7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp
2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban
họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT trong tổ chức hội họp của UBND đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong UBND đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp thời những thông tin trong nước và trên thế giới để có thể đưa ra những đề xuất, ý tưởng, quyết định chính xác trong các cuộc họp mà mình tham gia.
2.2.2.1. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
Để ứng dụng CNTT vào tổ chức hội họp, UBND huyện Đà Bắc đã có một quá trình chuẩn bị lâu dài với các bước tiến hành cụ thể:
Bảng 2.4.Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
TT Các bƣớc thực hiện Đơn vị thực hiện
1
Thông báo về việc đồng ý chủ trương xây dưng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến từ huyện đến các xã
Ban Thường vụ Huyện ủy
2 Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư xây
dựng công trình UBND huyện
3 Quyết định Về việc thành lập Bộ phận giúp
việc quản lý dự án Văn phòng
sát, lập đề cương và dự toán dự án
5 Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn lập đề
cương và dự toán Văn phòng
6
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói Tư vấn khảo sát, thiết kế lập đề cương và dự toán dự án
Văn phòng
7 Hợp đồng tư vấn lập đề cương và dự toán Văn phòng
8
Quyết định phê duyệt đơn giá máy móc, thiết bị (lấy tối thiểu 03 báo giá của 03 đơn vị khác nhau, chọn giá thấp nhất)
Văn phòng
9 Chứng thư thẩm định giá Tư vấn thẩm định giá 10 Về việc thẩm định thiết kế kỹ thuật dự án Văn phòng
11 Ý kiến thẩm định kỹ thuật dự án Sở Thông tin và Truyền thông
12 Phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết dự án Phòng Tài chính - Kế hoạch
13 Quyết định phê duyệt đề cương và dự toán
chi tiết UBND huyện
14 Quyết định phân bổ vốn kế hoạch năm UBND huyện 15 Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu Phòng Tài chính - Kế
hoạch 16 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà
thầu UBND huyện
17 Thương thảo hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa
chọn nhà thầu Văn phòng
thầu gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu
19 Hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu Văn phòng
20 Hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu
21 Thẩm định hồ sơ mời thầu Bộ phận giúp việc
22 Quyết định phê duyệt Hồ sơ mời thầu gói
thầu số 01 Văn phòng
23 Đăng tải hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu
24 Mở thầu Tổ tư vấn đấu thầu
25 Đánh giá hồ sơ dự thầu (chấm thầu) Tổ tư vấn đấu thầu 26 Tờ trình thẩm định kết quả đấu thầu Tổ tư vấn đấu thầu 27 Thương thảo hợp đồng gói thầu cung cấp
thiết bị và lắp đặt Văn phòng
28 Phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu cung
cấp thiết bị và lắp đặt Văn phòng
29 Ký hợp đồng gói thầu cung cấp thiết bị và
lắp đặt Văn phòng
30 Thương thảo hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng 31 Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà
thầu Tư vấn giám sát Văn phòng
32 Ký hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng
33 Nghiệm thu lắp đặt thiết bị Văn phòng
34 Nghiệm thu chạy thử Văn phòng
35 Nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng Văn phòng
(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đà Bắc).
Quá trình chuẩn bị cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để tiến hành các cuộc họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc đã huy động sự tham gia, phối hợp của rất nhiều bên. Trong quá trình triển khai việc ứng dụng, mỗi
một văn bản ban hành tương ứng với một bước trong quy trình thực hiện và các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm đã phải trải qua rất nhiều khâu tiến hành trước khi đi đến sự hoàn tất để sẵn sàng cho việc ứng dụng tại các cuộc họp do UBND tổ chức.
2.2.2.2. Quy trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
Bước 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng trong chương trình công tác, gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của UBND huyện.
Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh không nằm trong kế hoạch chung, cơ quan, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo UBND huyện phụ trách lĩnh vực, trừ các cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện yêu cầu. Bộ phận Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch tổ chức các cuộc họp, báo cáo UBND huyện, đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thời gian và địa điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương đối như nhau, báo cáo UBND huyện. Trong quá trình tổng hợp kế hoạch, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch họp đã được duyệt và nhu cầu họp phát sinh để kịp thời đề xuất. Đồng thời, thông báo tới cơ quan, đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau khi có ý kiến đồng ý của Chủ tịch UBND huyện.
Muốn tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cụ thể như:
- Mục đích của cuộc họp là gì? - Thành phần tham gia là những ai?
- Số lượng người tham gia là bao nhiêu?
- Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao?
- Điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp như thế nào? ...
Sau khi có được những câu trả lời với những câu hỏi nêu trên, Văn phòng UBND có thể căn cứ quy mô, tính chất của cuộc họp để làm tờ trình và trình cấp trên phê duyệt. Nội dung tờ trình cần nêu bật các điểm sau:
- Lý do, mục đích tổ chức;
- Thời gian và địa điểm tổ chức;
- Nội dung chủ yếu và dự kiến chương trình nghị sự của cuộc họp; - Thành phần tham dự gồm số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu; - Nguồn kinh phí tổ chức.
Bước 2. Trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp
Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng trình lãnh đạo UBND huyện phê duyệt. Nội dung kế hoạch cụ thể gồm:
a) Mục đích, yêu cầu, hình thức (trực tuyến hoặc trực tiếp);
b) Trang trí, khánh tiết: Tiêu đề, sơ đồ phòng họp, hoa, nước uống… c) Người chủ trì;
d) Thành phần, số lượng đại biểu, thời gian, địa điểm;
đ) Danh mục các tài liệu (báo cáo chính và các báo cáo chuyên đề), phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu;
e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi);
g) Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (đối với những cuộc họp lớn); h) Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp;
i) Dự thảo chương trình họp.
+ Phổ biến kế hoạch đến các bộ phận liên quan thông qua công văn hoặc họp mặt trực tiếp để phổ biến kế hoạch và biện pháp triển khai.
+ Chuẩn bị về nhân sự: Ban Tổ chức thành lập các tiểu ban như Tiểu ban Nội dung, Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban An ninh, Ban Thư ký... nhằm điều hành việc triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức cuộc họp.
+ Chuẩn bị về nội dung: Đây là khâu quan trọng nhất. Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu, chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi tại các phiên họp, chuẩn bị các tài liệu tham khảo, gợi ý thảo luận về các vấn đề nội dung, dự thảo kết luận hay tuyên bố, nghị quyết của hội, họp hoặc ghi nhận những kết quả thảo luận tại các phiên của hội, họp và biên soạn kỷ yếu cuộc họp.
+ Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho cuộc họp, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ cuộc họp, lên phương án chuẩn bị về địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho khách, nhất là khách quốc tế, ban tổ chức cũng như trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống, chương trình văn nghệ... Tiểu ban lễ tân chuẩn bị các khâu đưa đón, bố trí ăn ở, đi lại, quà tặng lưu niệm.
+ Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh cần chuẩn bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho cuộc họp ngay từ khi khách quốc tế đến sân bay, bảo đảm an ninh trong quá trình tham gia cuộc họp.
+ Bảo đảm các điều kiện về y tế: Khi có khách mời đến từ các nước hay khu vực đang có dịch bệnh thì khi đến cửa khẩu Việt Nam cần yêu cầu họ có tờ khai về tình trạng sức khỏe, đồng thời theo dõi sức khỏe của những người có biểu hiện không bình thường, cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ cho cuộc họp.
Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí và sắp xếp bàn ghế và chỗ ngồi sẽ tùy thuộc vào mục đích, tính chất của cuộc họp và diện tích của phòng họp.
Bước 3. Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Các tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng văn bản.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được phân công có trách nhiệm chỉ đạo chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có) để trình lãnh đạo UBND huyện phụ trách lĩnh vực duyệt.
Chủ tịch UBND huyện sẽ phê duyệt các tài liệu như báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành hàng năm, tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, đề án quan trọng của huyện và các tài liệu khác theo yêu cầu của Chủ tịch UBND huyện. Báo cáo chính phải được lãnh đạo UBND huyện duyệt trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc. Các báo cáo khác (theo yêu cầu của lãnh đạo UBND huyện) phải được lãnh đạo UBND huyện duyệt trước ngày họp ít nhất 2 ngày làm việc.
Bước 4. Chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời họp * Soạn thảo giấy mời
Đơn vị chủ trì tổ chức họp phải dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những nội dung như đơn vị mời, đối tượng được mời, nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp, những yêu cầu đối với đại biểu dự họp, những thông tin cần thiết khác.
* Ký giấy mời
Lãnh đạo UBND huyện ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo các Sở, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong và ngoài tỉnh; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.
Giấy mời các cơ quan, ban, ngành huyện và các đối tượng khác thì lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện chủ trì, còn lãnh đạo cơ quan, đơn vị sẽ ký giấy mời đối với các cuộc họp được UBND huyện uỷ quyền.
* Gửi giấy mời, tài liệu
Văn phòng phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện chủ trì.
Cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp được lãnh đạo UBND huyện ủy quyền.
Giấy mời phải được gửi tới các khách mời trước ngày họp ít nhất là 3 ngày, có kèm theo tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp để khách mời đọc trước khi đến tham dự cuộc họp.
Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương có tài khoản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp thì có thể gửi giấy mời qua phần mềm, còn các cơ quan, đơn vị khác có thể gửi bản giấy hoặc gửi qua hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị đã đăng ký. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên để lấy tài liệu tham dự họp. Trong trường hợp họp đột xuất có thể gửi Fax, điện thoại, gửi qua mạng xã hội (Zalo) đồng thời với việc gửi bản chính có đóng dấu hoả tốc;
Đối với những cuộc họp làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của lãnh đạo UBND huyện, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào lịch làm việc để tham dự đúng thành phần. Văn phòng chỉ phát hành giấy mời các cơ quan, đơn vị không trực thuộc UBND huyện.
Bước 5. Phân công phục vụ cuộc họp
Đối với cuộc họp được tổ chức tại UBND huyện, Văn phòng UBND phải chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương
tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu. Đồng thời, phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định, đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu. Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế khi được yêu cầu. Phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì theo dõi cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện chủ trì; trình lãnh đạo UBND huyện duyệt dự thảo và ký phát hành thông báo kết luận cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện.
Đối với cơ quan, đơn vị chủ trì thì phải có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt, chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt và thực hiện các công việc in tài liệu họp, tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp danh sách đại biểu báo cáo người chủ trì, chủ trì việc đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp, theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì, thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
Đối với các cơ quan, đơn vị có liên quan thì cần thực hiện nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch được duyệt.
Riêng với các cuộc họp tổ chức ngoài UBND huyện, cơ quan, đơn vị chủ trì chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn phòng để triển khai theo kế hoạch được duyệt.
Bước 6. Tổ chức họp
Cơ quan, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình, giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình đã định.
Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn. Các báo cáo chỉ đọc toàn văn khi có yêu cầu của người chủ trì.
Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp cần tập trung vào những vấn đề đang còn có những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
Nội dung kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.