II- Trách nhiệm và quyền hạn:
III- Các phòng ban liên quan:
Người lập
(ký tên)
Hà nội, ngày tháng năm
Người kiểm soát Giám đốc
3.3.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Trong bất cứ một ngành nghề nào đều có sự rủi ro cả bên trong và bên ngoài. Khi có quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả, hợp lý thì sẽ kịp thời và ngăn ngừa được các rủi ro và sai phạm xảy ra. Mặc dù Công ty HPW Cargo có quan tâm đến rủi ro xảy ra trong Công ty tuy nhiên lại chưa thiết lập một quy trình cụ thể, hiệu quả và chưa có các biện pháp khắc phục khi có rủi ro xảy ra. Điều này dẫn đến sự bị động khi đối diện các rủi ro và ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra của ban lãnh đạo. Vì thế Công ty cần có những giải pháp đối với quy trình đánh giá rủi ro như sau:
- Công ty cần xây dựng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nhằm đánh giá được các rủi ro của đơn vị.
- Ngoài mục tiêu đạt được hiệu quả về doanh thu và lợi luận, NQL nên quan tâm hơn đến các mục tiêu tuân thủ và mục tiêu báo cáo tài chính.
- Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của Công ty cần được chú trọng để hoạt động hiệu quả hơn trong việc đánh giá và phân tích các rủi ro trong các hoạt động của Công ty. Từ đó tham mưu cho ban lãnh đạo các phương án làm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro tới Công ty sẽ ở mức chấp nhận được.
- Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Công ty nên đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
- Bộ phận tổ chức - hành chính cần nhận dạng rủi ro liên quan đến biến động nhân sự cũng như trình độ năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của các nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc hoặc tình trạng thay đổi cán bộ quản lý để tránh tình trạng các nhân sự chủ chốt nghỉ việc đột xuất hoặc chuyển công tác gây khó khăn trong công việc.
- Phòng kế toán cần nhận dạng những rủi ro liên quan đến việc hạch toán sai hoặc thiếu nghiệp vụ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời cũng như áp dụng hoặc hiểu sai các chính sách kế toán, chuẩn mực kế toán, trình bày những thông tin tài chính không phù hợp dẫn đến ảnh hưởng sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.
- Mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết của Công ty phải được phổ biến để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
3.3.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
KSNB của Công ty đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ trong hoạt động kiểm soát trong Công ty, mặc dù vẫn còn một số vấn đề cần khắc phục và giải pháp đưa ra cho các vấn đề này như sau:
3.3.3.1 Phân chia trách nhiệm
Công ty cần có các văn bản, quy chế để phân cấp việc phê duyệt, cần nêu rõ các hoạt động nào cần sự phê duyệt của ai và trách nhiệm của người được ủy quyền phê duyệt đối khi có rủi ro xảy ra.
Đối với quy trình bán hàng, nhân viên hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi nhân viên kinh doanh. Trong điều kiện lý tưởng, Công ty nên có một hệ thống kiểm tra, phê duyệt chất lượng tín dụng của khách hàng.
Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng trong quy trình mua hàng, Công ty nên tách biệt chức năng đề nghị sử dụng dịch vụ NCC mới và chức năng đặt dịch vụ. Nói cách khác, mọi việc đề nghị NCC mới sẽ do Phòng kinh doanh yêu cầu, sau đó Phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá NCC mới và so sánh với báo giá các NCC khác. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên trong Phòng kinh doanh để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, Công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Đối với quy trình quản lý tài sản, Công ty nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho, tài sản cố định, CCDC và chức năng trông giữ. Nên cử nhân viên phòng tổ chức - hành chính chịu trách nhiệm trông giữ vật tư và văn phòng phẩm của công ty.
Cần kiểm soát bằng cách nhập/xuất từ kho phải có phiếu nhập/xuất và phiếu này phải được nhân viên chịu trách nhiệm lưu trữ ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, để nhân viên chịu trách nhiệm cập nhật sổ sách và nhân viên kế toán hạch toán.
Nhân viên chịu trách nhiệm chỉ nên đồng ý xuất vật tư khi có sự phê duyệt bằng văn bản và có chữ ký của NQL.
3.3.3.2 Phê duyệt
Công ty cần ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Đối với quy trình bán hàng thu tiền. Công ty cần xây dựng chính sách giá bán hợp lý và có sự kiểm soát báo giá và chất lượng tín dụng của khách hàng. Cụ thể:
- Công ty cần xây dựng mức giá bán cụ thể đối với từng báo giá đồng thời giao trách nhiệm kiểm soát bảng giá bán khách hàng cho một phòng hoặc cá nhân cụ thể nhằm tránh trường hợp báo giá nhầm hoặc giá bán không hợp lý. Ví dụ: Công ty cần quy định mức giá bán để đảm bảo lợi nhuận mong muốn, ví dụ: đối với hàng xuất đường hàng không, yêu cầu lợi nhuận x% trên giá bán áp dụng cho hàng 0-100 kg, lợi nhuận y% trên giá bán áp dụng cho hàng từ 100-1000 kg... Bảng giá bán cần được lập và thống nhất bởi Phòng kế toán và Phòng kinh doanh sau đó trình Ban Giám đốc để được phê duyệt.
Đối với mỗi báo giá đến khách hàng, nhân viên kinh doanh cần trình trưởng Phòng kinh doanh xem xét và ký nháy vào báo giá để đảm bảo báo giá không bị nhầm lẫn và sai sót.
- Công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu, phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Công ty nên áp dụng hạn mức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với các khách hàng sử dụng lần đầu, cần có sự phê duyệt về hạn mức tín dụng của trưởng phó phòng (đối với khách hàng nhỏ, khối lượng hàng hóa vận chuyển không nhiều) hoặc Ban Giám đốc (đối với khách hàng lớn, khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn và đều đặn).
Đối với quy trình mua hàng, khi có NCC mới cần phải có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc trưởng phòng thì nhân viên kinh doanh mới được tiến hành ký hợp đồng với NCC mới và bắt đầu sử dụng dịch vụ. Công ty cũng nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi sử dụng dịch vụ.
Để ngăn chặn gian lận trong vấn đề thanh toán, Phòng kế toán hay nhân viên kế toán công nợ của Phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đề nghị thanh toán và hồ sơ lô hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
3.3.3.3. Đánh giá hoạt động
Công ty cần có các báo cáo phân tích, thống kê số liệu, các chỉ tiêu hoạt động nhằm có sự so sánh và đánh giá sâu sắc hơn về sự hiệu quả hoạt động của Công ty. Đồng thời Công ty cần đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề ra.
Cuối kỳ Công ty cần tổng hợp và thông báo kết quả hoạt động kinh doanh đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
3.3.3.4. Xử lý thông tin
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty cần có chứng từ đầy đủ. Chứng từ khi sử dụng cần phải được đánh số liên tục. Chứng từ cần được ký tên và xét duyệt của nhà quản lý có liên quan. Với hệ thống sổ sách cần thiết kế theo quy định
của chế độ kế toán hiện hành, quy định rõ cách ghi sổ, thực hiện đóng giáp lai giữa các trang sổ, sổ sách cần đánh số trang và ký duyệt đầy đủ.
Để ngăn ngừa gian lận trong quy trình thanh toán, Phòng kinh doanh nên có trách nhiệm thông báo cho Phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc sử dụng dịch vụ mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá... Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào đều cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
Phòng kế toán cần kiểm soát chặt chẽ phiếu thu và tiền mặt tồn quỹ cuối ngày để tránh sự sai sót, mất mát hay lạm dụng tiền của Công ty vào mục đích cá nhân.
Phòng tổ chức nhân sự cần ban hành văn bản quy định việc tổ chức luân chuyển chứng từ cũng như thời gian luân chuyển tránh tình trạng các nghiệp vụ khi phát sinh không được xử ký kịp thời. Đồng thời định kỳ, cần tiến hành sao chép và lưu trữ dữ liệu mềm trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để đề phòng có sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Công ty cần thực hiện đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán, bổ sung việc phân quyền truy cập cũng như cho phép ghi lại lịch sử thay đổi, sửa chữa thông tin kế toán.
3.3.3.5 Kiểm soát vật chất
NQL cần giao cho phòng Tổ chức - hành chính ban hành các quy định cụ thể về quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ... và trách nhiệm cụ thể nếu xảy ra việc hư hỏng, mất mát. Các quy định này cần phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên làm căn cứ xử lý, truy cứu trách nhiệm.
Định kỳ hàng tháng Phòng Tổ chức - hành chính cần kiểm kê văn phòng phẩm, để kiểm tra đối chiếu tình hình sử dụng văn phòng phẩm và tránh việc mua mới trong khi văn phòng phẩm vẫn còn tồn kho nhiều gây lãng phí cho Công ty.
Đồng thời Công ty nên tiến hành kiểm kê TSCĐ và CCDC tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Công ty cần ban hành các văn bản quy định hạn mức sử dụng các chi phí dịch vụ mua ngoài, phổ biến mục tiêu tiết kiệm, chống lãng phí đến toàn thể nhân viên Công ty. Đồng thời Phòng kế toán cần kiểm tra đánh giá NCC văn phòng phẩm, yêu cầu ít nhất báo giá 3 NCC để tránh có sự thông đồng giữa nhân viên phòng Tổ chức - hành chính và NCC.
Công ty cần ban hành các quy định, định mức về việc liên hoan, tiếp khách, chi phí hoa hồng cho khách hàng... để tránh việc sử dụng lãng phí hoặc kê khống nhằm mưu lợi cá nhân.
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo yêu cầu chất lượng, thông tin thích hợp, kịp thời, cập nhật và truy cập thuận tiện, Công ty HPW Cargo cần phải:
- Công ty cần có quy định về việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban để thông tin trên báo cáo tài chính được trình bày đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Công ty cần xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
- Công ty cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, thông tin chiến lược kinh doanh phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền. - Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho hội đồng quản
trị và nhà quản lý cấp cao.
- Công ty phải thiết lập các kênh thông tin nóng (một phòng ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc hòm thư góp ý) cho phép nhân viên trong Công ty báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năm gây thiệt hại cho Công ty.
- Bên cạnh kênh thông tin nội bộ, Công ty cần xây dựng kênh thông tin bên ngoài như Khách hàng, NCC bằng đường dây nóng, khảo sát ý kiến... để xem xét và điều chỉnh kịp thời. (Phụ lục 5. Phiếu khảo sát ý kiến Khách hàng). - Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho hội đồng quản trị và
nhà quản lý cấp cao.
- Hệ thống trao đổi của Công ty phải đảm bảo cho toàn bộ nhân đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp quản lý theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty cũng cần thiết lập các cuộc họp kín yêu cầu các trưởng, phó phòng ban báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín Công ty và gây thiệt hại về kinh tế.
3.3.5. Giám sát các kiểm soát
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Để hệ thống này hoạt động tốt Công ty cần có các hoạt động sau:
Nhân viên giữa các phòng ban (ví dụ Phòng kế toán và Phòng kinh doanh, Phòng kinh doanh và phòng dịch vụ khách hàng...) cần thường xuyên phối hợp rà soát các số liệu, chứng từ lẫn nhau. Hoạt động này giúp tăng cường việc giám sát giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau, tránh việc chênh lệch, nhầm lẫn số liệu vào cuối kỳ và phát hiện sớm sai sót trong quá trình hoạt động.
Công ty cần nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệm của nhân viên phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại Công ty. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ cần tham mưu cho Ban lãnh đạo vê cac vấn đê liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng , thực hiên cac quy chê , quy trình cua Công ty. Đê xuât cac biên phap quan tri rui ro trong cac Iioat đông như : đâu tư tai chình, cho vay. và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong tưng tlió'i ky hoạt động.
Hàng năm Công ty nên tổ chức các cuộc kiểm toán định kỳ do các Công ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán viên nội bộ để soát xét số liệu trên BCTC, sổ sách Phòng kế toán, phân tích hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ, từ đó tăng cường