc (biến phí) và chi phí nào không thể giảm đƣợc (định phí).
Thứ hai, cần xây dựng và áp dụng mô hình kế toán quản trị phù hợp, có hiệu quả. Tổ chức thu thập, tổng hợp hệ thống thông tin kế toán quản trị nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá, dự toán để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành cũng nhƣ ra các quyết định kinh doanh. Cần phải tiến hành phân tích rõ hơn về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh thông qua các chỉ tiêu và tỷ suất tài chính. Việc phân tích không chỉ dừng lại ở so sánh các chỉ tiêu, tỷ suất qua các kỳ mà còn phải so sánh với các chỉ tiêu, tỷ suất đó của các công ty cùng ngành, cùng thời kỳ, thời điểm; phân tích ý nghĩa của các chỉ tiêu tính đƣợc và đƣa ra
những những vấn đề mà nhà quản lý cần phải lƣu ý nhƣ một khoản chi phí nào đó tăng đột biến, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, hay sự phát sinh chi phí bất thƣờng.
Thứ ba,tăng cƣờng phân tích và đánh giá các chênh lệch giữa chi phí sản xuất dự toán với chi phí sản xuất thực tế nhằm phát hiện các chênh lệch, phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ đó đƣa ra quyết định điều chỉnh hoặc xử lý kịp thời. Công ty nên áp dụng phần mềm trong ƣớc tính, đánh giá và phân tích chi phí sản xuất để hỗ trợ trong công tác lập dự toán và phân tích kết quả.
Thứ tƣ, hiện nay, chi phí tiền điện hàng tháng của doanh nghiệp còn cao làm giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty nên tiến hành một số giải pháp tiết kiệm điện nhƣ:
Mở rộng và lắp thêm cửa sổ và cửa kính để tận dujnh tối đa nguồn năng lƣợng tự nhiên từ bên ngoài nhƣ: năng lƣợng gió, ánh sáng để nơi làm việc và nơi sản xuất đƣợc sáng sủa, thông thoáng và mát mẻ hơn mà không cần dùng điều hòa. Lắp đặt hệ thống sản sinh nguồn điện từ năng lƣợng mặt trời, chi phí lắp đặt không quá cao nhƣng hiệu quả mang lại rất lớn và lâu dài.
Sử dụng các thiết bị hẹn giờ để có thể tắt điện khi không cần thiết. Tất cả các thiết bị không cần thiết khi ra khỏi phòng và hết giờ làm việc phải tắt hẳn nguồn điện khi không còn sử dụng. Thay thế bóng đèn sợi đốt bằng bóng đèn ống huỳnh quang để tiết kiệm điện.
Hệ thống điện của xƣởng cần đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên hệ thống dây dẫn, công tắc, cầu dao, điểm có tiếp xúc bị nóng do chậm chạp, rò rỉ điện, kiểm tra nối đất để giảm thất thoát điện.
e. Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cần tổ chức bồi dƣỡng thêm kiến thức cần thiết cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng đƣợc những yêu cầu trong hiện tại. Bên cạnh đó nên tổ chức lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán của chi nhánh , để kế toán của đơn vị cập nhật và áp dụng những chế độ kế toán mới vào công ty sao cho phù hợp và hiệu quả.
Trong một thời gian có sự thay đổi nhiệm vụ các nhân viên kế toán cho nhau để có thể làm bổ sung kinh nghiệm của nhau trong trƣờng hợp một nhân viên nghỉ và lý do đột xuất các nhân viên khác có thể làm thay thế không gặp trở ngại gì, cụ thể có thể thực hiện sự thay đổi nhiệm vụ theo quý. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo công việc. Điều này cũng giúp cho kế toán tổng hợp của Công ty không phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc. Bên cạnh đó, công ty cần phân công riêng nhiệm vụ thủ quỹ và kế toán để tránh kiêm nghiệm.
3.2.3. Nhóm giải pháp về tổ chức chứng từ kế toán tiền mặt
Thứ nhất, về ghi chép, theo dõi tiền mặt.
Đối với tiền mặt kế toán quỹ cần phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mỗi thời điểm phát sinh.
Kế toán cần phải ghi đầy đủ thông tin trên phiếu thu, bổ sung thêm một số thông tin còn thiếu. Trƣờng hợp giám đốc đi công tác vắng, phó giám đốc có thể ký thay, hoặc giám đốc sẽ ủy nhiệm cho phó giám đốc.
Các phiếu thu và phiếu chi cần ghi rõ nội dung thu và chi tiền và theo quyết định nào.
Thứ hai, giải pháp xây dựng quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng một cách khoa học.
* Quy trình tạm ứng:
Bước 1: Lập giấy Đề nghị tạm ứng
Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ: +) Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC
(Phụ lục 29)
Yêu cầu: - Để đƣợc tạm ứng cần có các điều kiện sau:
+ Lập giấy đề nghị tạm ứng và ghi rõ thời gian thanh toán hoàn tạm ứng kèm theo bảng kê tạm ứng hoặc các giấy tờ khác chứng minh số tiền xin tạm ứng.
+ Hoàn ứng đủ hồ sơ đã tạm ứng cũ kỳ trƣớc mới đƣợc tạm ứng mới
Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trƣởng phòng duyệt.
Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trƣởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký
Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng. Khi trƣởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng.
Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi
+) Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên ngƣời lập phiếu
+) Mẫu phiếu chi – Mẫu số 02-TT theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC
Bước 5: Chuyển kế toán trƣởng duyệt chi. Kế toán thanh toán viết phiếu
chi và chuyển Kế toán trƣởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng
Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi. Sau khi kế toán trƣởng ký vào phiếu
chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt
Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên
Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: ngƣời đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trƣởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.
Bước 8: Hạch toán kế toán và lƣu trữ chứng từ
+ Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tƣợng
+ Thủ quỹ lƣu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.
Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán
Khi thực hiện xong công việc đƣợc giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu.
Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
Các chứng từ đƣợc nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ:
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa.
+ Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
+ Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tƣ 78/2014/TT-BTC) (Phụ lục 30)
+ Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm
Bước 3: Kế toán trƣởng kiểm tra ký duyệt. Kế toán thanh toán chuyển bộ
chứng từ thanh toán tạm ứng cho kế toán trƣởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán
Căn cứ vào đề nghị thanh toán và các hoá đơn sẽ duyệt chi phí trên. Nếu thiếu chứng từ thì sẽ không đƣợc duyệt thanh toán tạm ứng và sẽ không ñƣợc tạm ứng cho lần tạm ứng kế tiếp. Trong trƣờng hợp đƣợc duyệt thanh toán mà thiếu hóa đơn thì sẽ bổ sung trong lần thanh toán sau và trừ tiền vào tạm ứng lần kế tiếp.
Bước 4: Giám đốc ký duyệt. Sau khi kế toán trƣởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán
Bước 5: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đƣợc ký duyệt đầy đủ. Kế toán thanh toán lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC) (Phụ lục 31)
Bộ phận kế toán đối chiếu công nợ tạm ứng với phiếu thanh toán tạm ứng đã duyệt
Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:
+ Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tƣợng này)
+ Hoặc có thể chuyển số dƣ sang kỳ sau để bù trừ tiếp
Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:
+ Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tƣợng này)
+ Hoặc có thể chuyển số dƣ sang kỳ sau để bù trừ tiếp.
Bước 6: Hạch toán kế toán và lƣu trữ chứng từ
+ Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tƣợng
+ Thủ quỹ lƣu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Phiếu thanh toán tạm ứng , hóa đơn, chứng từ thanh toán tạm, phiếu thu và các chứng từ liên quan với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.
Thứ ba, giải pháp về xác định về quản lý lƣu lƣợng tiền. Việc quản lý tiền mặt của công ty vẫn chƣa xác định đƣợc cụ thể mức tiền mặt tại quỹ cũng nhƣ chƣa xây dựng kế hoạch thanh toán công nợ chi tiết. Để tránh trƣờng hợp một số khoản đến hạn mà công ty chƣa đáp ứng đƣợc ngay thì cuối mỗi ngày kế toán tiền nên lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày. Đồng thời lập báo cáo chi tiết