4. Kết cấu của luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về dự án, quản lý dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản
1.2.3.3. Nội dung quản lý dự án
1.2.3.3.1. Quá trình quản lý dự án:
Quá trình chỉ là thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả. Quá trình quản lý dự án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự để đề ra theo kế hoạch dự án, sau đó từng bước thực hiện các công việc đó (Hình 1.5).
Hình 1.5: Quy trình quản lý dự án.
Lập dự án
- Nghiên cứu cơ hội đầu tư
- Nghiên cứu tiền khải thi - Nghiên cứu khả thi Thẩm định và ra quyết định đầu tư Thi ết kế - dự toán Lập kế hoạch triển khai thực hiện Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, thương thảo, ký kết hợp đồng thực hiện dự án Giám sát, đánh giá và kiểm soát dự án Kết thúc, nghiệm thu bàn giao, quyết toán Cơ quan vận hành, khai thác dụa án Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng
26 1.2.3.3.2. Nội dung quản lý dự án:
QLDA là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của dự án như: mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác QLDA là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nội dung của QLDA gồm những lĩnh vực quản lý sau: (Hình 1.6).
Hình 1.6: Các nội dung của quản lý dự án. a). Lập kế hoạch tổng thể cho dự án.
Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình
Quản lý dự án Lập kế hoạch tổng thể Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý chi phí Quản lý chất lƣợng Quản lý nhân lực Quản lý
thông tin mua bánQuản lý Quản lý rủi ro Quản lý giao nhận DA
27
thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác đầy đủ.
b). Quản lý phạm vi dự án.
Là việc tiến hành khống chế quá trình đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu của dự án. Xác định công việc nào thuộc về dự án cần phải thực hiện, công việc nào không thuộc dự án. Cụ thể gồm các công việc như phân chia phạm vi, qui hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án.
c). Quản lý thời gian và tiến độ dự án.
Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án, nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án ké dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào?
- Là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc của dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.
- Mục đích của quản lý thời gian và tiến độ của dự án là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng. Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án.
- Quản lý thời gian và tiến độ của dự án đòi hỏi việc triển khai một dự án phải đúng tiến độ, các khâu phải đúng trình tự, đối với các công việc nối tiếp nhau phải đảm bảo công việc này xong mới thực hiện công việc khác, giai
28
đoạn sau thực hiện nối tiếp giai đoạn trước, đối với các công việc song song cần hoàn thành đúng thời gian thực hiện.
- Tiến độ tổng thể của dự án phải không bị chậm. Nếu dự án không hoàn thành đúng tiến độ được giao phải xác định được nguyên nhân là do yếu tố nào và chủ động tìm các biện pháp khắc phục để giảm thiểu tối đa tổn thất cũng như hậu quả gây ra đối với dự án.
d). Quản lý chi phí dự án.
Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và cho toàn bộ dự án đảm bảo dự án hoàn thành mà không bị vượt quá mức chi phí được duyệt của dự án.
e). Quản lý chất lượng dự án
Là quá trình triển khai, giám sát có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng mà dự án đề ra , đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà đầu tư. Nó bao gồm việc qui hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng.
- Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức hành chính và giáo dục, thông qua một cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích...
- Quản lý chất lượng dự án phải được thực hiện trong suốt chu kỳ dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu công việc.
29
- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Để thực hiện dự án cần có máy móc thiết bị, con người, yếu tố tổ chức... Sự hoạt động, vận hành của các yếu tố này không thể thoát ly môi trường luật pháp, cạnh tranh, khách hàng... Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trường, nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản lý chất lượng dự án.
- Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, các nhà tư vấn, những người hưởng lợi.
- Ngoài ra việc lựa chọn nhà thầu phản ánh chất lượng thực hiện dự án. Nhà thầu có tiêu chuẩn tốt đảm bảo việc thực hiện các công việc liên quan đến dự án và quản lý theo đúng yêu cầu về thời gian, tiến độ, chất lượng, chi phí một cách tốt nhất.
f) Quản lý nhân lực thực hiện dự án.
Là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực sáng tạo của mỗi thành viên tham gia thực hiện dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quản nhất. Cụ thể như: hướng dẫn, phối hợp những khả năng, nỗ lực của tất cả các thành viên tham gia dự án để hoàn thành tốt mục tiêu của dự án. Nhân sự cho dự án phải được tuyển chọn đúng chuyên môn, đúng người đúng việc, biết làm việc nhóm. Người lãnh đạo quản lý dự án phải là người biết phối kết hợp các sức mạnh của cá nhân tạo thành một sức mạnh tập thể vững chắc, biết hỗ trợ cho nhau, giám sát lẫn nhau và trên hết phải biết vì lợi ích chung của tập thể.
g). Quản lý việc trao đổi thông tin dự án.
30
Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất, chính xác nhất giữa các thành viên của dự án và với các cấp quản lý khác nhau, giữa các tổ chức nhóm quản lý dự án. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án ? Mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
h). Quản lý rủi ro trong dự án.
Khi thực hiện dự án sẽ khó tránh khỏi việc gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không thể lường trước được. Vì vậy, quản lý rủi ro trong dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi, không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Cụ thể bao gồm những công việc như: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức độ rủi ro và chuẩn bị trước kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro đó.
i). Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm của dự án.
Là quá trình lựa chọn nhà thầu cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc thi công, mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ.... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án? Tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp như thế nào?
k). Quản lý việc giao nhận dự án.
Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng cũng có một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành thì người được đầu tư lập tức sử dụng kết
31
quả dự án này vào việc vận hành, sản xuất nên người được đầu tư có thể thiếu nhân lực quản lý cũng như chưa nắm bắt hết được tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thực hiện dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này từ đó xuất hiện khâu quản lý việc giao nhận dự án. Quản lý việc giao nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công thực hiện dự án và đơn vị tiếp nhận dự án. Tức là, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên giao và nhận mới tránh được tình trạng dự án tốt mà hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Một số dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó, quản lý việc giao nhận dự án là vô cùng quan trọng trong quản lý dự án.
Tuy nhiên trong đề tài này chỉ tập trung chủ yếu vào 5 nội dung cơ bản là: Quản lý thời gian; Quản lý chất lượng; Quản lý chi phí; Quản lý nhân lực; Quản lý rủi ro. Những nội dung được thể hiện cụ thể trong bảng 1.2.
Bảng 1.2: Các nội dung chủ yếu trong QLDA
Công tác Nội dung
Quản lý thời gian
- Xác định công việc - Dự tính thời gian - Quản lý tiến độ Quản lý chất lượng - Lập kế hoạch chất lượng - Đảm bảo chất lượng - Quản lý chất lượng Quản lý chi phí - Lập kế hoạch nguồn lực - Tính toán chi phí - Lập dự toán - Quản lý chi phí
32 Quản lý nhân lực
- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương - Tuyển dụng, đào tạo
- Phát triển nhóm Quản lý rủi ro - Kế hoạch - Đánh giá rủi ro - Lựa chọn rủi ro - Quản lý rủi ro 1.2.3.3.3. Một số công cụ quản lý dự án:
- Các công cụ về chính sách, quy trình quản lý: Hoàn thiện hệ thống chính sách, quy định, quy trình quản lý dự án một cách chặt chẽ, hiệu quả.
- Các công cụ kỹ thuật: Rà soát thịết kế, tối ưu hóa tính toán kĩ thuật, lập mô hình 3 chiều, lập kế hoạch chất lượng dự án, sử dụng internet chuyên biệt để giao tiếp trong dự án, và triển khai chức năng chất lượng.
- Các công cụ về con người: Bố trí đội ngũ, bộ máy quản lý dự án…
1.2.3.3.4. Mục tiêu của quản lý dự án:
- Mục tiêu QLDA của CĐT dự án là dẫn dắt dự án đầu tư đi đến thành công, nghĩa là hoàn thành dự án đảm bảo yêu cầu về chất lượng trọng sự ràng buộc về chi phí và thời gian thực hiện đã xác định trong dự án khả thi được duyệt. Cụ thể:
+ Đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch, tiến độ thời gian. + Đảm bảo không vượt ngân sách dự kiến.
+ Đảm bảo dự án đạt chất lượng mong muốn.
+ Giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
33
Tiến độ (thời gian), ngân sách (chi phí), chất lượng (kết quả) và rủi ro là những đối tượng cơ bản của QLDA đầu tư của chủ đầu tư dự án.
Mục đích của quản lý dự án là nhìn từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu về thời gian, mục tiêu về chất lượng. Vì thế việc thực hiện tốt công tác quản lý dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thành công của dự án.
Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong các công trình đặc biệt là các công trình lớn, quan trọng.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đời sống của nhân dân không ngừng được nâng cao, nhu cầu xây dựng, đầu tư các công trình qui mô lớn, phức tạp ngày càng nhiều. Dù là người đầu tư hay người được đầu tư đều khó có thể gánh vác được những tổn thất lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Vì thế nếu có phương pháp quản lý dự án khoa học, hiện đại sẽ giúp việc thực hiện dự án đạt được những mục tiêu dự án đề ra một cách thuận lợi nhất.
Quản lý dự án có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu của dự án. “Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án . Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng được, nhưng một số mục tiêu lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường trú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả” (Khoa Khoa học quản lý, 2001. Giáo trình Hiệu quả và quản lý dự án nhà nước. Hà Nội: Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật, trang: 30-31).
34