CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢNVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty
Để đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty HPW Cargo, tác giả đã đứng trên góc nhìn của nhà quản trị, tiến hành theo các hình thức sau:
- Khảo sát thực tế tại Công ty, thu thập kết quả và hội thảo với các cấp quản lý của Công ty, tiếp cận trực tiếp hệ thống các quy định, quy chế, tìm hiểu sâu về đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình, thủ tục kiểm soát.
- Gửi phiếu khảo sát tới các phòng ban trong Công ty. Kết quả tác giả đã nhận được 20 phiếu trả lời. Mau phiếu khảo sát và tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng KSNB của Công ty được trình bày tại Phụ lục 2 và Phụ lục 3. Danh sách các nhân viên được khảo sát được trình bày tại Phụ lục 4.
Mục tiêu khảo sát nhằm:
- Tìm hiểu thực trạng tổ chức và vận hành KSNB tại Công ty.
- Đánh giá về thuận lợi và khó khăn khi triển khai và duy trì KSNB tại Công ty.
- Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những bất cập của KSNB tại Công ty.
- Đưa ra giải pháp giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai KSNB hiệu quả.
Sau khi tìm hiểu và thu thập kết quả khảo sát, thực trạng KSNB tại Công ty HPW Cargo hiện nay như sau:
2.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài Công ty, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và vận hành KSNB. Môi
trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong Công ty.
2.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Qua khảo sát cho thấy, NQL luôn quan tâm đến việc xây dựng KSNB tại Công ty một cách hữu hiệu và chặt chẽ, các văn bản, nội quy, quy định được ban hành và sửa đổi theo sự thay đổi của Công ty cũng như sự phát triển của thị trường. NQL cũng luôn tổ chức các buổi phổ biến về phẩm chất đạo đức cho toàn thể nhân viên và cố gắng làm tấm gương để nhân viên noi theo.
NQL đã có nhiều chính sách cụ thể và rõ ràng về việc sắp xếp đề bạt, khen thưởng đối với các nhân viên có ý thức đạo đức tốt, có năng lực và kỷ luật đối với nhân viên kém năng lực cũng như thiếu trung thực trong đạo đức nghề nghiệp. Đồng thời Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Công ty cũng thiết lập các quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát, từ đó xây dựng chuẩn mực ứng xử và đạo đức để các nhân viên có thể hiểu rõ hành vi nào là thiếu đạo đức và không được chấp nhận trong Công ty, điều này giúp Công ty có thể ngăn chặn được các rủi ro gian lận do nhân viên Công ty cố tình hoặc vô tình gây ra.
Công ty luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và ngân sách nhà nước. Qua khảo sát cho thấy với 100% ý kiến cho biết NQL luôn tôn trọng các quy định về chứng từ kế toán và hướng các nhân viên thực hiện đúng theo quy định về lập sổ sách kế toán và BCTC đúng quy định để thể hiện chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và cung cấp những thông tin đáng tin cậy nhất cho các đối tượng sử dụng.
2.2.1.2. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của Nhà quản lý
Tại Công ty NQL luôn thảo luận với nhân viên cấp dưới về vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ và khi nhận được ý kiến của cấp dưới, các trưởng phó phòng ban của Công ty luôn đề xuất ý kiến của mình lên các cấp lãnh đạo cao hơn, điều này sẽ giúp cho công việc được giải quyết suôn sẻ, nhanh chóng và khách quan hơn.
Với kết quả khảo sát 50% từ các NQL cho thấy tại Công ty các nhà quản lý chưa tổ chức đánh giá những mặt tốt cũng như những tồn tại trong công tác quản lý điều hành để rút ra kinh nghiệm và khắc phục sửa chữa.
Với 100% phiếu khảo sát từ Phòng kế toán đồng ý rằng NQL luôn có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, đề cao tính chính xác của thông tin tài chính Công ty cho các bên thứ ba. Vì thế NQL luôn đưa ra các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra và có các biện pháp để hạn chế rủi ro sai phạm trong BCTC.
Nhận thức về tầm quan trọng về phẩm chất đạo đức của toàn thể nhân viên trong Công ty, NQL luôn cố gắng tạo ra một môi trường mà trong đó nhân viên Công ty nhận thức được tầm quan trọng của KSNB, tạo sự phát triển bền vững trong Công ty.
2.2.1.3. Cách thức thiết lập quyền hạn và trách nhiệm
Với kết quả khảo sát 100% cho thấy Công ty đã xây dựng các quy định để phân định quyền hạn cũng như trách nhiệm của các trưởng phòng ban nhưng chưa xây dựng bảng mô tả cho toàn thể nhân viên trong Công ty. Chính vì thế, khi có sự thay đổi về nhân sự cấp cao thì quyền hạn và trách nhiệm sẽ được cập nhật kịp thời, còn khi thay đổi nhân viên trong từng bộ phận thì quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên này chủ yếu do các nhà lãnh đạo trực tiếp chỉ định.
Để công việc kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi và linh hoạt, Công ty đã có sự ủy quyền cho những cá nhân có nhiệm vụ liên quan. Ví dụ: với các khách hàng nhỏ có ký hợp đồng (Doanh thu ước tính <1 tỷ đồng/tháng) trưởng phòng sẽ có quyền quyết định bảng giá và hạn mức tín dụng để nhân viên kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, còn với các khách hàng lớn (Doanh thu ước tính>1 tỷ/tháng) thì nhân viên kinh doanh sẽ phải trình lên với NQL cấp cao để xem xét bảng giá và hạn mức tín dụng. Chiến lược này giúp các quyết định được đưa ra kịp thời, hoạt động Công ty luôn diễn ra rành mạch và hiệu quả.
Với kết quả khảo sát 100% cho biết Công ty đã có ban hành các quy định về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban đối với từng hoạt động nhưng chưa
rõ ràng. Các văn bản quy định quá trình hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban vẫn chưa được ban hành mà chỉ thỏa thuận với nhau, dẫn đến công việc giữa các phòng ban có thể bị trùng lặp và trách nhiệm của mỗi phòng ban khi phát sinh vấn đề là không cụ thể.
2.2.1.4. Chính sách nguồn nhân lực
Qua 08 năm hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực của Công ty đã thay đổi về chiều rộng và chiều sâu trong nhiều hoạt động:
- Đối với công tác tìm kiếm và thu hút nguồn nhân lực:
Quy trình tuyển dụng Công ty hiện nay gồm 4 bước cơ bản: Xác định nhu cầu; tìm kiếm ứng viên; đánh giá và lựa chọn; hướng dẫn hội nhập. Theo số liệu 3 năm (từ 2014 đến 2016), Công ty đã tuyển dụng thêm 25 nhân viên, trong đó 22/25 nhân viên đều có trình độ từ đại học trở lên, và có 2/25 nhân viên đã có chứng chỉ về đại lý hải quan. (Nguồn: số liệu từ phòng tổ chức - hành chính của Công ty)
Tuy nhiên, kết quả khảo sát 100% cho thấy Công ty hiện chưa ban hành chính sách và thủ tục tuyển dụng cụ thể và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong Công ty. Quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng và sa thải mang tính chất chủ quan và ưu tiên các đối tượng có mối quen biết. Điều này có thể dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, thừa thãi nhân viên kém năng lực hoặc bỏ sót những nhân viên có phẩm chất và năng lực nghề nghiệp tốt.
- Đối với công tác đào tạo:
Quy trình đào tạo của Công ty hiện nay gồm 4 bước cơ bản: Xác định nhu cầu; lên kế hoạch và chuẩn bị; thực hiện kế hoạch; đánh giá hiệu quả đào tạo. Mục đích nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng, phát triển những phẩm chất cần thiết cho đội ngũ để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh và góp phần phát triển Công ty. Mặc dù Công ty chưa xây dựng, ban hành Quy định về đào tạo nhân viên trong Công ty, nhưng việc đào tạo này vẫn được diễn ra hàng năm và đáp ứng đủ nhu cầu công việc, phù hợp với nguyện vọng cá nhân và mục tiêu đào tạo của Công ty.
Qua 3 năm (từ 2014 đến 2016), Công ty đã cử 12 lượt nhân viên tham gia các khóa đào tạo trình độ kế toán, hải quan với nguồn kinh phí gần 110.000.000 đồng, nhưng chưa có cán bộ quản lý nào tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý, điều hành Công ty. (Nguồn: số liệu từ Phòng tổ chức - hành chính của Công ty)
Công ty chưa có các quy định cụ thể, rõ ràng về chế độ tiền lương, điều kiện làm việc, nâng lương... trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể dẫn đến sự bất mãn đối với một số nhân viên khi so sánh lợi ích với các nhân viên khác trong Công ty. Đồng thời việc bổ nhiệm các cán bộ quản lý, trưởng phó phòng cũng không có cuộc thi tuyển chọn công khai hay bỏ phiếu từ phía nhân viên mà do quan điểm chủ quan từ phía Ban Giám đốc Công ty.
Với 75% ý kiến của nhân viên đưa ra rằng tuy Công ty có ban hành chính sách kỷ luật và khen thưởng nhưng chưa được xây dựng rõ ràng, chưa có con số cụ thể, vẫn còn mang tính chất chủ quan của NQL, có những vi phạm vẫn chưa được xử lý nghiêm mà còn thiên về tình cảm, mối quan hệ nên không thể ngăn chặn hết các sai phạm gian lận xảy ra một cách triệt để.
2.2.1.5. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng dựa trên nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi phòng ban. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, triển khai và giám sát các quyết định của NQL một cách hiệu quả.
Theo Sơ đồ 2.1, Công ty có 7 phòng ban và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
a. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ: bao gồm 2 nhân viên
Chức năng: tham mưu cho ban điều hành, hoạt động nhằm dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và chống rủi ro gắn liền với tất cả hoạt động trong Công ty.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong
- Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời kỳ hoạt động.
- Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ của Công ty.
b. Phòng tổ chức - hành chính: bao gồm 3 nhân viên Chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo Công ty thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế Công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế Công ty.
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của ban lãnh đạo Công ty. Nhiệm vụ:
- Công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, xử lý thông tin theo chức năng và quyền hạn của phòng.
- Tiếp nhận các thông tin từ bên ngoài Công ty, tổ chức hội nghị và các buổi tiếp khách của Công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình ký các văn bản đối nội, đối ngoại và chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý của các văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn.
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế Công ty.
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ nhân viên.
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động.
Chức năng:
- Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán-thống kê; Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, điều lệ và quy chế tài chính của Công ty.
- Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch; Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông.
Nhiệm vụ:
- Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính.
- Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển các loại vốn trong sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện báo cáo cho nhà quản trị và bên thứ ba khi có yêu cầu.
- Thiết lập và kiện toàn bộ máy kế toán từ Công ty đến cơ sở tinh thông, gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
- Đề xuất kiến nghị với Giám đốc về việc thực hiện các quy chế quản lý tài chính, kế hoạch tài chính, sử dụng các loại vốn vào sản xuất kinh doanh đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh tế, thực hiện tốt các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, dự thảo đệ trình phương án phân phối lợi nhuận hàng năm theo Điều lệ của Công ty trình Giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt.
d. Phòng dịch vụ khách hàng: bao gồm 12 nhân viên Chức năng:
- Tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin xuất/nhập hàng cho Khách hàng.
- Tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập/xuất.
- Quan hệ với đối tác, đại lý của Công ty ở đầu nước ngoài. Nhiệm vụ:
- Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất/nhập trước khi trình hải quan.
- Đảm bảo việc báo hàng/giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty: bộ phận kinh doanh, kế toán để việc khai thác hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo công việc chung của Công ty cũng như công việc trong phòng ban
e. Phòng kinh doanh: bao gồm 20 nhân viên Chức năng:
Phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty; công tác phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu và các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty.
- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
f. Phòng Khai thác: bao gồm 15 nhân viên
Chức năng: Hỗ trợ xử lý các công việc của các phòng ban. Nhiệm vụ:
- Xử lý hải quan đối với các lô hàng xuất/nhập.
- Giúp kế toán chuyển hóa đơn cho Khách hàng và thu tiền Khách hàng.
- Điều động người và xe đi lấy/giao hàng.
Chức năng & nhiệm vụ: Giám sát và bảo vệ tài sải của Công ty và nhân viên