Phong
2.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong Khánh Phong
2.2.1.1 Công tác quản lý công nợ đối với khách hàng
Tại công ty cổphần dầu khí Khánh Phong, công tác quản lý công nợ với khách hàng được thực hiện như sau:
a, Mở sổ sách theo dõi
Sổ sách theo dõi công nợ đối với khách hàng được phần mềm kế toán máy MISA SME NET mở khi khai báo khách hàng. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khách hàng nào thì phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật thông tin kinh tế phát sinh vào sổ sách tương ứng sau khi cập nhật chứng từ. Việc sử dụng phần mềm kế toán máy giúp công ty có nhiều thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu tính chính xác công nợ phát sinh thực tế tại một thời điểm giữa các sổ với nhau.
b, Phân loại các khoản phải thu
Phân loại các khoản phải thu được coi là một khâu rất quan trọng của công tác quản lý công nợ đối với khách hàng. Tại công ty các khoản nợ phải thu - phải trả khách hàng đã được theo dõi và quản lý chi tiết theo từng đối tượng nợ, giúp cho các nhà quản lý nắm chắc số còn phải thu - phải trả đầu kỳ, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm trong ký và số còn phải thu hay phải trả cuối kỳ của mỗi khách hàng, căn cứ vào đó công ty áp dụng chính sách thu nợ linh hoạt cho từng khách hàng.
52
Ngoài việc mở sổ sách theo dõi, công ty đã xây dựng riêng cho mình một chính sách tín dụng thương mại phục vụ cho hoạt động giao dịch mua bán trao đổi nhằm tăng doanh số đồng thời giúp việc quản lý công nợ có hiệu quả hơn:
- Quy định về đối tượng khách hàng được phép mua chịu: quy định này còn rất thông thoáng, mọi khách hàng đều có thể mua chịu. Khi khối lượng công việc hoàn thành bàn giao cho khách hàng thì khách hàng có thể thanh toán sau một thời gian nhất định theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Chính sách thu tiền: đối với những khoản nợ đến hạn, quá hạn công ty gửi yêu cầu thanh toán thông báo số tiền đến hạn hoặc quá hạn phải trả cho khách hàng, nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán, công ty cử nhân viên trực tiếp đến thu hồi nợ. Trường hợp khách hàng nợ dây dưa kéo dài, công ty tạm ngừng cấp hàng cho đến khi khách hàng trả hết nợ. Trong thời gian qua tại công ty cũng đã gặp một số khoản phải thu khó đòi tuy giá trị không lớn nhưng công ty cũng cần phải dùng các biện pháp thu hồi nợ một cách cứng rắn tránh làm giảm hiệu quả quản lý công nợ.
Như vậy, các nội dung quản lý công nợ đối với khách hàng ở trên có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và đều có tác dụng ở một khía cạnh nhất định giúp việc theo dõi và quản lý công nợ kịp thời và hiệu quả.
2.2.1.2 Công tác quản lý công nợ đối với nhà cung cấp
Tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong công nợ đối với nhà cung cấp chủ yếu là công nợ phải trả. Trường hợp công ty đặt trước tiền hàng có xảy ra nhưng với giá trị ít hơn công nợ phải trả, do đó công tác quản lý công nợ đối với nhà cung cấp chủ yếu tập trung vào công nợ phải trả.
Thông thường, đối với những nhà cung cấp mới trong những lần giao dịch đầu tiên, công ty sẽ phải thanh toán ngay, sau đó nếu xác định quan hệ lâu dài hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng kinh tế, trong đó thời hạn thanh toán
53
và phương thức thanh toán được quy định cụ thể, rõ ràng trong điều khoản của hợp đồng.
Do nhà cung cấp có quan hệ công nợ với công ty nhiều, trừ một số nhà cung cấp nhỏ lẻ ra, chủ yếu là những nhà cung cấp thường xuyên với khối lượng lớn, cho nên công tác quản lý có phần phức tạp.
a, Mở sổ sách theo dõi
Giống như hệ thống sổ theo dõi nợ phải thu khách hàng, hệ thống sổ theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp được phần mềm kế toán máy tự động mở và cập nhật thường xuyên đáp ứng được tính đầy đủ, kịp thời và chính xác của thông tin.
b, Phân loại công nợ phải trả nhà cung cấp
Thông qua hệ thống sổ sách, công nợ phải trả đã được phân loại theo đối tượng từng nhà cung cấp, việc này vừa giúp công ty tránh được tình trạng nhầm lẫn các nhà cung cấp với nhau vừa theo dõi được tình hình công nợ phải trả đầu kỳ, nợ phải trả tăng, giảm trong kỳ và số nợ phải trả cuối kỳ. Tuy nhiên, do công ty có lượng tiền mặt dự trữ không nhiều và chủ yếu trả nợ nhà cung cấp dựa trên số tiền thu nợ khách hàng nên nhiều khi công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán. Một ưu điểm lớn mà công ty thực hiện trong quá trình quản lý nợ phải trả là thường xuyên kiểm tra đối chiếu khoản nợ của mình đối với nhà cung cấp, chủ động thanh toán khi đến hạn vì vậy không xảy ra trường hợp không trả nợ được và rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán. Trong thời điểm khó khăn nhất, khi các khoản nợ đến hạn trả mà vẫn chưa trả được thì công ty tiến hành đàm phán với nhà cung cấp, xin gia hạn nợ và chấp nhận chịu chi phí quá hạn. Tuy nhiên, về lâu dài công ty cần phải xây dựng cho mình kế hoạch trả nợ cụ thể trong khả năng thanh toán của mình.
54
Tóm lại, công tác quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp tại công ty mới chỉ dừng lại ở mức độ theo dõi, kiểm tra. Ngoài ra vai trò của công tác phân loại nợ và lập kế hoạch trả nợ chưa thực sự được chú trọng. Từ đó dẫn đến tình trạng trả nợ một cách tự phát, không có tác dụng tốt đối với tình hình tài chính của công ty.