CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢNVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3. Giải pháp về hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tại Công ty
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo yêu cầu chất lượng, thông tin thích hợp, kịp thời, cập nhật và truy cập thuận tiện, Công ty HPW Cargo cần phải:
- Công ty cần có quy định về việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban để thông tin trên báo cáo tài chính được trình bày đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Công ty cần xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
- Công ty cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, thông tin chiến lược kinh doanh phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền. - Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho hội đồng quản
trị và nhà quản lý cấp cao.
- Công ty phải thiết lập các kênh thông tin nóng (một phòng ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc hòm thư góp ý) cho phép nhân viên trong Công ty báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năm gây thiệt hại cho Công ty.
- Bên cạnh kênh thông tin nội bộ, Công ty cần xây dựng kênh thông tin bên ngoài như Khách hàng, NCC bằng đường dây nóng, khảo sát ý kiến... để xem xét và điều chỉnh kịp thời. (Phụ lục 5. Phiếu khảo sát ý kiến Khách hàng). - Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho hội đồng quản trị và
nhà quản lý cấp cao.
- Hệ thống trao đổi của Công ty phải đảm bảo cho toàn bộ nhân đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp quản lý theo quy định.
- Công ty cũng cần thiết lập các cuộc họp kín yêu cầu các trưởng, phó phòng ban báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín Công ty và gây thiệt hại về kinh tế.
3.3.5. Giám sát các kiểm soát
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Để hệ thống này hoạt động tốt Công ty cần có các hoạt động sau:
Nhân viên giữa các phòng ban (ví dụ Phòng kế toán và Phòng kinh doanh, Phòng kinh doanh và phòng dịch vụ khách hàng...) cần thường xuyên phối hợp rà soát các số liệu, chứng từ lẫn nhau. Hoạt động này giúp tăng cường việc giám sát giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau, tránh việc chênh lệch, nhầm lẫn số liệu vào cuối kỳ và phát hiện sớm sai sót trong quá trình hoạt động.
Công ty cần nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệm của nhân viên phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại Công ty. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ cần tham mưu cho Ban lãnh đạo vê cac vấn đê liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng , thực hiên cac quy chê , quy trình cua Công ty. Đê xuât cac biên phap quan tri rui ro trong cac Iioat đông như : đâu tư tai chình, cho vay. và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong tưng tlió'i ky hoạt động.
Hàng năm Công ty nên tổ chức các cuộc kiểm toán định kỳ do các Công ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán viên nội bộ để soát xét số liệu trên BCTC, sổ sách Phòng kế toán, phân tích hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ, từ đó tăng cường sự tin cậy của BCTC và tìm hiểu ưu, nhược điểm của KSNB đồng thời đưa ra các điều chỉnh hợp lý, kịp thời nhằm hoàn thiện hoạt động KSNB trong Công ty.