Phòng tài chính kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu thập, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế. Thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan.
Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo tài chính, cung cấp những thông tin nghiệp vụ đầy đủ, chính xác, kịp thời, giúp lãnh đạo công ty ra quyết định đúng đắn.
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động, có chức năng hƣớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán; trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc và chịu trách nhiệm về thông tin mà mình cung cấp. Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty. Chịu trách nhiệm trong việc quản lí điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trƣớc giám đốc và pháp luật nhà nƣớc. Chỉ đạo, quản lí về hoạt động sử dụng vốn tại công ty. Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến các cửa hàng, các công trình. Đôn đốc việc luân chuyển chứng từ kế toán. Tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật kí chung, sổ cái, bảng tổng kết toàn bộ tài sản của công ty. Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định. Lập báo cáo tài chính.
Kế toán công nợ, vốn bằng tiền: Đƣợc phân công theo dõi đối chiếu công nợ với các chủ nợ, khách nợ, theo dõi chi tiết các TK công nợ. Lập phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán theo mẫu chung, vào sổ quỹ theo rõ thu chi khi chứng từ đã đƣợc duyệt đầy đủ. Đố chiếu kiểm tra xác định số tồn quỹ hàng ngày, đóng chứng từ lƣu trữ theo chế độ kế toán. Chịu trách nhiệm về tính chính xác số liệu báo cáo và nội dung thi chi với khách hàng...
Kế toán dự án: Theo dõi các dự án công trình xây dựng mới hay sửa chữa của công ty.
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập xuất của các loại vật liệu và công cụ dụng cụ trong kỳ. Hàng tháng cùng với phòng vật tƣ, các chủ công trình đối chiếu số lƣợng nhập, xuất, tồn. Viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá thanh toán với ngƣời mua, lập báo cáo tiêu thụ và hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Đồng thời, trực tiếp hạch toán, theo dõi tài sản cố định tiến hành trích khấu hao tài sản, hƣớng dẫn các bộ phận mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản theo quy trình của công ty.
Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lƣợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm, từng phƣơng thức bán.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo giá trị tiền đã ghi trên phiếu thu và phiếu chi. Làm công tác lƣu trữ tiền mặt, quản lí tiền mặt thực hiện việc thu chi tiền mặt. Kiểm tra và phát hiện tiền giả trƣớc khi nhập quỹ. Đối chiếu tồn quỹ với kế toán tiền mặt, tự kiểm quỹ và chịu trách nhiệm với số tồn quỹ. Báo cáo hàng ngày với kế toán trƣởng tình hình sử dụng tiền mặt.
2.1.8.2. Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và thuận tiện cho công tác kế toán công ty đã lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính trên nền sổ nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính nhƣ sau: