CHƢƠNG 2 : THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2 Phân tích quản lý hoạt động tự doanh chứng khoán của MBS
3.2.4 Kiểm tra và đánh giá
Hoạt động kiểm tra giám sát của MBS đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và định kỳ thông qua việc giám sát báo cáo tài chính, báo cáo của HĐQT, ban TGĐ, kiểm tra thông qua hệ thống tin học và các tài liệu, hồ sơ, chứng từ có liên quan đến quá trình hoạt động tự doanh chứng khoán. Trên cơ sở đó phát hiện trƣờng hợp sai sót, không tuân thủ theo các chính sách, quy đinh để đƣa ra các kiến nghị xử lý kịp thời nhằm hạn chế rủi ro trong hoạt động tự doanh của MBS.
Hoạt động kiểm tra giám sát của MBS lập kế hoạch giám sát từng nội dung hàng tháng, quý, năm.
Thu thập các báo cáo định kỳ, đột xuất, các báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh của HĐQT, ban TGĐ, các số liệu thông qua hệ thống tin học…
Cán bộ phục trách quản lý kiểm tra giám sát thực hiện phân tích đánh giá, thẩm định các báo cáo. Trong một số trƣờng hợp báo cáo chƣa rõ kết quả bộ phận tự doanh có trách nhiệm giải trình các số liệu trong báo cáo. Cán bộ quản lý đánh
giá việc tuân thủ quy đinh pháp luật, các quy định của MBS đồng thời đƣa ra các khuyến nghị với đối tƣợng giám sát nếu phát hiện quy định.
Kiểm tra định kỳ 3 ngày/ lần cán bộ tự doanh gửi báo cáo hoạt động cho cán bộ QL. Trƣờng hợp phát hiện rủi ro do gian lận, vi phạm quy định hoạt động tự doanh cán bộ QL báo cáo với cấp trên nhằm xử lý kịp thời.
Kiểm tra định kỳ theo tuần. Ngày thứ 2 tuần tiếp theo cán bộ tự doanh gửi báo cáo tổng hợp các hoạt động trong tuần cho cán bộ QL
Kiểm tra cuối kỳ, cán bộ QL lập dự thảo kiểm tra giám sát trình bầy rõ nội dung kiểm tra, các yếu kém, tồn tại, sai sót, vi phạm trong quá trình kiểm tra.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác quản lý hoạt động nên ngay từ những ngày đầu thành lập MBS đã chú trọng đến công tác kiểm tra và đánh giá. Đầu tƣ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, hệ thống phần mềm tiên tiến, đa chức năng giúp giúp cho việc cập nhật tình hình thị trƣờng, tình trạng tài khoản tự doanh. Đảm bảo các quy chế, quy trình đầu tƣ đƣợc tuân thủ đúng đắn và đầy đủ, cho phù hợp với các văn bản pháp luật đƣợc ban hành, yêu cầu quản lý của Công ty và tình hình thực tế.
Để đảm bảo các quy chế, quy trình đầu tƣ đƣợc tuân thủ đúng đắn và đầy đủ, công ty chứng khoán đã tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tự doanh. Cơ chế kiểm soát đƣợc thực hiện thông qua kiểm soát các khâu và phát hiện ra những hiện tƣợng bất thƣờng trƣớc, trong và sau quá trình thực hiện nghiệp vụ: kiểm tra các chứng khoán từ, hồ sơ, rà soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ…
Giám sát nội bộ chặt chẽ và hệ thống lƣu giữ số liệu phù hợp. Kiểm soát tốt mọi hoạt động của Công ty; chủ động phối hợp phòng ngừa và ngăn chặn, giảm thiểu kịp thời rủi ro quản lý hoạt động tự doanh. Quy hoạch tuyển chọn cán bộ có chất lƣợng, đủ về số lƣợng, đảm bảo thực thi nhiệm vụ có hiệu quả.
Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động của công ty phù hợp với quy định của pháp luật và các quy định quản lý hoạt động tự doanh chứng khoán, tăng cƣờng công tác kiểm tra, theo dõi, giám sát việc thực hiện các quy trình, quy chế, cũng nhƣ
quy tắc đạo đức nghề nghiệp của các vị trí nghiệp vụ trong Công ty, trong đó chú trọng các quy trình nghiệp vụ liên quan đến quản lý hoạt động tự doanh CK.
Kiểm tra giám sát định kỳ: đối với Chi nhánh, Phòng giao dịch trên toàn quốc. Kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo hoặc theo bố trí phối hợp với các bộ phận liên quan.
Hƣớng dẫn và phối hợp với các bộ phận khác giải quyết các vụ việc phát sinh, khiếu nại, tố cáo của khách hàng, cán bộ, nhân viên.