1.1 .Khái niệm vốn bằng tiền
1.6. Kiểm kê quỹ tiền mặt
Theo quy định, việc kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm và đột xuất, khi bàn giao quỹ.
Trƣớc khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính ra số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê,
doanh nghiệp phải lập ban kiểm kê. Thành viên ban kiểm kê bắt buộc phải có kế toán trƣởng, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê quỹ, ghi rõ thời điểm kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm). Việc kiểm kê đƣợc thực hiện với từng loại tiền có trong quỹ: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,…
Trƣờng hợp phát sinh chênh lệch giữa kết quả kiểm kê với sổ liệu ghi trên sổ kế toán, ban kiểm kê cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân thừa hoặc thiếu, phải xử lý số chênh lệch đó. Đồng thời, ban kiểm kê phải có ý kiến nhận xét và kiến nghị.
Mọi khoản chênh lệch đều phải báo cáo cho thủ trƣởng đơn vị xem xét, giải quyết. Ban kiểm kê phải lập “bảng kiểm kê quỹ”. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số thực tế.
Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dƣ TK 111 “Tiền mặt” có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính (Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính), có thê phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ).
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) Có TK 111 – Tiền mặt (1112)
* Mẫu biên bản kiểm kê quỹ (Phụ lục 02)