2.2.3.1 Tài khoản sử dụng
61
Tài khoản này mở chi tiết cho từng khách hàng để theo dõi
Cụ thể ở công ty có những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi được.
2.2.3.2 Chứng từ hạch toán
* Chứng từ
+ Hợp đồng kinh tế + Hóa đơn GTGT
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao + Phiếu thu
+ Giấy báo có của ngân hàng * Sổ sách kế toán
+ Sổ chi tiết TK 131 + Sổ Nhật ký chung + Sổ cái TK 131
+ Bảng cân đối chi tiết công nợ phải thu khách hàng
2.2.3.3 Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, phiếu thu… để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 131 mở chi tiết cho từng khách hàng, sổ cái tài khoản 131. Cuối kỳ, kế toán in những sổ cần thiết.
62
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng thường xuyên và không thường xuyên
Tất cả các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước tiền hay thu tiền đều được hạch toán qua TK 131
Ví dụ 03: Ngày 04/11/2016 Bán Xăng Ron 92 cho khách lẻ. Số lượng: 1 800 LÍT, đơn giá: 15 609,09đ chưa thuế suất, thuế GTGT 10%. Đã thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0002463 (Phụ lục 09), ký hiệu KP/16P đơn giá 15 609đ chưa thuế VAT 10%. Quy trình nhập số liệu vào phần mềm kế toán:
Kế toán vào phân hệ “Bán hàng” , “Bán hàng thu tiền ngay” phần mềm hiện ra giao diện nhập chứng từ.
Giao diện 07: Phân hệ bán hàng
Kế toán nhập thông tin vào giao diện như sau: + Ngày chứng từ: 04/11/2016
63 + Ngày hạch toán: 04/11/2016 + Khách hàng :
- Ký hiệu: K-BL - Tên: Khách bán lẻ
+ Diễn giải: Thu tiền bán hàng khách bán lẻ theo hóa đơn 0002463 + Hình thức thanh toán: Tiền mặt
+ Hóa đơn
- Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn đặt in - Ngày hóa đơn: 04/11/2016
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu hóa đơn: KP/14P
- Số hóa đơn: 0002463 + Mã hàng: chọn “Xăng 92” + Số lượng: 1 800 LÍT + Đơn giá: 15 609,09đ + Thành tiền: 28 096 362đ + Tiền thuế GTGT: 2 809 636đ
64
Giao diện 08: Nhập liệu chứng từ bán hàng theo hóa đơn gtgt số đơn 0002463
65
Giao diện 09: Phiếu xuất kho số XK00759
Ví dụ 04: Ngày 08/11/2016 Bán Dầu Diezel 0,05S cho Công ty cổ phần Thống Nhất. Số lượng: 1 355 lít, đơn giá 12.072,72đ/lít, chưa thuế suất thuế VAT 10%. Khánh hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng số 0002433 (Phụ lục 10), phiếu xuất kho số 00765 (Phụ lục 11), phiếu thu số 00669 (Phụ lục 12). Quy trình nhập số liệu vào phần mềm kế toán:
Kế toán vào phân hệ “Bán hàng” , “Bán hàng thu tiền ngay” phần mềm hiện ra giao diện nhập chứng từ.
Kế toán nhập thông tin vào giao diện như sau:
+ Ngày chứng từ: 08/11/2016, ngày hạch toán: 08/11/2016 + Khách hàng:
-Ký hiệu:Cty – TN
- Tên: Công ty cổ phần Thống Nhất
+ Diễn giải: Thu tiền bán hàng Công ty cổ phần Thống Nhất theo hóa đơn 0002433
+ Hóa đơn
- Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn đặt in - Ngày hóa đơn: 08/11/2016
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu hóa đơn: KP/14P
- Số hóa đơn: 0002433 + Mã hàng: chọn “Diezel 0.05S” + Số lượng: 1355LÍT + Đơn giá: 12.072,73đ + Thành tiền: 16 358 545đ + Tiền thuế GTGT: 1 635 855đ
66 + Tổng tiền thanh toán: 17 994 400đ.
67
Giao diện 11: Phiếu xuất kho số 00765
Giao diện 12: Phiếu thu số PT 00669
Ví dụ 05: Ngày 04/11/2016 Bán Xăng RON 92 cho Trung tâm ứng dụng khoa học Công nghệ Công An Vĩnh Phúc, số lượng: 10.780 lít. Đơn giá:
14.150đ/lít giá chưa thuế suất, thuế GTGT 10%. Khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng số 0002465(Phụ lục 13). Quy trình nhập số liệu vào phần mềm kế toán:
Kế toán vào phân hệ “Bán hàng” , “Bán hàngchƣa thu tiền” phần mềm hiện ra giao diện nhập chứng từ.
Kế toán nhập thông tin vào giao diện như sau: + Ngày chứng từ: 04/01/2016
+ Ngày hạch toán: 04/01/2016 + Khách hàng
68 - Ký hiệu: CAVP
- Tên: Trung tâm ứng dụng khoa học Công nghệ Công An Vĩnh Phúc. + Diễn giải: Bán hàng cho Trung tâm ứng dụng khoa học Công nghệ Công An Vĩnh Phúc theo hóa đơn số 0002465
+ Hóa đơn
- Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn đặt in - Ngày hóa đơn: 04/11/2016
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu hóa đơn: KP/14P
- Số hóa đơn: 0002465 + Mã hàng: chọn “Xăng 92” + Số lượng: 10 786 LÍT + Đơn giá: 14 150đ/lít + Thành tiền: 152 621 900đ + Tiền thuế GTGT: 15 262 190đ
69
70
Giao diện 14: Phiếu xuất kho số 00760
Ví dụ 06: Ngày 07/11/2016 Trung tâm ứng dụng khoa học công nghệ Công An Vĩnh Phúc thanh toán: 74 000 000đ tiền hàng cho Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam – chi nhánh Phú Thọ (Phụ lục 14) kế toán vào phân hệ “Ngân hàng”
,chọn “Nộp tiền vào tài khoản”
Giao diện 15: Phân hệ ngân hàng
Trên giao diện Nộp tiền vào tài khoản kế toán tiến hành nhập thông tin như sau:
+ Ngày chứng từ:07/11/2016, ngày hạch toán: 07/11/2016
+ Đối tượng: Chọn “CAVP” phần mềm tự động cập nhật tên công ty, địa chỉ.
+ Nộp vào tài khoản số: 42310000140306 tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Thọ
71 + TK Có: Chọn TK 131
+ Số tiền: 74 000 000 đ
72
Giao diện 17: Giấy báo có
Để xem Sổ công nợ phải trả theo đối tượng, chọn Báo cáo -> Bán hàng
-> Sổ tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng(Phụ lục 15) từ ngày 04/11/2016 đến 08/11/2016.
Để xem Sổ cái TK 131, chọn Báo cáo -> Tổng hợp -> Sổ cái (Phụ lục 16), trên bảng tham số báo sáo chọn kỳ báo cáo từ ngày 11/09/2015 đến 16/09/2015. Sau đó tích chọn mã TK 131, bấm Đồng ý để xem,phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Để xem Sổ nhật kí chung, chọn Báo cáo -> Tổng hợp -> Sổ nhật kí chung (Phụ lục 17), chọn kỳ báo cáo từ ngày 11/09/2015 đến 16/09/2015, bấm Đồng ý để xem, phần mềm sẽ tự động cập nhật.