1.2 Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực trong trong tổ chức công
1.2.3. Nội dung quản lý nhân lực trong tổ chức công
Quản lý kinh tế trong đó quản lý nhân lực của tổ chức công là một phạm trù hẹp hơn nhƣng căn bản vẫn bao gồm 3 nội dung là: Lập kế hoạch quản lý; tổ chức thực hiện quản lý và kiểm tra giám sát. Ba nội dung căn bản của hoạt động quản lý đƣợc cụ thể hóa thành quy trình 6 nội dung trong công tác quản lý nhân lực là: xác định nhu cầu và hoạch định nhân lực, tuyển dụng nhân lực, sử dụng nhân lực, đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân lực, đánh giá nhân lực, đãi ngộ khen thƣởng và kỷ luật.
1.2.3.1. Xác định nhu cầu và hoạch định nhân lực
Xác định nhu cầu nhân lực là khâu đầu tiên trong quản lý nhân lực hành chính nhà nƣớc. Xác định nhu cầu nhân lực là quá trình phân tích, đánh giá hiện trạng nhân lực bao gồm số lƣợng và chất lƣợng nhân lực hiện tại để xác định đƣợc nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai đáp ứng yêu cầu công việc. Nhu cầu nhân lực cần phải chi tiết và cụ thể theo từng loại công việc, từng đơn vị. Trên cơ sở xác định nhu cầu nhân lực về số lƣợng, độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn ...vv. Lãnh đạo đơn vị tiến hành hoạch định nhân lực cho tổ chức mình.
Xác định nhu cầu nhân lực rất cần thiết nó tác động tới các công tác khác của quản lý nhân lực, đặc biệt là đối với công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực.
Đối với công tác tuyển dụng
Nhu cầu nhân lực đƣợc xác định rõ ràng và cụ thể sẽ giúp đƣa ra đƣợc các yêu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng của nhân lực cần tuyển dụng để từ đó chọn lọc đƣợc đúng đối tƣợng phù hợp bổ sung cho các vị trí thiếu ngƣời làm. Nhu cầu nhân lực không rõ ràng sẽ gây khó khăn cho công tác tuyển dụng và lựa chọn nhân lực đầu vào.
Đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng
Xác định nhu cầu nhân lực giúp tổ chức nhìn nhận lại đội ngũ nhân lực của mình, hiểu rõ đƣợc hiện trạng số lƣợng và chất lƣợng nhân lực hiện có và mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, nhiệm vụ của họ, để từ đó xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ của nhân viên cho phù hợp, cũng nhƣ tiết kiệm chi phí đào tạo, bồi dƣỡng. Nhu cầu nhân lực không đúng thực tế sẽ khiến cho cho công tác đào tạo kém hiệu quả, gây lãng phí cả về thời gian, kinh phí và công sức.
Khi xác định nhu cầu nhân lực, các cơ quan hành chính nhà nƣớc phải dựa vào những căn cứ sau:
Thứ nhất, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị: nhu cầu nhân lực phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cơ quan có chức năng, nhiệm vụ càng nặng nề sẽ yêu cầu càng nhiều nhân lực và đòi hỏi nhân lực có trình độ càng cao để hoàn thành công việc.
Thứ hai, kinh phí hoạt động của cơ quan do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền duyệt hàng năm: Các cơ quan hành chính nhà nƣớc hoạt động thƣờng xuyên dựa vào nguồn kinh phí đƣợc cấp từ ngân sách nhà nƣớc ở mức độ nhất định, do đó khi xác định nhu cầu nhân lực cũng phải lƣu ý tới vấn đề này.
Thứ ba, định mức biên chế do cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành: Các cơ quan hành chính nhà nƣớc không đƣợc tự quyết định số lƣợng biên chế mà con số này do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, do đó số lƣợng nhân lực của các cơ quan này không đƣợc vƣợt quá định mức biên chế đƣợc giao.
Thứ tư, số lƣợng, chất lƣợng nhân lực hiện có và kết quả dự báo nhân lực trong tƣơng lai. Xác định nhu cầu nhân lực còn phải căn cứ vào hiện trạng về số lƣợng, chất lƣợng nhân lực của cơ quan và kết quả dự báo nhân lực trong tƣơng lai nhằm xác định số lƣợng và chất lƣợng nhân lực còn thiếu để từ đó tiến hành các biện pháp cần thiết để bổ sung.
1.2.3.2. Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút các đối tƣợng tham gia dự tuyển để chọn lọc những ngƣời phù hợp đáp ứng nhu cầu nhân lực của một tổ chức.
Tuyển dụng nhân lực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, đƣợc thể hiện trên một số phƣơng diện chủ yếu sau:
Thứ nhất, tuyển dụng hiệu quả giúp lựa chọn đƣợc những ngƣời giỏi trong số những ngƣời đƣợc cho là có đủ năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức để làm việc trong các đơn vị, bổ sung nhân lực còn thiếu phù hợp với yêu cầu công việc của cơ quan.
Thứ hai, tuyển dụng hiệu quả giúp cơ quan, đơn vị giảm bớt gánh nặng chi phí thƣờng xuyên, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nƣớc. Chất lƣợng nhân lực đầu vào cao sẽ giảm bớt chi phí cho hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực.
Thứ ba, tuyển dụng hiệu quả góp phần giúp cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt công tác, nhiệm vụ đƣợc giao. Cơ quan, đơn vị muốn hoàn thành nhiệm vụ thì cần phải có đủ nhân lực về số lƣợng và đảm bảo về chất lƣợng. Do đó nếu tuyển dụng đƣợc những ngƣời có năng lực, trình độ sẽ bảo đảm các công việc, vị trí còn thiếu ngƣời làm đƣợc bổ sung đầy đủ giúp hoàn thành công việc chung của cơ quan.
Tuyển dụng nhân lực cần tuân theo các nguyên tắc chủ yếu sau:
Thứ nhất, bảo đảm công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật: các thông tin về tuyển dụng cần rõ ràng, dễ hiểu và đƣợc công bố rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để tạo điều kiện cho mọi đối tƣợng đủ điều kiện đều có cơ hội tham gia thi tuyển.
Thứ hai, bảo đảm tính cạnh tranh: Quy trình tuyển dụng cần đƣợc thực hiện nghiêm túc theo đúng các qui định để bảo đảm sự công bằng giữa các thí sinh, giúp các thí sinh thể hiện đƣợc năng lực thực sự của mình, từ đó lựa chọn đƣợc những ngƣời có khả năng tốt nhất.
Thứ ba, tuyển dụng đúng ngƣời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và vị trí việc làm: Mục tiêu của công tác này là chọn đƣợc những ngƣời thực sự có năng lực, trình độ và đạo đức để bổ sung nhân lực vào các vị trí làm việc còn thiếu, do đó cần phải chọn đúng ngƣời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, tránh tình trạng chọn sai ngƣời sẽ gây ảnh hƣởng tới công tác chung của cơ quan.
Hiện nay, các cơ quan hành chính nhà nƣớc thƣờng áp dụng phƣơng thức thi tuyển để tuyển dụng nhân lực. Trong thi tuyển thƣờng áp dụng ba hình thức thi viết, thi vấn đáp và thi trắc nghiệm, trong đó mỗi hình thức thi
đều có ƣu điểm và hạn chế. Mỗi cơ quan sẽ lựa chọn hình thức thi tuyển phù hợp với tình hình cụ thể của mình, đồng thời cũng có thể kết hợp cả ba hình thức thi để đảm bảo đánh giá toàn diện các thi sinh tham dự.
1.2.3.3. Sử dụng nhân lực
Sử dụng nhân lực là quá trình bố trí nhân lực vào làm trong các vị trí khác nhau trong cơ quan, đơn vị. Đây là nội dung trọng tâm của công tác quản lý nhân lực vì xác định nhu cầu và tuyển dụng nhân lực là cơ sở cần thiết để hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, còn sử dụng nhân lực có hiệu quả là yếu tố quyết định chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Vì vậy, trong sử dụng nhân lực, các cơ quan hành chính nhà nƣớc cần tuân theo các nguyên tắc chủ yếu sau:
- Một là, đảm bảo thống nhất với các quy định về sử dụng nhân lực của cơ quan có thẩm quyền quản lý.
- Hai là, đảm bảo phù hợp với thực trạng nhân lực và yêu cầu công việc của cơ quan. Sử dụng nhân lực hợp lý quyết định hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, do đó cần phải bố trí đúng ngƣời đúng việc để tạo điệu kiện thuận lợi và khuyến khích nhân lực hăng say, nhiệt tình và phát huy tốt nhất các khả năng của họ trong công việc.
- Ba là, đảm bảo sự ổn định về nhân lực trong các đơn vị. Trong quá trình sử dụng nhân lực, cơ quan hành chính nhà nƣớc cần tránh sự xáo trộn về nhân lực chung của toàn bộ cơ quan, cần phải cân nhắc, xem xét kỹ lƣỡng trƣớc khi ra quyết định bố trí công việc để bảo đảm hoàn thành tốt các nhiệm vụ, mục tiêu chung của tổ chức.
Sử dụng nhân lực bao gồm một số nội dung chính dƣới đây:
- Bố trí, phân công công tác là việc sắp xếp những ngƣời đƣợc tuyển dụng vào các vị trí phù hợp. Nội dung này có ý nghĩa quan trọng vì nếu bố trí đúng ngƣời đúng việc tạo điều kiện cho cán bộ phát huy đƣợc các năng lực,
kiến thức của bản thân, khuyến khích ngƣời lao động hăng say công tác, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan và ngƣợc lại.
- Nâng ngạch là sự thay đổi về công việc, trình độ chuyên môn.
Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức.
Tiêu chuẩn và điều kiện thi nâng ngạch đƣợc quy định cụ thể bởi cơ quan quản lý cấp trên có thẩm quyền.
- Luân chuyển là việc cơ quan cử hoặc bổ nhiệm cán bộ, lãnh đạo giữ một chức danh lãnh đạo, quản lý khác trong một thời hạn nhất định để tiếp tục đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng và rèn luyện theo yêu cầu nhiệm vụ.
Mục đích của luân chuyển là nhằm bổ sung tăng cƣờng nhân lực cho các cơ quan, đơn vị để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Việc luân chuyển cần căn cứ vào khả năng thực sự của ngƣời đƣợc luân chuyển cũng nhƣ nhu cầu của bên nhận cán bộ để tránh trƣờng hợp luân chuyển không đúng ngƣời, đúng vị trí, làm ảnh hƣởng tới công tác của đơn vị nhận ngƣời.
- Biệt phái là việc cán bộ của cơ quan, tổ chức, đơn vị này đƣợc cử tới làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ.
Biệt phái thực chất là một cách thức để để bố trí lại lực lƣợng nhân lực của cả hệ thống cơ quan hành chính nhà nƣớc. Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, công vụ, cơ quan có thẩm quyền quản lý nhân lực biệt phái đến làm việc có thời hạn ở một cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.
1.2.3.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực
Mục tiêu chính của đào tạo và bồi dƣỡng nhân lực là nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và nhận thức của ngƣời lao động, giúp họ hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn nghiệp vụ của mình, thích ứng đƣợc với sự thay đổi nhu cầu công việc, qua đó giúp tổ chức sử dụng có hiệu quả nhân lực hiện tại để hoàn thành tốt các công việc, nhiệm vụ đƣợc giao.
Đào tạo và bồi dƣỡng nhân lực là cần thiết và thể hiện ở một số khía cạnh sau:
- Một là, đào tạo và bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc: Yêu cầu công việc ngày càng nâng cao nên các cơ quan cần phải đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực để bổ sung, cập nhật những kiến thức mới về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, phƣơng pháp làm việc tiên tiến cho ngƣời lao động để áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất lao động.
- Hai là, đào tạo và bồi dưỡng nhân lực để đáp ứng nhu cầu học tập và phát triển của nhân lực. Một trong những điểm quan trọng thu hút nhân lực vào làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc là đƣợc học tập và phát triển. Phần lớn những ngƣời khi tham gia thi tuyển vào làm việc trong các cơ quan nhà nƣớc đều mong muốn đƣợc học tập để nâng cao trình độ, khả năng của mình, cập nhật đƣợc các kiến thức mới phù hợp với yêu cầu phát triển của công việc. Khi mong muốn của họ đƣợc đáp ứng , ngƣời lao động sẽ hăng say, nhiệt tình hơn với công việc và góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Có nhiều hình thức đào tạo và bồi dƣỡng nhân lực khác nhau, mỗi hình thức đào tạo có những ƣu điểm và nhƣợc điểm khác nhau, do đó mỗi cơ quan, đơn vị hay tổ chức có thể sử dụng một phƣơng pháp đào tạo và cũng có thể áp dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp đào tạo tùy thuộc vào mục tiêu, kế hoạch phát triển, điều kiện tài chính ... của tổ chức. Trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc thƣờng thực hiện các hình thức đào tạo bồi dƣỡng chủ yếu nhƣ sau:
Thứ nhất, đào tạo bên tronglà phƣơng pháp đào tạo tại nơi làm việc, qua đó ngƣời học sẽ học đƣợc những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc. Hình thức đào tạo này chủ yếu áp dụng cho công tác chuyên môn, thông qua kèm cặp, huấn luyện cán bộ.
Thứ hai, đào tạo bên ngoài là hình thức đào tạo mà thông qua các lớp học, khóa học bồi dƣỡng, học viên có thể đƣợc tiếp cận nhiều kiến thức và kỹ năng mới của các lĩnh vực khác nhau.
Hình thức đào tạo này thƣờng đƣợc thực hiện theo các phƣơng pháp nhƣ sau: + Tổ chức các lớp học ngay tại cơ quan. Giảng viên của các lớp học đó có thể là các cán bộ có kinh nghiệm về chuyên môn làm việc trong các bộ phận chuyên môn hoặc cũng có thể mời các chuyên gia ở ngoài tham gia giảng dạy.
+ Cử cán bộ của mình tham dự các lớp học bồi dƣỡng ngắn hạn, dài hạn hoặc các hội thảo trao đổi kinh nghiệm trong và ngoài nƣớc do các cơ quan bên ngoài hoặc các tổ chức quốc tế tổ chức.
+ Cử cán bộ đi học tập nâng cao trình độ ở các trƣờng đại học chính quy ở trong và ngoài nƣớc.
1.2.3.5. Đánh giá nhân lực
Đánh giá nhân lực là sự đánh giá có hệ thống và chính chức kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá năng lực chuyên môn nghiệp vụ, tiềm năng và động cơ làm việc của nhân viên, trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng, hoặc so sánh với các mục tiêu đã đặt ra, hoặc so sánh với các nhân viên khác cùng thực hiện công việc đó trong điều kiện tƣơng tự.
Đánh giá nhân lực có vai trò quan trọng trong quản lý nhân lực, thể hiện ở một số khía cạnh sau:
Một là, cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, là cơ sở để tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, khen thƣởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với từng cá nhân. Trên cơ sở kết quả đánh giá nhân lực, nhà quản lý xác định đƣợc thực trạng chất lƣợng nhân lực để từ đó xây dựng các kế hoạch bổ sung hay phát triển nhân lực và thực hiện các hoạt động khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
Hai là, tạo động lực khuyến thích ngƣời lao động nỗ lực học tập, bộc lộ tiềm năng, phát huy tối đa khả năng và góp phần cải thiện văn hóa, môi trƣờng làm việc.
Ba là, thể hiện sự ghi nhận của tổ chức đối với năng lực, trình độ, công sức lao động mà nhân viên đã bỏ ra để thực hiện công việc. Nhân viên sẽ làm việc nhiệt tình hơn khi kết quả hoàn thành công việc của họ đƣợc đánh giá đúng mức, ngƣợc lại sẽ dẫn tới sự chán nản, thất vọng, giảm sút tinh thần làm việc và kém tập trung vào công việc.
Trong đánh giá nhân lực, các tổ chức có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc chuyên môn của từng vị trí công tác, theo từng định kỳ công tác (tháng, quý, năm) hoặc theo từng công việc, nhiệm vụ đƣợc giao. Trên cơ sở đó, mỗi cơ quan có cách thức đánh giá khác nhau.
1.2.3.6. Đãi ngộ, khen thƣởng và kỷ luật