CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢNVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3.3.Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.3. Giải pháp về hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tại Công ty
3.3.3.Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
KSNB của Công ty đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ trong hoạt động kiểm soát trong Công ty, mặc dù vẫn còn một số vấn đề cần khắc phục và giải pháp đưa ra cho các vấn đề này như sau:
3.3.3.1 Phân chia trách nhiệm
Công ty cần có các văn bản, quy chế để phân cấp việc phê duyệt, cần nêu rõ các hoạt động nào cần sự phê duyệt của ai và trách nhiệm của người được ủy quyền phê duyệt đối khi có rủi ro xảy ra.
Đối với quy trình bán hàng, nhân viên hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi nhân viên kinh doanh. Trong điều kiện lý tưởng, Công ty nên có một hệ thống kiểm tra, phê duyệt chất lượng tín dụng của khách hàng.
Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng trong quy trình mua hàng, Công ty nên tách biệt chức năng đề nghị sử dụng dịch vụ NCC mới và chức năng đặt dịch vụ. Nói cách khác, mọi việc đề nghị NCC mới sẽ do Phòng kinh doanh yêu cầu, sau đó Phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá NCC mới và so sánh với báo giá các NCC khác. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên trong Phòng kinh doanh để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, Công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Đối với quy trình quản lý tài sản, Công ty nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho, tài sản cố định, CCDC và chức năng trông giữ. Nên cử nhân viên phòng tổ chức - hành chính chịu trách nhiệm trông giữ vật tư và văn phòng phẩm của công ty.
Cần kiểm soát bằng cách nhập/xuất từ kho phải có phiếu nhập/xuất và phiếu này phải được nhân viên chịu trách nhiệm lưu trữ ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, để nhân viên chịu trách nhiệm cập nhật sổ sách và nhân viên kế toán hạch toán.
Nhân viên chịu trách nhiệm chỉ nên đồng ý xuất vật tư khi có sự phê duyệt bằng văn bản và có chữ ký của NQL.
3.3.3.2 Phê duyệt
Công ty cần ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Đối với quy trình bán hàng thu tiền. Công ty cần xây dựng chính sách giá bán hợp lý và có sự kiểm soát báo giá và chất lượng tín dụng của khách hàng. Cụ thể:
- Công ty cần xây dựng mức giá bán cụ thể đối với từng báo giá đồng thời giao trách nhiệm kiểm soát bảng giá bán khách hàng cho một phòng hoặc cá nhân cụ thể nhằm tránh trường hợp báo giá nhầm hoặc giá bán không hợp lý. Ví dụ: Công ty cần quy định mức giá bán để đảm bảo lợi nhuận mong muốn, ví dụ: đối với hàng xuất đường hàng không, yêu cầu lợi nhuận x% trên giá bán áp dụng cho hàng 0-100 kg, lợi nhuận y% trên giá bán áp dụng cho hàng từ 100-1000 kg... Bảng giá bán cần được lập và thống nhất bởi Phòng kế toán và Phòng kinh doanh sau đó trình Ban Giám đốc để được phê duyệt.
Đối với mỗi báo giá đến khách hàng, nhân viên kinh doanh cần trình trưởng Phòng kinh doanh xem xét và ký nháy vào báo giá để đảm bảo báo giá không bị nhầm lẫn và sai sót.
- Công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu, phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Công ty nên áp dụng hạn mức
bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với các khách hàng sử dụng lần đầu, cần có sự phê duyệt về hạn mức tín dụng của trưởng phó phòng (đối với khách hàng nhỏ, khối lượng hàng hóa vận chuyển không nhiều) hoặc Ban Giám đốc (đối với khách hàng lớn, khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn và đều đặn).
Đối với quy trình mua hàng, khi có NCC mới cần phải có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc trưởng phòng thì nhân viên kinh doanh mới được tiến hành ký hợp đồng với NCC mới và bắt đầu sử dụng dịch vụ. Công ty cũng nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi sử dụng dịch vụ.
Để ngăn chặn gian lận trong vấn đề thanh toán, Phòng kế toán hay nhân viên kế toán công nợ của Phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đề nghị thanh toán và hồ sơ lô hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
3.3.3.3. Đánh giá hoạt động
Công ty cần có các báo cáo phân tích, thống kê số liệu, các chỉ tiêu hoạt động nhằm có sự so sánh và đánh giá sâu sắc hơn về sự hiệu quả hoạt động của Công ty. Đồng thời Công ty cần đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề ra.
Cuối kỳ Công ty cần tổng hợp và thông báo kết quả hoạt động kinh doanh đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
3.3.3.4. Xử lý thông tin
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty cần có chứng từ đầy đủ. Chứng từ khi sử dụng cần phải được đánh số liên tục. Chứng từ cần được ký tên và xét duyệt của nhà quản lý có liên quan. Với hệ thống sổ sách cần thiết kế theo quy định
của chế độ kế toán hiện hành, quy định rõ cách ghi sổ, thực hiện đóng giáp lai giữa các trang sổ, sổ sách cần đánh số trang và ký duyệt đầy đủ.
Để ngăn ngừa gian lận trong quy trình thanh toán, Phòng kinh doanh nên có trách nhiệm thông báo cho Phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc sử dụng dịch vụ mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá... Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào đều cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
Phòng kế toán cần kiểm soát chặt chẽ phiếu thu và tiền mặt tồn quỹ cuối ngày để tránh sự sai sót, mất mát hay lạm dụng tiền của Công ty vào mục đích cá nhân.
Phòng tổ chức nhân sự cần ban hành văn bản quy định việc tổ chức luân chuyển chứng từ cũng như thời gian luân chuyển tránh tình trạng các nghiệp vụ khi phát sinh không được xử ký kịp thời. Đồng thời định kỳ, cần tiến hành sao chép và lưu trữ dữ liệu mềm trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để đề phòng có sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Công ty cần thực hiện đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán, bổ sung việc phân quyền truy cập cũng như cho phép ghi lại lịch sử thay đổi, sửa chữa thông tin kế toán.
3.3.3.5 Kiểm soát vật chất
NQL cần giao cho phòng Tổ chức - hành chính ban hành các quy định cụ thể về quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ... và trách nhiệm cụ thể nếu xảy ra việc hư hỏng, mất mát. Các quy định này cần phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên làm căn cứ xử lý, truy cứu trách nhiệm.
Định kỳ hàng tháng Phòng Tổ chức - hành chính cần kiểm kê văn phòng phẩm, để kiểm tra đối chiếu tình hình sử dụng văn phòng phẩm và tránh việc mua mới trong khi văn phòng phẩm vẫn còn tồn kho nhiều gây lãng phí cho Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đồng thời Công ty nên tiến hành kiểm kê TSCĐ và CCDC tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Công ty cần ban hành các văn bản quy định hạn mức sử dụng các chi phí dịch vụ mua ngoài, phổ biến mục tiêu tiết kiệm, chống lãng phí đến toàn thể nhân viên Công ty. Đồng thời Phòng kế toán cần kiểm tra đánh giá NCC văn phòng phẩm, yêu cầu ít nhất báo giá 3 NCC để tránh có sự thông đồng giữa nhân viên phòng Tổ chức - hành chính và NCC.
Công ty cần ban hành các quy định, định mức về việc liên hoan, tiếp khách, chi phí hoa hồng cho khách hàng... để tránh việc sử dụng lãng phí hoặc kê khống nhằm mưu lợi cá nhân.