CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢNVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. Các nguyên tắc thiết kế Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ luôn phải tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền
- Nguyên tắc “bốn mắt”
- Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí
- Nguyên tắc toàn diện
- Nguyên tắc chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ
- Nguyên tắc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
- Nguyên tắc kiểm tra độc lập
- Nguyên tắc phân tích rà soát
Nguyên tắc này đòi hỏi trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận cho từng cá nhân, từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu có xảy ra thì đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời. Sự phân công, phân nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của mình. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tình thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kết toán, lập phiếu thu và nhận tiền... Trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng số lượng nhiều hơn... thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt khác còn tạo thêm cơ hội cho nhân viên thực hiện hành vi gian lận.
1.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định phải có sự phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ qui định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát). Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ. Kế toán trưởng không được là vợ, chồng của giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiểm soát). Việc phân tách
chức năng này cho phép kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận. Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát..
Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản...
Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc này cần phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
1.3.3. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị.
- Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê
chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Ví dụ: Phê chuẩn của kế toán trưởng về ngân sách xây dựng cơ sở mới của Doanh nghiệp.
1.3.4. Nguyên tắc “bốn mắt”
Bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng có hai người cùng tiến hành (một thực hiện, một duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn.
Ví dụ: tại các ngân hàng thương mại, các bộ phận kiểm soát làm nhiệm vụ kiểm tra chéo phần việc của các bộ phận khác; thêm nữa định kỳ bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm tra hoạt động của tất cả các phòng ban và cuối cùng là nhóm làm việc về rủi ro nhóm họp hàng tháng nhằm thảo luận và đưa ra phương hướng giải quyết các vấn đề rủi ro hoạt động trọng yếu của ngân hàng.
1.3.5. Nguyên tắc cân nhắc lơi ích, chi phí
Cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất. Theo đó, yêu cầu của nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại.
1.3.6. Nguyên tắc toàn diện
Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của Doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa để phù hợp với tình hình thực tế của Doanh nghiệp.
1.3.7. Nguyên tắc chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản và đảm bảo ghi sổ chính xác.
Ví dụ: Khi phát sinh các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa kế toán bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn chứng từ bởi nếu không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thì số liệu sổ
sách kế toán sẽ khó có thể chứng minh và thiếu tính xác thực, dễ gây ra những rủi ro đạo đức về các hàng vi gian lận, cố ý vi phạm của kế toán và nhân viên quản lý kho.
1.3.8. Nguyên tắc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nguyên tắc này nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do trộm cắp, thất thoát, hư hỏng hay sử dụng sai mục đích.
Ví dụ: các doanh nghiệp sẽ thiết kế các nhà kho, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt hay hệ thống báo động để bảo vệ tài sản không bị hư hỏng hay mất mát. Ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu trong máy tính.. .Và kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu sổ sách và thực tế để đảm bảo tài sản không bị mất mát, thiếu hụt.
1.3.9. Nguyên tắc kiểm tra độc lập
Bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
1.3.10. Nguyên tắc phân tích rà soát
Phân tích rà soát là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt cần phải làm rõ để mau chóng phát hiện những sai sót, gian lận hoặc các biến động bất thường để kịp đối phó. Các dạng phân tích thường gặp là:
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài.
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sổ chi tiết.
- Đối chiếu số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch.