hóa qua sơ đồ:
Ngƣời đề nghị chi tiền Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ quỹ
Sơ đồ 2.6. Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại công ty cổ phần xi măng Phú Thọ công ty cổ phần xi măng Phú Thọ Lập giấy đề nghị chi tiền Lập phiếu chi Ký và duyệt chi Ký phiếu chi Nhận phiếu chi Nhận phiếu chi Xuất tiền Nhận tiền và
ký phiếu chi Ghi sổ kế toán Ghi sổ quỹ
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, vật tƣ, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,… Ngƣời có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 2: Kế toán vốn bằng tiền sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi, kế toán trƣởng ký duyệt chi.
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho giám đốc và chuyển sang Bƣớc 4.
+ Trƣờng hơp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi thì quay về Bƣớc 2.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ.
Bƣớc 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bƣớc 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho ngƣời đề nghị chi.
Bƣớc 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu lại cho thủ quỹ.
Bƣớc 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán,
Bƣớc 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi 01 liên và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
2.2.1.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu Thu - Phiếu Chi
- Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán - Hóa đơn GTGT
- Biên lai thu tiền ...
* Doanh nghiệp sử dụng tài khoản: TK 111- Tiền mặt
Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm: tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng tiền tệ.
Đơn vị sử dụng tài khoản 111-Tiền mặt gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1112: Ngoại Tệ - Tài khoản 1113: Vàng tiền tệ
Ngoài ra, thực tế công ty còn sử dụng các tài khoản cấp 4 để đáp ứng nhu cầu công việc của đơn vị.
2.2.1.4. Phương pháp hạch toán
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ, trong khoảng thời gian từ ngày 01 tháng 12 năm 2019 đến ngày 31 tháng 12 năm 2019 công ty không phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt liên quan đến ngoại tệ. Sau đây là trình tự một số nghiệp vụ cơ bản liên quan tới tiền mặt là tiền Việt Nam phát sinh trong năm 2019:
* Kế toán các nghiệp vụ thu tiền mặt
Thu tiền mặt: thƣờng thì các khoản thu của doanh nghiệp đƣợc thu qua hình thức chuyển khoản. Tuy nhiên vẫn có một số doanh nghiệp (với những hóa đơn dƣới 20 triệu đồng) hoặc những khách lẻ, cá nhân thực hiện thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt; kế toán tiến hành lập phiếu thu. Đối với các khoản thu khác nhƣ: rút tiền gửi về nhập quỹ, thu từ nợ tiền xi măng của công nhân viên, lĩnh tiền vay.... kế toán lập phiếu thu.
- Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt
Ví dụ 01: Ngày 26/12/2019, bà Phan Thị Hƣờng rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 30.000.000 đồng.
Kế toán thanh toán tiền mặt sau khi nhận đƣợc sec rút tiền, chứng từ giao dịch của ngân hàng (Phụ lục 05) sẽ lập Phiếu thu (Phụ lục 06).Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ. Kế toán thanh toán tiền mặt
căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và ngƣời nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
Kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cụ thể: Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm kế toán Asia Enterprise 12.1.3
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, ngân hàng, sau đó chọn phiếu thu tiền mặt Bƣớc 3: Lập phiếu thu tiền mặt
Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu + Ngày chứng từ: 26/12/2019
+ Ngày hạch toán: 26/12/2019 + Số chứng từ: 00259
+ Ngƣời nộp: Phan Thị Hƣờng. Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán + Lý do nộp: Rút tiền gửi về quỹ
+ TK Nợ: 111101 + TK Có: 1121020
+ PS Có VNĐ: 30.000.000
Sau khi nhập xong thông tin chọn “lưu” rồi chọn “in” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập và in chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
- Thu tiền từ bán hàng:
Ví dụ 02: Ngày 31/12/2019 công ty cổ phần xây dựng và TM Thành Trang tiền mua xi măng. Số tiền 16.000.000 đồng. Ngƣời nộp tiền ông Trần Quốc Vƣơng nhân viên của công ty cổ phần và xây dựng Thành Trang. Kế toán lập phiếu thu.
Phiếu thu đƣợc lập thành 3 liên (1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ, 1 liên giao cho ngƣời nộp tiền, 1 liên lƣu ở nơi lập phiếu) bằng phần mềm, sau đó chuyển phiếu thu cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt mới đƣợc chuyển lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ nhận phiếu thu và thu tiền. Ngƣời nộp tiền - ông Trần Quốc Vƣơng- ký vào phiếu thu và nộp tiền. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ tiến hành ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên. Một liên phiếu thu (Phụ lục 07) đƣợc chuyển lại kế toán để lƣu trữ.
Kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cụ thể từng bƣớc nhập liệu đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm kế toán Asia Enterprise 12.1.3
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, ngân hàng, sau đó chọn phiếu thu Bƣớc 3: Lập phiếu thu tiền mặt
Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu + Ngày chứng từ: 31/12/2019
+ Ngày hạch toán: 31/12/2019 + Số chứng từ: 00260
+ Ngƣời nộp: Ông Trần Quốc Vƣơng. Địa chỉ: Công ty cổ phần xây dựng và TM Thành Trang
+ Lý do nộp: Nộp tiền mua xi măng + TK Nợ: 111101
+ TK Có: 1311011
Sau khi nhập xong thông tin, kế toán kiểm tra lại thông tin rồi “Lƣu” và “in” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Giao diện 2.2. Nhập liệu phiếu thu tiền mặt * Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt * Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt
Hầu hết các khoản nợ của công ty đều đƣợc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho các nhà cung cấp. Tuy nhiên có một số khoản chi nhƣ: xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, chi công tác phí, chi tiền cƣớc điện thoại, cƣớc viễn thông, trả lƣơng cho ngƣời lao động... kế toán sẽ viết phiếu chi.
- Chi tiền công tác phí+xăng xe
Ví dụ 03: Ngày 26/12/2019, chi tiền công tác phí+xăng xe, số tiền là 10.390.900 đồng cho ông Bùi Đăng Mẫn lái xe con phòng hành chính.
Căn cứ vào Phiếu nhập mua hàng (Phụ lục 08), Hoá đơn bán hàng (Phụ lục 09) và Cƣớc đƣờng bộ (Phụ lục 10), ông Bùi Đăng Mẫn lập Giấy xin thanh toán (Phụ lục 11) có chữ kí của phòng hành chính và giám đốc và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán lập Phiếu chi. Phiếu chi đƣợc lập thành 03 bản liên: Liên 1 giao cho thủ quỹ, 1 liên do kế toán giữ và 1 liên giao cho ngƣời nhận tiền. Sau khi lập, kế toán ký lên và chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ nhận phiếu chi và chi tiền. Ngƣời nhận tiền – ông Bùi Đăng Mẫn - ký vào phiếu chi và nhận tiền. Sau đó, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ. Một liên phiếu chi (Phụ lục 12) đƣợc chuyển lại kế toán để lƣu trữ.
Kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cụ thể: Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm kế toán Asia Enterprise 12.1.3
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, ngân hàng, sau đó chọn phiếu chi tiền mặt.
Bƣớc 3: Lập phiếu chi tiền mặt
Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu + Ngày chứng từ: 26/12/2019
+ Ngày hạch toán: 26/12/2019 + Số chứng từ: 00277
+ Ngƣời giao dịch: Bùi Đăng Mẫn. Địa chỉ: Phòng Tổ chức Hành chính + Lý do chi: Chi tiền công tác phí+xăng xe
+ TK Nợ: 6428015: 3.880.000 6428019: 525.000 3388101 : 5.985.900
+ TK Có: 111101
+ PS Nợ VNĐ: 10.390.900 đồng
Sau khi nhập xong thông tin chọn “lưu” rồi chọn “in” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập và in chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
- Chi tạm ứng:
Ví dụ 04: Ngày 31/12/2019, chi tiền tạm ứng cho nhân viên Vũ Anh Phƣơng đi công tác. Số tiền 60.600.000 đồng.
Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã đƣợc trƣởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt (Phụ lục 13), kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi (Phụ lục 14). Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã đƣợc duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ. Nhân viênVũ Anh Phƣơng ký phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và ngƣời nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
Kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cụ thể: Bƣớc 1:Đăng nhập phần mềm kế toán Asia Enterprise
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, ngân hàng, sau đó chọn phiếu chi tiền mặt.
Bƣớc 3: Lập phiếu chi tiền mặt
Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu + Ngày chứng từ: 31/12/2019
+ Ngày hạch toán: 31/12/2019 + Số chứng từ: 00279
+ Ngƣời giao dịch: Vũ Anh Phƣơng. Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán + Lý do chi: Chi tạm ứng
+ TK Nợ: 14101 + TK Có: 111101
+ PS Nợ VNĐ: 60.600.000 đồng
Sau khi nhập xong thông tin chọn “lưu” rồi chọn “in” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập và in chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Giao diện 2.4. Nhập liệu phiếu chi tiền mặt - Nộp tiền vào tài khoản: - Nộp tiền vào tài khoản:
Ví dụ 05: Ngày 31/12/2019, công ty tiến hành nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Số tiền: 940.000.000 đồng. Ngƣời nhận tiền – bà Phan Thị Hƣờng, sau khi nhận tiền, tiến hành đi nộp ngay vào tài khoản ngân hàng.
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phòng kế toán có lệnh từ giám đốc về việc nộp tiền vào tài khoản. Kế toán vốn bằng tiền tiến hành lập phiếu chi. Sau khi lập, kế toán ký lên và chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ nhận phiếu chi và chi tiền. Ngƣời nhận tiền - bà Phan Thị Hƣờng - ký vào phiếu chi và nhận tiền. Sau đó, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ. Một liên phiếu chi (Phụ lục 15) đƣợc chuyển lại kế toán để lƣu trữ. Sau đó bà Phan Thị Hƣờng đến ngân hàng nộp tiền nhận Giấy nộp tiền (Phụ lục 16) rồi chuyển cho phòng kế toán để lƣu trữ.
Kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cụ thể Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm kế toán Asia Enterprise 12.1.3
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, ngân hàng, sau đó chọn phiếu chi tiền mặt Bƣớc 3: Lập phiếu chi tiền mặt
Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu: + Ngày chứng từ: 31/12/2019
+ Ngày hạch toán: 31/12/2019 + Số chứng từ: 00280
+ Ngƣời giao dịch : Phan Thị Hƣờng. Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán + Lý do chi: Nộp tiền vào TK
+ TK Nợ: 1121020 + TK Có: 111101
+ PS Có VNĐ: 940.000.000
Sau khi nhập xong thông tin chọn “lưu” rồi chọn “in” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập và in chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Giao diện 2.5. Nhập liệu phiếu chi tiền mặt
Đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kế toán nhập vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan.
Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, in ấn các sổ chi tiết, sổ cái TK 111. Quy trình nhƣ sau:
Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào phần mềm kế toán Asia Enterprise 12.1.3 vào phân hệ Tổng hợp
Giao diện 2.6. Phân hệ Tổng Hợp
Bước 2: Chọn phần hành “Báo cáo nhật ký chung”=> chọn một trong các phần hành sau: phần hành “Sổ nhật ký thu tiền”, “Sổ nhật ký chi tiền”, “Sổ nhật ký chung”, “Sổ cái”, “Sổ chi tiết tài khoản 111”
Giao diện 2.8: Sổ nhật ký chi tiền
Giao diện 2.10: Sổ chi tiết tài khoản 111
Giao diện 2.11: Sổ Cái tài khoản 111
Bước 3: Bấm In để in các sổ
2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Công ty cổ phần Xi măng Phú Thọ mở rất nhiều ngân hàng nhƣ: Ngân hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam (Vietinbank) Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (BIDV)
Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn (Agribank). Tuy nhiên Công ty thƣờng xuyên giao dịch với ngân hàng Agribank. a. Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng
Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần xi măng Phú Thọ đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ
Ngân hàng Kế toán ngân hàng
(Tại doanh nghiệp)
Kế toán trƣởng (Tại doanh nghiệp)