7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện
huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
2.3.1. Ưu điểm
Việc ứng dụng CNTT rất được Đảng, chính quyền của huyện Đà Bắc quan tâm, chỉ đạo sát sao. Điều này được thể hiện rõ nhất thông qua việc ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật có liên quan đến việc ứng dụng CNTT nói chung và ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp nói riêng. Cụ thể là Kế hoạch số 79/KH-UBND của UBND huyện Đà Bắc về việc ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước năm 2017, Quyết định số 1642/QĐ-UBND ngày 26/6/2018 của Chủ tịch UBND huyện Đà Bắc về việc phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng cầu truyền hình hôi nghị trực tuyến từ huyện đến UBND các xã, thị trấn, Quyết định số 2025/ QĐ-UBND ngày 29/7/2019 của Chủ tịch UBND huyện Đà Bắc về việc phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết công trình Mở rộng cầu truyền hình hội nghị trực tuyến từ huyện đến UBND các xã, thị trấn, Quyết định số 2183/QĐ-UBND Chủ tịch UBND huyện Đà Bắc về việc phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu xây dựng công trình mở rộng cầu truyền hình hội nghị trực tuyến từ huyện đến UBND các xã, thị trấn.
Có những thay đổi tích cực trong thói quen ứng dụng CNTT tại các phòng, ban chuyên môn và cả ở người dân, các doanh nghiệp trong UBND huyện Đà Bắc. Thể hiện qua việc dùng hệ thống email để trao đổi thông tin hàng ngày, khai thác thông tin trên Internet, truy cập hệ thống quản lý văn bản pháp luật ở các CQNN, việc sử dụng các dịch vụ công được cung cấp, gửi câu hỏi, thắc mắc qua các trang web, email liên hệ với các cơ quan quản lý nhà nước của người dân, của các doanh nghiệp và việc sử dụng hình thức họp trực tuyến đã trở thành một cách thức làm việc được vận dụng rộng rãi trong toàn huyện… Điều này đã cho thấy sự thay đổi cơ bản về thói quen và nhận thức về ứng dụng CNTT trong UBND huyện.
Hiện nay, trừ lái xe và tạp vụ thì tất cả công chức còn lại của UBND huyện Đà Bắc đều có trình độ tin học từ chứng chỉ A trở lên, có 03 cán bộ chuyên trách về CNTT tại đây. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT tại ủy ban tương đối hiệu quả, nhất là trong hoạt động họp trực tuyến.
Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã giúp các CBCC của UBND huyện Đà Bắc, cũng như các đối khách mời hạn chế thời gian di chuyển, tiết kiệm các nguồn lực và chi phí tổ chức họp. Các CBCC dù ở xa hoặc bận công việc khác cũng có thể tham dự và bắt kịp cuộc họp và mọi người có thể tương tác với nhau trực tiếp thông qua truyền file, gửi tin nhắn, các hình ảnh được truyền hình trực tiếp. Thông tin, vì thế, được cập nhật nhanh chóng, các vấn đề công việc cũng được nắm bắt và giải quyết một cách kịp thời.
Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã hỗ trợ rất lớn cho lãnh đạo UBND huyện trong việc điều hành, nắm bắt thông tin từ cấp dưới và truyền tải các chỉ thi, mệnh lệnh, yêu cầu về mục tiêu, nhiệm vụ tới các thành viên, để mọi người có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp và đi đến sự thống nhất trong việc thực hiện. Dù lãnh đạo có đi công tác xa, thì việc điều hành công việc tại
UBND cũng không gặp khó khăn, trở ngại vì nhờ sự hỗ trợ của CNTT, những khoảng cách về không gian địa lý đã được giải quyết một cách triệt để.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt đã làm được và làm tốt, việc ứng dụng CNTT trong tổ chức họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình vẫn còn có một số mặt hạn chế, bất cập cần nhận diện để khắc phục, sửa chữa như:
- Các thiết bị sử dụng cho việc ứng dụng CNTT trong hội họp chưa đồng bộ. Một số máy móc sử dụng từ lâu, bị hư hỏng. Các phần mềm mới đã và đang sử dụng mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu họp của UBND. Việc ứng dụng CNTT vẫn chưa khai thác và phát huy được những điều kiện sẵn có.
- Chất lượng của đội ngũ các bộ, công chức, viên chức nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển về CNTT. Do hạn chế về trình độ nên đa số các đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn thụ động, ít chịu đổi mới, chưa hình thành thói quen thường xuyên sử dụng, khai thác và trao đổi thông tin, hội họp trên môi trường CNTT. Hơn thế nữa, UBND huyện chưa có một đội ngũ chuyên gia thực thụ về CNTT để quản lý, xây dựng và phát triển các ứng dụng CNTT.
- Chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho phát triển ứng dụng CNTT chưa được coi trọng, một phần là do chính sách đãi ngộ về tiền lương và chất lượng đào tạo vẫn chưa được chuẩn hóa, hầu hết nhân lực về CNTT còn thiếu các kỹ năng trong tổ chức hội họp, thiếu kỹ năng về quy trình làm việc.
- Công tác dự báo, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy, chế độ chính sách đối với các CBCC chuyên trách về CNTT chưa ngang tầm với những nhiệm vụ, trọng trách được giao, nên chưa khích lệ, tận dụng, phát huy hết khả năng, năng lực, sáng kiến của đội ngũ CBCC hiện có.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Lãnh đạo các cấp vẫn chưa thực sự quyết tâm trong việc phát triển và ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng CNTT chưa thực sự đạt được yêu cầu tin học hóa các công việc xử lý hằng ngày và chưa gắn kết được với việc cải cách hành chính. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu không có sự đột phát nào trong việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc.
Vai trò và chức năng của cơ quan lãnh đạo CNTT vẫn chưa thống nhất. Trách nhiệm và chức năng ứng dụng CNTT ở trong các phòng, ban, bộ phận vẫn còn chồng chéo. Và cho đến nay, việc chuyển giao nhiệm vụ và chức năng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ở UBND huyện Đà Bắc vẫn chưa hoàn tất.
Mô hình tổ chức triển khai ứng dụng CNTT không hợp lý, vị trí của các đơn vị phụ trách ứng dụng CNTT không phù hợp tạo ra những hạn chế và bất cập khi triển khai các kế hoạch ứng dụng CNTT, dẫn đến không đạt hiệu quả như mong đợi. Thêm vào đó, vai trò của cán bộ chuyên trách CNTT vẫn chưa được coi trọng. Điều này đã tạo ra nhiều khó khăn trong việc triển khai và ứng dụng CNTT.
Hạ tầng kỹ thuật ở UBND vẫn còn quá thấp so với mặt bằng chung của cả nước. Nguyên nhân chính là do hạn chế về mặt địa lý cách xa các trung tâm kinh tế, chính trị, một phần là do lũ lụt thường xuyên nên sự phát triển về Internet còn chậm. Đây cũng chính là nguyên nhân mà hầu hết các dự án CNTT ở UBND đều tập trung vào phần cứng, vào hạ tầng kỹ thuật.
Do các kế hoạch còn chưa mang tính định hướng cao, các mục tiêu đặt ra vẫn chưa bám sát thực tế, các dự án, kế hoạch ứng dụng CNTT thường có nội hàm rộng, mục tiêu chưa rõ ràng, khó xây dựng, khó triển khai.
Nhận thức của các cấp, các ngành của UBND huyện về vai trò của công nghệ thông tin vẫn chưa được đầy đủ, chưa kết hợp chặt chẽ được việc ứng dụng CNTT với quá trình cải cách hành chính và đổi mới chất lượng hội
họp của Chính quyền. Trong tổ chức hội họp việc ứng dụng CNTT cũng chưa thống nhất, thiếu đồng bộ và chưa thật sự xem việc đầu tư xây dựng hạ tầng thông tin là đầu tư quan trọng cho hạ tầng KT-XH.
Trong thời gian tới, chính quyền UBND huyện Đà Bắc cần có những kế hoạch đột phát hơn để nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong hoạt động nói chung và trong việc tổ chức hội họp nói riêng để xây dựng nền hành chính điện tử hiện đại và hiệu quả, góp phần vào công cuộc cải cách hành chính của đất nước.
2.4. Đánh giá chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc.
2.4.1. Gia tăng sự kết nối
Việc mạnh dạn ứng dụng các ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc thời gian qua đã cho thấy những tín hiệu đáng mừng đối với hiệu quả hoạt động của đơn vị trong hoạt động quản lý, điều hành. Đặc biệt, nhờ áp dụng hình thức họp trực tuyến, nên việc kết nối trong nội bộ UBND và giữa UBND với các đơn vị cấp xã, thị trấn trên địa bàn huyện đã trở nên thuận lợi, tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều. Khoảng cách về địa lý đã không còn là rào cản đối với sự tương tác của các thành phần tham gia cuộc họp. Sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ đã giúp cho mọi người xích lại gần nhau hơn, dễ dàng chia sẻ với nhau các thông tin liên quan đến những nhiệm vụ cần làm và các mục tiêu cần giải quyết. Việc thống nhất về ý tưởng, quan điểm cũng như cách thức hành động được các thành viên tham gia nhanh chóng đi đến sự đồng thuận cao. Đặc biệt, khi UBND huyện cần triển khai nội dung công việc xuống các xã, thị trấn trong những thời điểm tình hình thời tiết, y tế…không thuận lợi, hình thức họp trực tuyến đã phát huy khả năng kết nối mạnh mẽ và hiệu quả, đảm bảo cho các hoạt động của UBND được duy trì một cách liên tục và thông suốt.
2.4.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của UBND
Để triển khai các kế hoạch, lãnh đạo UBND Đà Bắc cần cung cấp thông tin cho các CBCC thông qua những chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu để họ nắm bắt và thực hiện, đồng thời, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các CBCC thông qua các báo cáo định kỳ và đột xuất để kịp thời nắm bắt tình hình thực tế và giải quyết một cách triệt để. Nhất là những công việc của các đơn vị dưới cơ sở, là nơi gần dân nhất nên có rất nhiều công việc sự vụ cần nắm bắt, giải quyết và không thể để dây dưa, kéo dài vì nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của bộ máy công quyền và vị thế, cũng như uy tín của người đứng đầu UBND.
Tuy nhiên, những vấn đề nêu trên đã được xử lý, nhờ có sự hỗ trợ của việc ứng dụng CNTT vào quá trình tổ chức các cuộc họp của UBND. Mọi chương trình, kế hoạch mà UBND đề ra luôn được thông tin nhanh chóng tới đội ngũ thừa hành và các thông tin phản hồi cũng được lãnh đạo UBND cập nhật thường xuyên, liên tục để có những chỉ đạo sâu sát, hiệu quả.
2.4.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin
Qua khảo sát cho thấy, UBND huyện Đà Bắc rất quan tâm đến công tác thông tin, bảo đảm về sự đa dạng, tính sẵn có của nguồn thông tin. Để có được những thông tin chính xác nhất, đầy đủ nhất, kịp thời nhất, thì Văn phòng UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng mối quan hệ phối hợp hết sức chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc để có được những thông tin cần thiết trong từng lĩnh vực công tác, từ đó xử lý các thông tin theo đúng yêu cầu của lãnh đạo. Đặc biệt, với việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, công tác thông tin của UBND Đà Bắc đã có những chuyển biến tích cực. Từ khâu tiếp nhận, đến khâu xử lý và cung cấp thông tin đều trở nên nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
Các thông tin chuyển lên cơ quan cấp trên và cấp dưới đảm bảo đúng thời gian quy định, thông tin trong các báo cáo, trong các cuộc họp, hội nghị được chuẩn bị kỹ trước khi phát hành. Văn phòng của UBND huyện Đà Bắc
đã thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản, thẩm định, đôn đốc, tổng hợp ý kiến tham gia trực tiếp vào văn bản.
Mức độ sẵn có và lượng thông tin được cung cấp cũng hết sức đa dạng và dưới nhiều hình thức. Để lượng thông tin được cung cấp một cách có hệ thống, đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm cao. Chất lượng thông tin, báo cáo được đánh giá tương đối tốt, đúng thời gian quy định và thống nhất trong toàn tỉnh. Trên thực tế đánh giá cho thấy các chương trình, kế hoạch được xây dựng có tính khả thi cao. Nội dung của các báo cáo được tổ chức, sắp xếp khoa học theo từng mặt hoạt động, dễ theo dõi và được phản ánh một cách trung thực các hoạt động của UBND
Tuy nhiên, với khối lượng công việc ngày càng nhiều, đa dạng, phức tạp như hiện nay, sự hạn hẹp về chỉ tiêu biên chế tại các cơ quan hành chính nhà nước, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, nội dung công việc thì chất lượng công tác tổng hợp, cung cấp thông tin nhiều khi chưa kịp thời, chất lượng thông tin chưa cao, nội dung thông tin, các báo cáo còn sơ sài vẫn còn mang tính hình thức, đối phó, tính nhạy bén trong việc nắm bắt và xử lý thông tin của công chức làm công tác tổng hợp đôi khi còn chưa cao.
2.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành
Công tác phối hợp giữa lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc với các phòng ban được thể hiện trên các mặt như xây dựng quy chế làm việc, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cung cấp thông tin phục vụ quá trình quản lý, điều hành. Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND huyện Đà Bắc đã ban hành quy chế phối hợp, thường trực trong triển khai, duy trì, đẩy mạnh công tác phối hợp giữa các phòng ban, thực hiện tốt chức năng thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, chương trình kế hoạch đã ban hành.
Nhờ các cuộc họp trực tuyến, hoạt động phối hợp của UBND huyện Đà Bắc trở nên dễ dàng hơn. Do thông tin được truyển tải nhanh chóng cho
các bên cùng được biết, để họ có thể phân định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho từng bên, đồng thời, cùng nhau lựa chọn, thống nhất cách thức thực hiện và các nguồn lực cần cung cấp để có thể hoàn tất mục tiêu chung.
Họp trực tuyến giúp quá trình trao đổi, chia sẻ thông sẻ thông tin giữa các bên phối hợp trở nên thuận lợi, dễ dàng. Từ những thông tin liên quan đến mục tiêu, nhiệm vụ chung, những thông tin liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bên, đến những thông tin về cách thức phối hợp… khi thực hiện nhiệm vụ cũng đều được đưa ra cuộc họp để cùng bàn bạc, trao đổi và thống nhất để cùng thực hiện một cách đồng bộ theo trật trật tự.
Trong quá trình phối hợp, việc các bên nẩy sinh vướng mắc, thậm chí có thể dẫn đến những xung đột, là điều thường xẩy ra. Lúc này, các cuộc họp trực tuyến sẽ không chỉ giúp người lãnh đạo UBND chỉ đạo, điều hành công việc chung, mà còn hỗ trợ họ rất nhiều trong việc nắm bắt các thông tin phản hồi từ các bên liên quan, để trên cơ sở đó, lựa chọn cách thức phù hợp để giải quyết tốt các vấn đề đang gây tranh cãi.
2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực
Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong UBND huyện và giữa UBND huyện với các xã và thị trấn đã giúp tiết kiệm cho đơn vị rất nhiều về nhân lực, vật lực và tài chính. Công tác tổ chức, vì thế cũng đơn giản hơn. Việc chuẩn bị chủ yếu là các nội dung giấy tờ, tài liệu liên quan đến chủ đề của cuộc họp và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp. Do đó, bộ phận Văn phòng của UBND huyện không phải mất quá nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác chuẩn bị.