CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2 Thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Ngân hàngTMCP Công thương
3.2.2 Tổ chức thực hiện
3.2.2.1 Phân tích, thiết kế công việc
Tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh, công tác phân tích, thiết kế công việc do trưởng các phòng ban phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện. Quy trình cụ thể được mô tả qua bảng 3.
Bảng 3.4: Quy trình phân tích công việc của ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh
Các
bƣớc Ngƣời thực hiện Nội dung công việc
Bước 1
Trưởng phòng/ trưởng bộ phận
Xây dựng nội dung công việc của chức danh cần phân tích trong phòng/ bộ phận
Bước 2
Trưởng phòng & Nhân viên
1. Trưởng phòng tổ chức cuộc họp nhằm trực tiếp thảo luận với nhân viên về nội dung công việc đã được xây dựng
2.Nhân viên đưa ra góp ý, đề xuất và điều chỉnh lại nội dung công việc
Bước 3
Trưởng phòng/ trưởng bộ phận
Hoàn thiện bản mô tả nội dung công việc cho từng chức danh của các nhân viên trong phòng và gửi về phòng tổ chức hành chính
Bước 4
Trưởng phòng tổ chức hành chính & nhân viên của phòng
Nghiên cứu và thẩm định bản mô tả công việc
Bước 5
Trưởng phòng tổ chức hành chính & nhân viên của phòng
Thu thập thông tin, khảo sát lại bản mô tả công việc
Bước 6
Trưởng phòng tổ chức hành chính & nhân viên
Phân tích hoàn thiện bản mô tả công việc và phê duyệt
Công tác phân tích, thiết kế công việc tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh bao gồm 6 bước. Trước hết, trường các phòng ban tiến hành xây dựng nội dung công việc của chức danh cần phân tích trong phòng/ bộ phận mình quản lý. Sau khi đã xác định được nội dung công việc của từng chức danh, Trưởng phòng tổ chức cuộc họp, thảo luận với nhân viên về nội dung công việc đã được xây dựng. Nhân viên đưa ra góp ý, đề xuất và điều chỉnh lại nội dung công việc cho phù hợp với đặc thù công việc của phòng ban và điều kiện thực tiễn tại Chi nhánh. Sau khi đã tổng hợp các góp ý, đề xuất, trưởng các bộ phận hoàn thiện bản mô tả nội dung công việc cho từng chức danh của các nhân viên trong phòng và gửi về phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính tiến hành nghiên cứu và thẩm định bản mô tả công việc, phân tích, thu thập thông tin, khảo sát, phê duyệt và đưa ra bản mô tả cuối cùng trước khi gửi về các phòng ban thực hiện.
Nhận thấy, quy trình phân tích, thiết kế công tác tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh được sắp xếp khá hợp lý. Quá trình thực hiện đã có sự tham khảo, xem
cao. Tạo thuận lợi cho phòng tổ chức hành chính đánh giá và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Bảng 3.5: Khảo sát về hoạt động phân tích công việc
Hoạt động Nội dung câu hỏi Mức điểm TB
1 2 3 4 5
Phân tích công việc
Công tác thiết kế công việc được đề cập đến đầy đủ các nội dung
13 17 17 56 49
3,73 Nguồn thông tin thu thập để
phân tích công việc là đầy đủ chính xác
56 38 21 19 18
2,38 Cán bộ thực hiện phân tích
công việc có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ và am hiểu về công việc phân tích
15 18 19 34 66
3,78
Bản mô tả công việc được đề xuất là linh hoạt và phù hợp thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh
11 15 18 56 52
3,81
Kết quả khảo sát cho thấy, công tác thiết kế, phân tích công việc tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh khá đầy đủ, đề cập đến toàn bộ nội dung công việc tại một vị trí làm việc tại Chi nhánh. Cán bộ đảm nhận thực hiện phân tích công việc đều là cán bộ quản lý, trưởng các phòng ban tại Chi nhánh nên những cán bộ này có đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ và am hiểu về công việc phân tích. Nhờ
vậy, nội dung khảo sát Cán bộ thực hiện phân tích công việc có đầy đủ chuyên môn
nghiệp vụ và am hiểu về công việc phân tíchđược đánh giá cao với 3,78 điểm. Bên
cạnh đó, kết quả đánh giá cũng cho thấy, các bản mô tả công việc đề xuất là linh hoạt, phù hợp với thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, nội dung khảo sát đạt 3,81 điểm. Tuy nhiên, do chỉ thu thập thông tin qua các báo cáo nội bộ tại Chi nhánh, qua mô tả hoạt động của từng phòng ban nên kết quả phân tích
công việc đôi khi không phù hợp với năng lực của cán bộ đảm nhận. Và nội dung
khảo sát Nguồn thông tin thu thập để phân tích công việc là đầy đủ chính xácchỉ đạt
2,38 điểm.
3.2.2.2 Hoạt động tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là một trong những nội dung quan trọng quyết định khả năng mở rộng kinh doanh, phát triển mạng lưới của NHTM nói chung và Ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh nói riêng. Cán bộ được tuyển dụng có chất lượng cao sẽ tạo điều kiện thuận lợi để chi nhánh nâng cao năng lực hoạt động cho đội ngũ nhân viên ngân hàng, tạo ra động lực cho cán bộ phấn đấu tự hoàn thiện bản thân về trình độ, chuyên môn để phù hợp với vị trí được bổ nhiệm. Đề cập đến công tác tuyển dụng nhân lực là nói đến cách thức, phương pháp để lựa chọn nhân lực đảm bảo đúng người, đúng việc phát huy năng lực và sở trường của từng cá nhân để đạt kết quả cao trong nhiệm vụ được giao. Hiện tại, công tác tuyển dụng tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh được tiến hành qua các bước sau:
Hình 3.2: Quy trình tuyển dụng nhân lực của ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh
(Nguồn: Ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh) Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Ra quyết định tuyển dụng
Bố trí nhân viên Nhận hồ sơ tuyển dụng
Các bước trong công tác tuyển dụng nhân lực tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh bao gồm: Chuẩn bị tuyển dụng; Thông báo tuyển dụng; Nhận hồ sơ tuyển dụng; Niêm yết thông tin tuyển dụng; Ra quyết định tuyển dụng; Và bố trí nhân viên. Hoạt động tuyển dụng tại Chi nhánh diễn ra tương đối thường xuyên (hàng tháng). Tuy nhiên, vẫn áp dụng hình thức tuyển dụng theo đợt thay vì tuyển dụng liên tục. Chi nhánh đã chuẩn hoá được hệ thống bản mô tả công việc với tất cả các vị trí chức danh. Đảm bảo cung cấp tốt các tiêu chuẩn cho công tác tuyển dụng. Thông tin tuyển dụng đã được đăng tải trên các kênh trực tuyến (đa phần là không mất phí) và có thông báo nội bộ qua hòm thư điện tử cá nhân (để tìm kiếm ứng viên từ nguồn bạn bè, người thân của nhân viên). Ứng viên cũng được khuyến khích gửi hồ sơ trực tuyến. Quá trình sàng lọc ứng viên bao gồm 3 bước chính: phân loại hồ sơ, trắc nghiệm trên máy và phỏng vấn (gồm phỏng vấn của cán bộ tuyển dụng và phỏng vấn của quản lý trực tiếp). Thông thường thời gian thực hiện xong một quy trình tuyển dụng tại Chi nhánh mất khoảng 10 – 15 ngày (không bao gồm thời gian đăng thông báo và tiếp nhận hồ sơ). Tuyển dụng với nhân viên giữa các phòng ban khác nhau không có sự khác biệt đều tuân thủ quy trình chung và căn cứ trên bản mô tả công việc tại từng bộ phận. Nhìn chung, công tác tuyển dụng tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh mang nhiều nét hiện đại của việc ứng dụng công nghệ trong mọi khâu của hoạt động; góp phần rút ngắn thời gian, khoảng cách và tiết giảm được chi phí. Việc tuyển dụng đã thể hiện được sự minh bạch, tính tin cậy và khách quan cao. Công tác quản lý nhân lực tại Vietinbank nhờ đó, đang vận hành tương đối hiệu quả với số lượng lao động thực tế tuyển dụng tại Chi nhánh được thể hiện qua bảng 3.
Bảng 3.6: Số lao động thực tế tại Chi nhánh hàng năm Đơn vị: Người Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch 2017/2016 Chênh lệch 2018/2017 Số lƣợng Tỷ lệ lƣợng Số Tỷ lệ Tuyển mới 12 38 29 26 216,7 -9 -23,7 Nghỉ việc 5 8 19 3 60,0 11 137,5 Lao động thực tế 122 152 162 30 24,6 10 6,6 3.1 Ban giám đốc 4 4 4 0 0,0 0 0,0 3.2 Phòng tổ chức HC 10 12 12 2 20,0 0 0,0 3.3 Phòng khách hàng doanh nghiệp 14 20 20 6 42,9 0 0,0 3.4 Phòng bán lẻ 13 18 21 5 38,5 3 16,7 3.5 Phòng kế toán 15 16 15 1 6,7 -1 -6,3 3.6 Phòng khách hàng
doanh nghiệp FDI 5 9 11 4 80,0 2 22,2
3.7 Phòng tổng hợp 5 8 5 3 60,0 -3 -37,5
3.8 Phòng tiền tệ kho quỹ 6 8 5 2 33,3 -3 -37,5
3.9 Các phòng giao dịch 46 52 63 6 13,0 11 21,2
3.10 Phòng hỗ trợ TD 4 5 6 1 25,0 1 20,0
Nguồn: Ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh
Về số lương nhân lực tuyển dụng: Hàng năm, số lượng nhân lực được tuyển dụng tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh liên tục thay đổi để phù hợp với kế hoạch kinh doanh từng thời kỳ và bù đắp số nhân viên nghỉ việc của Chi nhánh. Năm 2016, Chi nhánh tuyển mới 12 nhân sự, năm 2017 kết quả tuyển dụng tại Chi nhánh là 38 nhân sự, tăng 216,7% so với năm 2016, sang năm 2018, số nhân lực được tuyển mới là 29 nhân sự, giảm 23,7% so với năm 2017. Sau khi được tuyển dụng, nhân lực được bố trí, sắp xếp vào từng phòng ban theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận và nhân lực thực tế của Chi nhánh không ngừng gia tăng, đạt 162 lao động năm 2018, tăng 6,6% so với năm 2017.
Về chất lượng nhân lực tuyển dụng: Đội ngũ nhân lực được tuyển dụng tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh phần lớntốt nghiệp đại học hệ chính quy với
chuyên ngành tài chính ngân hàng. Đối với một số vị trí cán bộ phục vụ, Chi nhánh tuyển cán bộ có bằng cao đẳng. Mặc dù, nguồn nhân lực đào tạo hiện nay khá phong phú, sinh viên tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngân hàng khá nhiều song chất lượng không đảm bảo vì vậy công tác tuyển dụng của Chi nhánh đôi khi gặp nhiều khó khăn. Thực tế Vietinbank chi nhánh Quang Minh không có nhu cầu đại trà và chủ yếu chú trọng tuyển dụng đối với nhân lực có trình độ và kinh nghiệm. Song chi nhánh lại gặp khó khăn khi tuyển dụng những đối tượng này do chính sách ưu đãi lớn từ đối thủ. Vì vậy, tồn tại thực trạng nhân lực sau khi tuyển dụng tại Vietinbank Quang Minh không thực sự phù hợp với vị trí và yêu cầu công việc. Nhiều cán bộ nữ hay cán bộ trẻ phụ trách nghiệp vụ thẩm định dự án hay đánh giá tài sản thế chấp phải đi lại nhiều và gặp nhiều khó khăn trong công tác thẩm định và dễ gặp rủi ro. Từ đây cho thấy còn nhiều hạn chế trong việc tuyển dụng nhân lực mới, đây là thiếu sót rất lớn thuộc về công tác kế hoạch hóa nhân lực ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý nhân lực tại Chi nhánh trong thời gian qua.
Bảng 3.7: Tỷ lệ lao động nghỉ việc sau tuyển dụng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng hồ sơ nhận được 30 58 45
Số lượng hồ sơ bị loại 18 20 16
Số lượng ứng viên được tuyển dụng vào Chi
nhánh 12 38 29
Chi phí tuyển dụng qua các năm (triệu đồng) 80 90 90
Tỷ lệ nghỉ việc sau tuyển dụng/ tổng số lao động nghỉ việc
Dưới 6 tháng 10,00% 11,80% 15,70%
Từ 6 -12 tháng 30,00% 26,00% 23,80%
Trên 12 tháng 60,00% 62,20% 60,50%
Nguồn: Ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh
Với uy tín đã được khẳng định trên thị trường nên hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh luôn nhận được sự quan tâm của đông đảo ứng viên, số lượng hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí làm việc tại Chi nhánh
khá lớn, tạo điều kiện thuận lợi để Chi nhánh lựa chọn những ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc của Chi nhánh. Tuy nhiên,sau một thời gian làm việc, tỷ lệ nhân lực nghỉ việc của Chi nhánh khá lớn, năm 2016 là 5 lao động; năm 2017 chi nhánh có 8 nhân viên nghỉ việc và năm 2018 có 19 nhân viên nghỉ việc, chủ yếu nghỉ việc sau 1 năm công tác. Nguyên nhân chính củatình trạng nghỉ việc tại Chi nhánh là do chế độ lương thưởng thấp và có nhiều ngân hàng thương mại hoạt động trên địa bàn với chế độ đãi ngộ tốt. Hiện tượng nhân lực nghỉ việc tại Vietinbank chi nhánh Quang Minh tồn tại phổ biến thể hiện Chi nhánh chưa làm tốt công tác đãi ngộ, giữ chân nhân viên, từ đây tác động rất lớn đến tâm lý của nhóm cán bộ nhân viên hiện đang công tác trong ngân hàng, gây lãng phí chi phí tuyển dụng và chi phí đào tạo nhân viên mới, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
Bảng 3.8: Kết quả khảo sát cán bộ và nhân viên về công tác tuyển dụng
Hoạt động Nội dung câu hỏi Mức điểm TB
1 2 3 4 5
Công tác tuyển dụng
Thông tin tuyển dụng của Chi nhánh được công bố rộng rãi bằng nhiều kênh thông tin
12 15 24 45 56
3,78 Công tác tuyển dụng nhân lực
hiện nay tại ngân hàng được thực hiện một cách nghiêm túc 9 21 31 36 55 3,70 Trình tự thi tuyển và phỏng vấn được sắp xếp hợp lý, đảm bảo tính nghiêm khắc, công bằng trong hoạt động tuyển dụng
51 39 31 16 15
2,38
Chuyên môn của Anh/Chị là phù hợp với ví trí công việc hiện tại
13 18 23 42 56
Kết quả khảo sát cho thấy, trong công tác tuyển dụng nhân lực, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Quang Minh đã đạt được nhiều thành công song vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục, cụ thể những thành công, mặt đạt được như sau: Công tác tuyển dụng nhân lực tại Chi nhánh được đánh giá tốt, thực hiện nghiêm túc khi mọi thông tin về tuyển dụng, về trúng tuyển được thông báo công khai trên nhiều kênh trực tuyến, website của ngân hàng cũng như bảng tin nội bộ tại Chi nhánh, trình độ cán bộ sau tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu công việc và vị trí công việc tại từng bộ phận, phòng ban chuyên môn.
Tuy nhiên, trong công tác tuyển dụng, việc tuyển chọn nhân sự đảm bảo phù hợp về tiêu chuẩn của chức danh công tác nhằm tạo tiền đề nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực vẫn chưa được Chi nhánh coi trọng vấn đề thi tuyển, xét tuyển toàn diện mọi kỹ năng của người dự tuyển, trình tự thi tuyển chưa logic, khoa học, công tác thi tuyển chưa được đánh giá công bằng. Cụ thể, yếu tố này chỉ được đánh giá ở mức trung bình là 2,38 điểm, nội dung khảo sát “Trình tự thi tuyển và phỏng vấn được sắp xếp hợp lý, đảm bảo tính nghiêm khắc, công bằng trong hoạt động tuyển dụng” có đến 51/152 cán bộ đánh giá mức 1 (rất kém); 39/152 cán bộ đánh giá mức 2(mức kém); tỷ lệ cán bộ đánh giá tốt và rất tốt (mức 4 và 5 điểm) rất thấp. Nội dung được đánh giá không cao là do theo phản hồi của nhân sự tại Chi nhánh, hiện tại nhân lực làm công tác tuyển dụng còn mỏng nên mỗi đợt tuyển dụng, Chi nhánh không thực hiện được liên tục mà phải bố trị thành nhiều đợt tuyển dụng, nhiều vòng thi tuyển. Điều này gây bất lợi cho cá nhân ứng tuyển khi phải đi lại nhiều lần, từ đó đối tượng phỏng vấn không đánh giá cao tính hợp lý của công tác tuyển dụng tại Chi nhánh và nội dung chỉ đat số điểm thấp.
3.2.2.3 Hoạt động đào tạo nhân lực
Thứ nhất, quy trình đào tạo nhân lực tại ngân hàng Vietinbank chi nhánh Quang Minh
Hiện nay, Vietinbank chi nhánh Quang Minh chưa xây dựng các chương trình đào tạo riêng. Các hoạt động đào tạo của Chi nhánh được tổ chức tập trung với các chi nhánh khác trong hệ thống và tổ chức theo sự bố trí của Hội sở tại Hà Nội
hoặc thành phố Hồ Chí Minh hoặc các địa điểm đi thuê. Ngoài một số lượng nhỏ giảng viên được mời bên ngoài, công tác đào tạo chủ yếu sử dụng các giảng viên bán chuyên trách nội bộ. Đội ngũ này được lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ trên cơ sở đánh giá cao năng lực và kinh nghiệm chuyên môn. Quy trình đào tạo được