Nhà cung cấp là các tổ chức, cá nhân và các đơn vị kinh tế cung cấp vật tư, kỹ thuật, các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm của công ty, công ty phải có trách nhiệm thanh toán cho họ. Thông thường, chỉ những lần mua hàng đầu tiên hoặc công ty mua vào với số lượng nhỏ thì công ty mới thanh toán ngay, còn lại phần lớn là công ty mua hàng bằng cách chịu nợ.
Nhà cung cấp chủ yếu của Công ty Cổ phần dầu khí Khánh Phong là: Công ty TNHH một thành viên dầu khí Hải Linh Tây Bắc
Tùy theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong có hình thức thanh toán khác nhau như trả trước, thanh toán ngay, trả chậm…
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng mua bán
+ Hóa đơn giá trị gia tăng của người bán + Phiếu chi, ủy nhiệm chi
+ Phiếu thu của nhà cung cấp + Giấy báo nợ…
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
- Trường hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
55
- Trường hợp trả trước và trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ. Đối với các khoản phải trả người bán kế toán thanh toán của công ty mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp
2.2.2.3 Phương pháp hạch toán tại công ty
Nhà cung cấp của công ty tương đối nhiều nên kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phương thức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành nhập thông tin vào phần mềm kế toán máy. Máy tính sẽ tự động kết xuất ra những sổ sách có liên quan.
Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 11 năm 2016:
Ví dụ 01: Ngày 03/11/2016 mua Xăng Ron 92-II của công ty TNHH một thành viên dầu khí Hải Linh Tây Bắc, đơn giá 14 363,64 đ/lít, giá chưa thuế VAT 10%. Chưa thanh toán người bán.
Căn cứ theo hợp đồng kinh tế ( Phụ lục 01) hóa đơn GTGT số 0001527 (Phụ lục 02) của công ty TNHH một thành viên Hải Linh Tây Bắc, phiếu nhập kho số NK00149 ( Phụ lục 03), kế toán vào phân hệ “Mua hàng’’ chọn “Mua hàng” ấn nút “Thêm” trên thanh công cụ để nhập hóa đơn mua hàng. Máy tính hiện ra giao diện để nhập hóa đơn mua hàng.
Kế toán nhập thông tin vào giao diện như sau:
+ Đối tượng: chọn “CT-HLTB” phần mềm tự động cập nhật tên công ty và địa chỉ.
+ Diễn giải: Mua xăng Ron 92-II + Số chứng từ gốc kèm theo: 01
56
+ Ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ: Phần mềm tự động cập nhật. Nếu ngày giờ trên máy tính không chính xác thì kế toán sẽ phải tự nhập ngày chứng từ là ngày 03/11/2016 và ngày hạch toán là 03/01/2016.
+ Mã hàng: XANGRON92 + Số lượng: 12 530 lít + Đơn giá: 14 363,64 đ + Thành tiền: 197.974.505đ
57
Giao diện 03: nhập hóa đơn mua vào theo hóa đơn 0001527
Để xem giao diện phiếu nhập kho, vào phân hệ Kho -> Danh sách nhập kho -> Chọn Phiếu nhập kho số NK00149, mở và chọn In để xem:
58
Giao diện 04: phiếu nhập kho số NK00149
Khi nhập xong chọn "Cất" để lưu, phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang Sổ chi tiết tài khoản 331, Sổ cái tài khoản 331, Sổ nhật kí chung. Kế toán có thể in và xem khi cần thiết.
Ví dụ 02: ngày 09/11/2016 Công ty thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH một thành viên dầu khí Hải Linh Tây Bắc bằng tiền vay ngân hàng BIDV 200.000.000đồng
Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong lập Giấy đề nghị giải ngân kiêm hợp đồng tín dụng cụ thể (Phụ lục 04). Lập giấy Ủy nhiệm chi chi tiền thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH một thành viên dầu khí Hải Linh Tây Bắc. Căn cứ vào Ủy nhiệm chi số UNC00393 (Phụ lục 05) kế toán sẽ nhập liệu trên phần mềm như sau:
Từ Phân hệ tổng hợp-> Chứng từ nghiệp vụ khác, phần mềm sẽ hiện ra giao diện chứng từ nghiệp vụ khác. Thông tin nghiệp vụ:
59 + Ngày hạch toán: 09/11/2016 + Ngày chứng từ: 09/11/2016
+ Nội dung thanh toán: Vay NH TT tiền hàng Công ty TNHH Một thành viên Hải Linh Tây Bắc
+ Số chứng từ: UNC00393 + Định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 311
+ Số tiền: 200.000.000đồng
60
Giao diện 06: Nhập liệuchứng từ nghiệp vụ khác
Để xem Sổ chi tiết công nợ phải trả theo đối tượng, chọn Báo cáo ->
Mua hàng -> Sổ chi tiết công nợ phải trả của công ty TNHH Một thành viên Hải Linh Tây Bắc (Phụ lục 06), trên bảng tham số báo sáo chọn kỳ báo từ ngày 03/11/2016 đến 09/11/2016.
Để xem Sổ cái TK 331, chọn Báo cáo -> Tổng hợp -> Sổ cái (Phụ lục 07), trên bảng tham số báo sáo chọn kỳ báo cáo từ ngày 03/11/2015 đến 09/11/2016.
Để xem Sổ nhật kí chung, chọn Báo cáo -> Tổng hợp -> Sổ nhật kí chung (Phụ lục 08), chọn kỳ báo cáo từ ngày 03/11/2016 đến 09/11/2016, bấm Đồng ý để xem, phần mềm sẽ tự động cập nhật.