1.1 .Khái niệm vốn bằng tiền
2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần xi măng Phú Thọ
2.1.8. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ
2.1.8.1. Tổ chức bộ máy
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Toàn công ty có: Kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tƣ, TSCĐ, kế toán dự án, kế toán bán hàng và thủ quỹ. Kế toán đƣợc tổ chức công việc theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ
Phòng tài chính kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu thập, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế. Thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan.
Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo tài chính, cung cấp những thông tin nghiệp vụ đầy đủ, chính xác, kịp thời, giúp lãnh đạo công ty ra quyết định đúng đắn.
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động, có chức năng hƣớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán; trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc và chịu trách nhiệm về thông tin mà mình cung cấp. Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty. Chịu trách nhiệm trong việc quản lí điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trƣớc giám đốc và pháp luật nhà nƣớc. Chỉ đạo, quản lí về hoạt động sử dụng vốn tại công ty. Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến các cửa hàng, các công trình. Đôn đốc việc luân chuyển chứng từ kế toán. Tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật kí chung, sổ cái, bảng tổng kết toàn bộ tài sản của công ty. Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định. Lập báo cáo tài chính.
Kế toán công nợ, vốn bằng tiền: Đƣợc phân công theo dõi đối chiếu công nợ với các chủ nợ, khách nợ, theo dõi chi tiết các TK công nợ. Lập phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán theo mẫu chung, vào sổ quỹ theo rõ thu chi khi chứng từ đã đƣợc duyệt đầy đủ. Đố chiếu kiểm tra xác định số tồn quỹ hàng ngày, đóng chứng từ lƣu trữ theo chế độ kế toán. Chịu trách nhiệm về tính chính xác số liệu báo cáo và nội dung thi chi với khách hàng...
Kế toán dự án: Theo dõi các dự án công trình xây dựng mới hay sửa chữa của công ty.
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập xuất của các loại vật liệu và công cụ dụng cụ trong kỳ. Hàng tháng cùng với phòng vật tƣ, các chủ công trình đối chiếu số lƣợng nhập, xuất, tồn. Viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá thanh toán với ngƣời mua, lập báo cáo tiêu thụ và hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Đồng thời, trực tiếp hạch toán, theo dõi tài sản cố định tiến hành trích khấu hao tài sản, hƣớng dẫn các bộ phận mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản theo quy trình của công ty.
Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lƣợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm, từng phƣơng thức bán.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo giá trị tiền đã ghi trên phiếu thu và phiếu chi. Làm công tác lƣu trữ tiền mặt, quản lí tiền mặt thực hiện việc thu chi tiền mặt. Kiểm tra và phát hiện tiền giả trƣớc khi nhập quỹ. Đối chiếu tồn quỹ với kế toán tiền mặt, tự kiểm quỹ và chịu trách nhiệm với số tồn quỹ. Báo cáo hàng ngày với kế toán trƣởng tình hình sử dụng tiền mặt.
2.1.8.2. Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và thuận tiện cho công tác kế toán công ty đã lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính trên nền sổ nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính nhƣ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
b. Các chế độ, chính sách kế toán áp dụng:
- Chế độ kế toán áp dụng theo thông tƣ 200/12/2014/ TT-BTC - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dƣơng lịch. - Kỳ kế toán: Mỗi kỳ kế toán tƣơng ứng với một tháng
- Đơn vị tiền tệ hạch toán: VNĐ - Việt Nam đồng.
- Hạch toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Kế toán tính khấu hao: Theo phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng. - Công ty tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Kế toán tính giá trị vật tƣ xuất kho theo phƣơng pháp bình quân trữ cả kỳ dự chữ.
- Các chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền ...
- Các chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ, bảng kê mua hàng, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn ...
- Các chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ...
- Các chứng từ về lao động tiền lƣơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lƣơng, Hợp đồng giao khoán, Bảng phân bổ lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ...
- Các chứng từ về bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng ...
- Các chứng từ khác: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH ….
c. Phần mềm kế toán sử dụng
Giới thiệu chung về phần mềm kế toán máy công ty đang sử dụng:
Hiện nay công ty CP Xi măng Phú Thọ đang sử dụng phần mềm kế toán máy ASIA ENTERPRISE Phần mềm kế toán ASIA ENTERPRISE - một trong những sản phẩm nổi bật của Công ty Cổ phần ASIA, đƣợc phát triển trên nền tảng công nghệ Microsoft.NET, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Với nhiều tính năng ƣu việt, ASIA ENTERPRISE là phần mềm kế toán đơn giản, tiện lợi, dễ sử dụng, tuân thủ đúng và cập nhật kịp thời các quy định về chế độ kế toán của Bộ Tài Chính cũng nhƣ các mẫu biểu về thuế của Tổng Cục Thuế.
Đặc biệt, ASIA ENTERPRISE là một trong những phần mềm đƣợc rất nhiều khách hàng tin dùng và đánh giá cao về khả năng tính giá thành chuẩn xác. Phân hệ tính giá thành đƣợc thiết kế, xây dựng rất khoa học và hiệu quả. Với tính năng mở cho phép định nghĩa nhiều phƣơng pháp tính giá thành, từ các phƣơng pháp tính giá thành đơn giản đến các phƣơng pháp tính giá thành phức
tạp với nhiều công đoạn sản xuất qua nhiều bƣớc xử lý tính toán bán thành phẩm theo phƣơng pháp kết chuyển tuần tự hoặc song song để xác định chính xác giá thành đơn vị sản phẩm. ASIA ENTERPRISE đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu cho việc tính giá thành theo các phƣơng pháp khác nhau phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của mọi loại hình DN.
Với hơn 100 mẫu báo cáo đa dạng gồm các báo cáo tài chính theo quy định nhƣ bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, bảng kê khai thuế GTGT,… và các báo cáo quản trị nhƣ: Báo cáo tình hình tiền mặt, tiền gửi, công nợ theo tuổi nợ, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, giá thành,…ASIA ENTERPRISE sẽ giúp ngƣời dùng in các báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu. Với tính năng drill-down (truy ngƣợc chứng từ gốc), ngƣời sử dụng đang trong bất kỳ báo cáo nào cũng có thể truy ngƣợc lại chứng từ gốc để xem hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên chứng từ gốc một cách dễ dàng. Đặc biệt, ASIA ENTERPRISE cho phép xuất các báo cáo ra dạng Excel với các cấu trúc dòng, cột, font chữ không bị thay đổi so với trang in của báo cáo, giúp cho ngƣời dùng dễ dàng và thuận tiện trong việc thiết lập các báo cáo nhanh theo các yêu cầu khác nhau.
ASIA ENTERPRISE đƣợc thiết lập đầy đủ hệ thống quản lý ngƣời dùng và cơ chế phân quyền đƣợc chi tiết cụ thể tới từng chức năng: nhập liệu, lập, xem báo cáo cho từng ngƣời dùng. Hơn nữa, với cơ chế lƣu dự phòng số liệu thƣờng xuyên đồng thời với tiện ích khôi phục nhanh chóng khi có sự cố về kỹ thuật, ASIA ENTERPRISE sẽ đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ dữ liệu kế toán cho nhiều niên độ kế toán của DN. Phần mềm kế toán ASIA ENTERPRISE còn có nhiều tiện ích rất hữu ích cho công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Giao diện 2.1 Phần mềm kế toán ASIA ENTERPRISE