7. Kết cấu của luận văn
2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực
Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong UBND huyện và giữa UBND huyện với các xã và thị trấn đã giúp tiết kiệm cho đơn vị rất nhiều về nhân lực, vật lực và tài chính. Công tác tổ chức, vì thế cũng đơn giản hơn. Việc chuẩn bị chủ yếu là các nội dung giấy tờ, tài liệu liên quan đến chủ đề của cuộc họp và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp. Do đó, bộ phận Văn phòng của UBND huyện không phải mất quá nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác chuẩn bị.
Các thành viên được mời tham dự cuộc họp, thay vì phải di chuyển đến nơi diễn ra cuộc họp, thì chỉ cần ở tại cơ quan, với sự hỗ trợ của công nghệ, là có thể tham gia dự họp cùng các thành viên khác. Điều này đã tiết kiệm cho các khách mời về mặt thời gian, công sức, đồng thời giúp cho họ có điều kiện để giải quyết các công việc sự vụ của đơn vị mình hoặc giành thời gian để
Hình 2.4 Điểm cầu UBND huyện Đà Bắc tại Hội nghị giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện
Hình 2.5 Điểm cầu UBND thị trấn Đà Bắc tại Hội nghị giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện
Hình 2.6 Điểm cầu UBND xã Cao Sơn tại Hội nghị giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện
Hình 2.7 Điểm cầu UBND xã Nánh Nghê tại Hội nghị giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện (xã xa nhất, cách
Tiểu kết chƣơng 2
Từ những khảo sát thực tế về việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình, luận văn đã có những phân tích, đánh giá để khẳng định những ưu điểm, cũng như chỉ ra những tồn tại, hạn chế cần khắc phục của hoạt động này. Trên cơ sở đó, để đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình dựa vào các tiêu chí như gia tăng sự kết nối trong đơn vị, đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của đơn vị, nâng cao chất lượng công tác thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành, tiết kiệm nguồn lực.
Trên cơ sở thực tế đã khảo sát, đánh giá, cần phải đưa ra những giải pháp cụ thể, đồng bộ để giải quyết những vấn đề còn vướng mắc, tồn tại nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian tới.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH
3.1. Phƣơng hƣớng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Các cấp, các ngành và toàn xã hội cần nâng cao nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin, thực hiện triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo, quản lý của Chính phủ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính phủ và chính quyền các cấp, giúp cho người dân và doanh nghiệp làm việc với các cơ quan Chính phủ được nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, từng bước đưa hoạt động của nền hành chính công theo mô hình “nền hành chính điện tử”.
Việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc cần chú ý một số quan điểm sau:
Ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài.
Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp phải gắn với mục tiêu tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ứng dụng CNTT phải gắn liền với cải cách hành chính, phải đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, quy trình điều hành của UBND.
Ưu tiên đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội. Coi hạ tầng thông tin là hạ tầng kinh tế - xã hội quan trọng. Xây dựng hạ tầng CNTT phải đảm bảo tính hiện đại và hệ thống, chuẩn hoá thông tin và các hệ thống thông tin trong
từng lĩnh vực nhằm bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc trao đổi và sử dụng chung các cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin trong nước và quốc tế.
Có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn và an ninh thông tin.
Có chế độ đãi ngộ hợp lý đối với đội ngũ cán bộ chuyên môn về CNTT để động viên, khích lệ họ phát triển chuyên môn nhằm đáp ứng các yêu cầu, đòi hỏi của thực tế.
Tạo điều kiện cho mọi tầng lớp xã hội trên địa bàn mà UBND huyện quản lý biết khai thác, sử dụng thông tin điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin để tương tác với các cấp lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn của UBND để hợp tác hiệu quả.
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
3.2.1. Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ CBCC huyện. của đội ngũ CBCC huyện.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng và phát triển CNTT trong cả nước nói chung và ở UBND huyện Đà Bắc nói riêng chưa thể đạt được hiệu quả cao là do việc chưa nhận thức và đánh giá đúng được vai trò của việc ứng dụng CNTT. Khi nhận thức chưa rõ, chưa thống nhất thì mọi nỗ lực đầu tư hoặc chính sách đưa ra đều có thể bị vô hiệu. Vì vậy, nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT là một trong những giải pháp hết sức quan trọng.
Việc nhận thức ở đây trước hết phải bắt đầu ở các cấp lãnh đạo rồi đến các công chức, viên chức. Bởi lẽ, lãnh đạo được coi là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của việc ứng dụng CNTT. Nhận thức về CNTT luôn đi kèm với trình độ chuyên môn và mức độ am hiểu về CNTT. Nếu trình độ không cao, nhận thức sẽ chậm, đồng thời, nếu không am hiểu
hoặc không biết sử dụng CNTT thì nhận thức sẽ không triệt để. Từ đó sẽ tạo nên những rào cản về tâm lý, thậm chí là có xu hướng chống lại việc triển khai ứng dụng CNTT.
Trong lĩnh vực ứng dụng CNTT đối với CCHC, đội ngũ công chức được đòi hỏi phải nắm bắt, khai thác và sử dụng các phần mềm ứng dụng trong thực hiện nhiệm vụ. Đối với công chức chuyên tin học phải có kiến thức và kỹ thuật khá vững. Tuy nhiên trình độ tin học của họ phải luôn được bù đắp vì CNTT là yếu tố nhanh bị lạc hậu, điều này buộc họ phải thường xuyên nâng cao năng lực để tiếp nhận yếu tố mới. Thực tế cho thấy công chức huyện Đà Bắc phần vì những kiến thức tin học được đào tạo cũng là khá ít ỏi, trang bị kiến thức cơ bản về CNTT và chiếm phần nhỏ về tin học văn phòng, dần dần bị mai một do không được sử dụng thường xuyên, phần vì ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ CCHC đòi hỏi người sử dụng phải được trang bị những kỹ năng và mức độ cao hơn so với trình độ đào tạo được cấp chứng chỉ. Nói cách khác là cần phải được đào tạo lại để có thể sử dụng có hiệu quả các phần mềm nghiệp vụ của ngành, cũng như môi trường làm việc đặc thù của hệ thống hành chính.
Thực tế cho thấy, trình độ tin học của công chức tại các đơn vị CCHC ở huyện còn khiếm khuyết khá nhiều kiến thức về thiết bị máy tính và cách sử dụng thiết bị máy tính an toàn, hiệu quả, hạn chế khả năng phát hiện lỗi và khắc phục lỗi cơ bản của hệ điều hành, của phần mềm ứng dụng hạn chế cả về kỹ năng tương tác và cách bảo quản máy tính, bảo dưỡng máy tính. Dẫn tới năng lực và hiệu quả làm việc với chương trình và thiết bị CNTT là khá hạn chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại và chưa đồng hành với tiến độ phát triển CNTT của hệ thống CCHC.
Đối với cán bộ chuyên trách CNTT, là những người có trình độ đại học, tuy nhiên chưa được đào tạo nâng cao thường xuyên về chuyên môn
cũng như đào tạo về quản lý nhà nước. Đây là một khó khăn của huyện Đà Bắc. Do đó việc nâng cao năng lực CNTT của những người này là vấn đề mang tính cấp bách để nâng cao hiệu quả của công tác ứng dụng CNTT trong CCHC ở huyện Đà Bắc hiện nay. Tại cơ quan chuyên môn cấp huyện, có phân công công chức kiêm nhiệm công tác CNTT, công chức này thì phần lớn không có trình độ chuyên ngành CNTT, mà hầu hết chỉ đạt trình độ Tin học Văn phòng A, B.
Thực tế này đã đặt ra căn cứ vào tình hình thực tế và hướng phát triển mô hình quản lý của hệ thống CCHC về CNTT mà cần có hướng tuyển dụng, bố trí và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ CNTT chuyên trách cho phù hợp trong đó công tác đào tạo và bồi dưỡng, cập nhật kiến thức là hết sức quan trọng và cần thiết.
Khi năng lực CNTT của công chức được nâng lên, họ sẽ có khả năng quản lý bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị tin học ở cơ quan. Họ có thể tự đảm nhận được công tác sửa chữa trang thiết bị tin học, không phải nhờ đến cán bộ chuyên trách, điều này vừa tiết kiệm được thời gian, vừa đảm bảo về an toàn bảo mật. Đây cũng là mảng công việc mà chưa được quan tâm đào tạo cho công chức tin học.
3.2.2. Xây dựng đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách
Đội ngũ CNTT chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và cải tiến thường xuyên. Đội ngũ CNTT chuyên trách ở đây trước hết là cán bộ lãnh đạo quản lý CNTT trong tổ chức hội họp, kế đến là đội ngũ lập trình viên chịu trách nhiệm phát triển các ứng dụng CNTT. Đội ngũ lập trình viên này sẽ đảm trách nhiệm vụ viết chương trình để phát triển các ứng dụng phục vụ cho điều hành và tác nghiệp cho các đơn vị trong UBND huyện Đà Bắc. Vì thực tế, không có một ứng dụng hay phần mềm dùng chung nào có thể sử dụng cho mọi tổ chức. Mặt khác, đi cùng với sự phát triển chung, các ứng dụng cũng cần phải thường xuyên được nâng cấp
về tính năng, công nghệ và bảo mật. Do đó, chỉ có một đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên trách mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và phát triển lâu dài.
UBND huyện Đà Bắc vẫn chưa có đội ngũ CNTT chuyên trách cho phát triển ứng dụng chính thức. Nhóm nhân sự CNTT chuyên trách ở Văn phòng UBND và UBND huyện Đà Bắc không có nhân sự nào chuyên trách cho phát triển ứng dụng. Vì vậy, trong thời gian tới cần tăng cường đào tạo và tuyển dụng thêm nhân sự cho lĩnh vực phát triển phần mềm này.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cho CNTT trong CQNN nói chung và nhân sự cho lĩnh vực phát triển ứng dụng nói riêng hiện nay rất khó. Nguyên nhân là do chính sách đãi ngộ và tiền lương trong các CQNN còn rất thấp so với thị trường CNTT bên ngoài. Vì vậy, để thực hiện giải pháp này cần phải:
- Xây dựng chính sách đào tạo đội ngũ lập trình viên chuyên trách phát triển các ứng dụng cho các cơ quan trong UBND huyện Đà Bắc. Ưu tiên đào tạo cho cán bộ quản lý CNTT trong tổ chức hội họp chuyên trách và đội ngũ sẵn có. Trong công tác tuyển dụng, đơn vị chịu trách nhiệm ứng dụng CNTT cho các CQNN cần tăng cường chủ động “đặt hàng” ở các đơn vị đào tạo CNTT trong và ngoài UBND huyện Đà Bắc. Nếu vẫn thụ động trong công tác tuyển dụng, do hạn chế của các chính sách đãi ngộ và tiền lượng, UBND huyện Đà Bắc sẽ khó xây dựng được đội ngũ lập trình viên đủ số lượng và chất lượng để đảm trách nhiệm vụ phát triển ứng dụng đã đề ra.
- Thay đổi chính sách tiền lương và đãi ngộ đối với đội ngũ CNTT chuyên trách nói chung. Kết hợp tạo điều kiện tăng thu nhập của nhóm nhân sự này thông qua việc đẩy mạnh phát triển các ứng dụng dưới dạng các đề tài hoặc các hợp đồng nghiên cứu khoa học.
3.2.3. Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng tích hợp
Một hạn chế lớn của các kế hoạch ứng dụng CNTT hiện nay thường là không có định hướng hay chiến lược rõ ràng nào việc tích hợp trong tương lai. Nhất là ở UBND huyện Đà Bắc, việc phát triển ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp còn manh mún, tự phát, đặc biệt là chưa có định hướng chiến lược nào cho việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ tạo ra các sự cố về kỹ thuật khi thực hiện trao đổi thông tin giữa các ứng dụng hay các hệ thống thông tin; dẫn đến tình trạng đầu tư mới lại hoàn toàn hoặc phải đầu tư thêm các ứng dụng trung gian, vừa mất thời gian, gây lãng phí và tạo yếu tố bất ổn tiềm ẩn trong hệ thống.
Xu hướng tích hợp của ứng dụng CNTT là một tất yếu để đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được hiệu quả. Để đảm bảo cho xu hướng tích hợp này cần thực hiện 2 giải pháp sau:
- Phát triển các chương trình ứng dụng trong trong tổ chức hội họp cần được xây dựng theo xu hướng web hóa. Nếu bị hạn chế về kỹ thuật, yêu cầu tối thiểu phải có một thành phần (module) chạy trên nền tảng của công nghệ web. Các ứng dụng web được phát triển phải đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ web tiên tiến (như chuẩn web 2.0) và phải được kết hợp với một hệ quản trị CSDL nào đó (như: MySQL, PosgreSQL, Oracle, SQL Server, DB2,…). Điều này sẽ đảm bảo cho việc phát triển các cổng thông tin tích hợp (portal) sau này. Đồng thời việc phát triển ứng dụng vẫn được diễn ra trong khi chưa có được mô hình kiến trúc phần mềm tổng thể. Ngoài việc phát triển các ứng dụng hiện có tại UBND huyện Đà Bắc có thể sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến đang có trên thị trường như hệ thống Phòng họp không giấy VNPT - e-Cabinet; họp trực tuyến qua Skype for Business; Google Hangouts
Meet; Zalo, v.v. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tính chất cuộc họp và cần thiết đánh giá mức độ bảo mật của các phần mềm để lựa chọn cho phù hợp.
- Xây dựng và ban hành mô hình kiến trúc phần mềm tổng thể trong tổ chức hội họp. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho sự tích hợp về sau. Có thể điển hình một kiến trúc phần mềm tổng thể cho các CQNN như sau:
Hình 3.1 Kiến trúc phần mềm tổng thể cho Chính phủ điện tử
Các cổng thông tin trong mô hình 3.3 là dạng phần mềm tích hợp được phát triển trên nền tảng web, với 4 nhóm chức năng chính được phân theo các loại hình giao dịch của CPĐT. Tuy nhiên, như đã trình bày, điều kiện để hệ thống này hoạt động cần có một hệ thống các chuẩn kỹ thuật, chuẩn an ninh đi kèm. Điều này đòi hỏi phải có tầm nhìn về công nghệ cùng với sự hỗ trợ của đội ngũ các chuyên gia về CNTT. Trong điều kiện còn hạn chế về nguồn nhân lực, UBND huyện Đà Bắc có thể hợp đồng với các công ty tư vấn để