CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng công tác quản lý các dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản của
3.2.2. Công tác quản lý thời gian, tiến độ thi công
Dựa trên các mục tiêu của dự án, Phòng PT&QLDA sẽ lên kế hoạch về tiến độ dự án trong đó ghi rõ các công viê ̣c cụ thể và có sự phân công trách nhiệm cho từng phòng của Ban. Dựa trên kế hoạch tổng thể đó các phòng sẽ lập tiếp kế hoạch thực hiện cho công việc của mình.
Công tác giám sát & kiểm soát thực hiện dự án do phòng PT&QLDA chịu trách nhiệm chính. Tiến độ dự án được lập bởi các chuyên viên kỹ thuật cùng với các nhà thầu dựa trên tính chất đặc điểm cụ thể của từng dự án. Việc lập bảng tiến độ dự án sẽ giúp Ban QLCDA có thể dễ dàng tiến hành các công tác kiểm tra giám sát, để kịp thời xử lý và điều chỉnh khi có các sai sót dẫn đến chậm tiến độ thực hiện dự án của nhà thầu. Công cụ quản lý chủ yếu là dùng project và hệ thống báo cáo tiến độ theo dõi theo từng tuần, tháng, quý, năm.
Quá trình tổ chức giám sát & kiểm soát tiến độ được đơn vị tư vấn hoặc tổ chuyên gia tư vấn giám sát do Ban QLCDA thành lập trực tiếp theo dõi quá trình thực hiện của nhà thầu, trên cơ sở bám sát bảng tiến độ đã được thống
68
nhất và ký kết. Việc giám sát thi công được thực hiện bằng cách theo sát, ghi chép diễn biến công việc hàng ngày (thuận lợi, khó khăn) để báo cáo với Ban QLCDA vào thứ hai hàng tuần (trừ các trường hợp khẩn cấp). Qua báo cáo Giám sát nêu ra thuận lợi, khó khăn vướng mắc và đề xuất biện pháp giải quyết khó khăn để Ban QLCDA xử lý hoặc báo cáo xin ý kiến ĐHQGHN những vấn đề vượt thẩm quyền.
Bên cạnh việc thuê các đơn vị tư vấn giám sát, tổ chuyên gia giám sát, Phòng PT&QLDA cũng cử chuyên viên trực tiếp phụ trách dự án tham gia thực hiện việc giám sát với tư cách là giám sát chủ đầu tư để theo dõi, cập nhật và kịp thời nắm bắt cũng như xử lý thông tin.
Theo các số liệu thống kê của Phòng PT &QLDA, nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án là do bản thân nhà thầu chiếm tỷ trọng lớn vì trong quá trình thực hiện nhà thầu dễ gặp phải những vấn đề về pháp lý , quá trình xử lý vốn, năng lực một số nhà thầu chưa thực sự tốt trong quá trình kiểm tra giám sát dẫn đến sai sót, nhà thầu thiếu cán bộ chủ chốt, thiếu nhân công thực hiện dự án…
Bên cạnh đó, một phần nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án cũng đến từ Ban QLCDA: Xuất phát từ quy trình quản lý; Tổ chức điều hành và khâu phân công cán bộ chuyên trách; Việc kiểm tra giám sát của lãnh đạo,…
Ngoài ra do các tác nhân khách quan khác như sự thay đổi của các văn bản pháp luật cũng như các văn bản áp dụng hướng dẫn thi hành luật, các yếu tố ảnh hưởng về mặt kinh tế như lạm phát, sự thay đổi giá thành nguyên vật liệu, trang thiết bị, nhân công… cũng là những nguyên nhân chủ yếu gây nên việc chậm tiến độ của dự án. Xem Hình 3.4.
69
Hình 3.4: Nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án
(Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm 2012 - 2016)
70% 20%
10% 0%
Nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án
Do nhà thầu Do ban QLDA Nguyên nhân khác
70
Bảng 3.2: Một số dự án đã hoàn thành đƣa vào sử dụng (2012 - 2015)
Đơn vị tính: Tỷ đồng TT Tên dự án Kinh phí đƣợc duyệt Thời gian thực hiện đƣợc duyệt Kinh phí quyết toán Thời gian hoàn thành Số lần điều chỉnh Tỷ lệ thời gian điều chỉnh DA Ghi chú
1 Bộ học liệu 100 kỹ năng mềm đạt chuẩn quốc tế 25,00 2011-2012 22,80 12/2012 0 -
2 Công nghệ Nano và ứng dụng 255,00 2010-2014 219,43 12/2015 2 20% - Điều chỉnh do thay đổi công nghệ, giá thiết bị; Điều chỉnh tiến độ 3 Nâng cao năng lực đào tạo và nghiên cứu khoa học cơ bản đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế trí
thức và hiện đại hóa đất nước
91,00 2012-2015 90,64 12/2016 2 25% Thay đổi công nghệ,
giá thiết bị; Điều chỉnh tiến độ
4
Xây dựng trường THPT Chuyên Khoa học Tự nhiên đạt chuẩn quốc tế
50,00 2012-2014 49,75 12/2015 1 30% Chậm do việc phân vốn
không đủ; Điều chỉnh tiến độ
5
Tăng cường năng lực xây dựng hệ thống công nghệ nghiên cứu, phát hiện và sử dụng bền vững địa nhiệt Việt Nam.
23,00 2012-2013 22,91 12/2013 0 -
6
Tăng cường năng lực phòng thí nghiệm kỹ thuật hình ảnh Y học phục vụ đào tạo và nghiên cứu Y-Dược hiện đại đạt chuẩn quốc tế
20,50 2012-2013 20,52 12/2013 0 -
7 Tăng cường năng lực trang thiết bị địa vật lý
ứng dụng phục vụ nghiên cứu môi trường
11,00 2012-2013 10,98 12/2013 0 -
8
Xây dựng và phát triển mô hình mới về đào tạo và nghiên cứu Y-Dược hiện đại đạt chuẩn quốc tế
83,00 2012-2014 81,71 12/2014 1 - Giá dự toán thay đổi
(Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm 2013 - 2016)
71
Qua bảng trên ta thấy, đã có những dự án phải xin điều chỉnh thời gian thực hiện dự án (dự án stt 2; 3; 4). Ngoài những nguyên nhân khách quan như việc thay đổi công nghệ của máy móc, thiết bị, dự án không có đủ vốn thì nguyên nhân chủ yếu nằm ở khâu quản lý thời gian, tiến độ thực hiện dự án. Bởi khi lập và phê duyệt dự án đều đã tính đến khoảng “lùi” của tiến độ. Theo Bảng 3.2, dự án có thời gian thực hiện ít cũng hai năm và nhiều thì tới bốn năm. Trong kế hoạch thực hiện dự án đều đã tính đến các trường hợp “thủng” tiến độ hay sự việc có nguy cơ “vỡ” tiến độ.
Thực tế tại một số dự án, trong quá trình thực hiện dự án, việc phân tích nguyên nhân chậm cũng như giải pháp khắc phục chưa được chưa được quan tâm đúng mức. Điển hình như dự án “Xây dựng trường THPT Chuyên Khoa học Tự nhiên đạt chuẩn quốc tế”. Dự án có thời gian thực hiện được phê duyệt là bốn năm, trong quá trình thực hiện phải xin gia hạn tiến độ hoàn thành dự án một lần.
Quá trình thực hiện dự án, do thời gian dài (bốn năm) nên việc bố trí nguồn vốn không theo kế hoạch ban đầu, có thời điểm chậm thanh toán cho nhà thầu dẫn đến dự án bị đình trệ một thời gian. Tuy nhiên nguyên nhân chính dẫn đến dự án bị chậm phải xin gia hạn tiến độ hoàn thành là do quá trình quản lý thời gian, tiến độ thực hiện chưa tốt. Quá trình thi công phụ thuộc phần lớn vào năng lực và trách nhiệm của nhà thầu thi công mà không có biện pháp can thiệp kịp thời. Khi chậm tiến độ thi công, chuyên viên QLDA thúc giục nhà thầu đẩy nhanh tiến độ, yêu cầu TVGS thường xuyên báo cáo tiến độ. Nhưng không phân tích báo cáo và không tìm hiểu nguyên nhân chậm tiến độ... Ngoài ra, việc đo lường tiến độ thực hiện dự án không được tiến hành nên bị động trong xử lý các tình huống phát sinh, dẫn đến luống cuống, bế tắc và thời gian thực hiện bị kéo dài… Như vậy, khâu quản lý thời gian, tiến độ thực hiện dự án đang có vấn đề cả về điều hành và thực thi.
72