7. Kết cấu của luận văn
1.3.4. Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT
Việc chuẩn bị các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động họp trưc tuyến cần phải có một đội ngũ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện trước khi cuộc họp chính thức diễn ra. Đây là các công cụ hỗ trợ để hoạt động này có thể diễn ra và diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi nhất. Về cơ bản, quá trình ứng dụng này sẽ bao gồm các bước như sau:
Hình 1.1 Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT 1.4. Chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp
1.4.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp chức hội họp
Có thể nói, chất lượng là một phạm trù tổng hợp về kinh tế, kĩ thuật, văn hóa xã hội, tâm lí, thói quen...Khái niệm chất lượng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của từng chủ thể, hoặc tùy theo đối tượng sử dụng. Trên bình diện triết học, người ta giải quyết vấn đề trên theo phạm trù chất và lượng trong mối quan hệ biện chứng của chúng với nhau. Chất là một phạm trù triết học dùng để chỉ tính quy định khách quan vốn có của sự vật và hiện tượng, biểu hiện sự thống nhất hữu cơ giữa các thuộc tính làm cho nó là nó mà không phải là cái khác. Lượng là một phạm trù triết học để chỉ tính quy định vốn có của sự vật biểu thị số lượng, quy mô, trình độ, nhịp điệu của sự vận động và phát triển của sự vật cũng như các thuộc tính của nó.
Theo Từ điển Tiếng Việt phổ thông: "Chất lượng là tổng thể những tính chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt
với sự vật khác" [27,Error! Reference source not found.]. Ở khái niệm này, hất lượng được hiểu là đặc tính khách quan của sự vật. Chất lượng biểu hiện ra bên ngoài các thuộc tính. Nó là cái liên kết các thuộc tính của sự vật lại làm một, gắn bó với sự vật như một tổng thể, bao quát toàn bộ sự vật và không tách khỏi sự vật. Sự vật trong khi vẫn còn là bản thân nó thì không thể mất chất lượng của nó. Sự thay đổi chất lượng kéo theo sự thay đổi của sự vật về căn bản. Chất lượng của sự vật bao giờ cũng gắn liền với tính quy định về số lượng của nó và không thể tồn tại ngoài tính quy định ấy. Mỗi sự vật bao giờ cũng là sự thống nhất của chất lượng và số lượng.
Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn"
Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. Yêu cầu là những nhu cầu hay mong đợi đã được công bố (đã nêu), ngầm hiểu chung hay tiềm ẩn. Ở khái niệm này chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn. Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp.
Ở góc độ quản lí, chất lượng được hiểu là sự thực hiện mục tiêu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh, chất
lượng của sản phẩm được đặc trưng bởi các yếu tố về nguyên vật liệu chế tạo, quy trình và công nghệ sản xuất, các đặc tính sử dụng kể cả về mẫu mã, thị hiếu, mức độ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Dưới góc độ cải tiến chất lượng sản phẩm thì người ta hiểu chất lượng sản phẩm là tổng hợp các tính chất, các đặc trưng của sản phẩm được cải tiến liên tục, tạo nên giá trị sử dụng cho phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất trong những điều kiện sản xuất, kinh tế - xã hội nhất định. Tóm lại, khái niệm chất lượng đã có nhiều cách tiếp cận khác nhau và sự giải thích về phạm trù này, ở mỗi cách tiếp cận, nó lại mang ý nghĩa khác nhau.
Từ định nghĩa trên, chúng ta thấy chất lượng có những đặc điểm cơ bản như sau:
1) Chất lượng có thể được áp dụng cho mọi thực thể. Đó có thể là kết quả của một sản phẩm, một hoạt động, một quá trình, một doanh nghiệp hay một con người;
2) Chất lượng phải là một tập hợp các đặc tính của thực thể thể hiện rõ khả năng làm thỏa mãn nhu cầu của xã hội cũng như của cá nhân. Do đó, khi đánh giá chất lượng của thực thể, ta phải xét đến mọi đặc tính của nó có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể;
3) Chất lượng biểu hiện sự phù hợp với nhu cầu. Vì vậy, một thực thể dù đáp ứng được tiêu chuẩn nhưng không phù hợp với nhu cầu, không được thị trường chấp nhận thì vẫn bị coi là không có chất lượng;
4) Chất lượng phải được gắn liền với điều kiện cụ thể của việc thỏa mãn nhu cầu thị trường về mặt kinh tế, kĩ thuật, xã hội, phong tục, tập quán;
5) Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Sự thỏa mãn này phải được thể hiện trên nhiều phương diện như: tính năng của sản phẩm, giá cả, thời điểm cung cấp, dịch vụ, an toàn. Nhu cầu luôn thay đổi cho nên chất lượng cũng luôn thay biến động theo thời gian và không gian.
Như vậy, chất lượng ứng dụng CNTT có thể được hiểu là mức độ đạt được của một quá trình hoạt động, đảm bảo được cho cơ quan, đơn vị đạt được những mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp
Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá, phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau. Mỗi tiêu chí hướng vào những đặc tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tượng.
Để đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải có những tiêu chí nhất định. Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để đánh giá hiệu quả của quá trình ứng dụng trên các phương diện khác nhau. Có thể xem
đây là hệ thống các chỉ số nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của một hoạt động, một chủ thể nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa ra kết luận về hiệu quả.
Chính vì vậy, việc xác định các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp là rất quan trọng và vô cùng cần thiết. Bởi, các tiêu chí này chính là công cụ, là thước đo, là căn cứ để đưa ra những đánh giá chính xác, đầy đủ nhất về những điểm ưu việt mà các ứng dụng CNTT có thể mang lại cho hoạt động hội họp. Trên cơ sở những đánh giá đó, người lãnh đạo cũng như các thành viên tham gia có căn cứ để điều chỉnh các bước trong quá trình họp một cách chủ động, kịp thời, giúp cho hoạt động này không chỉ đi đúng hướng, đạt được các mục tiêu đặt ra, mà còn giúp cho hoạt động điều hành của người lãnh đạo, cũng như chất lượng hoạt động của cả đơn vị được nâng lên.
Tuy nhiên, để xác định được các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp là một việc không hề dễ dàng. Bởi, đây là điều chưa có tiền lệ. Xuất phát từ thực tế nghiên cứu, có thể đưa ra một số tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp như sau:
1.4.2.1. Gia tăng sự kết nối trong đơn vị
Do sự hỗ trợ của phương tiện, thiết bị và CNTT nên dù ở bất cứ đâu, các thành viên được mời tham dự cũng đều có thể tham gia cuộc họp. Đây là yếu tố giúp các thành viên gia tăng sự kết nối, hiểu biết và học hỏi lẫn nhau để từ đó nâng cao khả năng gắn kết một tiền đề quan trọng tạo thuận lợi cho quá trình phối hợp trong tương lai. Đặc biệt, đối với các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng, ban, bộ phận, lại được bố trí không cùng trong một trụ sở, mà phân tán ở nhiều vị trí, khu vực khác nhau, thì hình thức áp dụng CNTT trong hội họp sẽ giúp cho mọi người có điều kiện để xóa nhòa khoảng cách địa lý, dễ dàng giao tiếp với nhau, để có thể xích lại và gắn bó, đoàn kết với nhau hơn.
1.4.2.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của đơn vị
Trong quá trình giải quyết công việc và ra quyết định, thông tin luôn là nguồn lực vô cùng quan trọng đối với tổ chức nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng. Thông tin luôn được xem là máu của tổ chức. Nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Mọi hoạt động trong tổ chức đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại, thông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Để quá trình thông tin đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và được cập nhật thường xuyên, hội họp là cách thức mà các nhà tổ chức thường vận dụng trong thực tế. Hiện nay, hoạt động này càng phát huy được hiệu quả khi được hỗ trợ bởi các ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng này đã giúp các nhà quản lý có thể nhanh chóng triển khai các chủ trương, đường lối, nhiệm vụ xuống các đơn vị, bộ phận và dễ dàng nắm bắt các phản hồi từ cấp dưới thông qua các báo cáo, đề xuất…để nhanh chóng giải quyết, tháo gỡ một cách hiệu quả.
1.4.2.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin
Nói đến công tác thông tin là nói đến quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo, quản lý và cho các cơ quan, đơn vị.
Thông tin được xem như là dòng máu nuôi dưỡng toàn bộ quá trình hoạt động tổ chức, được sử dụng nhằm duy trì sự liên tục và ổn định của cả hệ thống trong việc ra quyết định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, điều hành, điều chỉnh, kiểm tra và phát triển tri thức…Để điều hành cơ quan, người lãnh đạo phải đưa ra các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý và thông tin là căn cứ quan trọng để ban hành các quyết định. Trong thời đại ngày nay, thông tin được đánh giá là nguồn lực thứ tư. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng cho nguồn lực thông tin, cần phải áp dụng nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc ứng dụng CNTT cho hội họp là một biện pháp hiệu quả để giúp thông tin trong đơn vị đáp ứng được các yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác, khách quan và kịp thời. Do những tính năng ưu việt của khoa học công nghệ, các cuộc họp trực tuyến có thể giúp cho người họp cùng lúc tham gia nhiều cuộc họp khác nhau với số lượng thông tin tiếp nhận và trình bầy phong phú, đa dạng. Đặc biệt, các bên cần sử dụng thông tin sẽ được lĩnh hội thông tin một cách nhanh chóng để tiến hành việc xử lý và sử dụng vào thực tế công việc.
1.4.2.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành
Phối hợp là nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Sự phối hợp càng nhịp nhàng, ăn ý, càng tạo được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Qúa trình phối hợp bao gồm các quan hệ phối hợp theo chiều dọc từ trên xuống dưới, theo chiều ngang giữa các đồng nghiệp ngang cấp và phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức cùng tham gia vào việc triển khai kế hoạch.
Qúa trình phối hợp sẽ hiệu quả, nếu như các bên tham gia cùng nhau nắm bắt thông tin về nhiệm vụ, về các nguồn lực được cung cấp, cách thức
phối hợp, những yêu cầu về kết quả cần đạt được, cũng như dự phòng trước các tình huống có thể phát sinh trong thực tế. Đây là các căn cứ quan trọng giúp cho việc phối hợp trở nên thuận lợi và thông suốt.
Thông qua các cuộc họp trực tuyến, việc triển khai các hoạt động phối hợp trở nên hết sức dễ dàng. Bởi, với sự hỗ trợ của công nghệ, các thông tin được truyền tải nhanh chóng tới từng cá nhân, bộ phận để mọi người nắm bắt các vấn đề liên quan, trên cơ sở đó, để cùng nhau phối hợp hiệu quả.
1.4.2.5. Tiết kiệm nguồn lực
Việc tiết kiệm các nguồn lực được xem là ưu điểm vượt trội của các cuộc họp trực tuyến. Bởi, đây là các cuộc họp hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng giấy tờ, các thành viên tham gia cũng không nhất thiết phải đến cùng một địa điểm để tham dự, mà họ có thể tham dự họp ở bất cứ nơi nào trên thế giới, miễn là họ có máy tính kết nối Internet và các thiết bị hỗ trợ kèm theo. Với đặc thù như vậy, việc tổ chức họp trực tuyến giúp các nhà tổ chức tiết kiệm được các nguồn lực liên quan đến quá trình tổ chức như: đội ngũ phục vụ, chi phí đi lại, ăn, ở cho các đại biểu, in ấn các loại văn bản, tài liệu, thời gian, công sức mà các đại biểu phải bỏ ra để tham gia cuộc họp…Đặc biệt, khi đến trực tiếp tham dự họp, không phải đại biểu nào cũng được mời phát biểu ý kiến, do thời gian có hạn, trong khi lại có đông đại biểu tham gia. Vì vậy, đơn vị tổ chức không thể phát huy được trí tuệ của tất cả các đại biểu, để có thể giải quyết một cách hiệu quả nhất chủ đề mà mình đang đặt ra.
Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức họp trực tuyến, tất cả các vấn đề bất cập nêu trên đều được giải quyết một cách triệt để. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực, mà còn giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp tại các cơ quan, đơn vị.
Tiểu kết chƣơng 1
Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải quyết công việc. Đây là hoạt động không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành công sở. Trong nhiều trường hợp, họp là yêu cầu bắt buộc của cơ quan quản lý và người lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc để thực hiện việc triển khai, phối hợp, tổng kết quá trình thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ.
Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý, lãnh đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn, phức tạp. Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng lưới giao tiếp trong tổ chức. Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham gia trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân. Thông qua các cuộc họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra những xung đột tiềm ẩn trong nội bộ. Với ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, việc tổ chức những cuộc họp đạt chất lượng luôn là mối quan tâm thường trực đối với người lãnh đạo và những người chịu trách nhiệm tổ chức. Và việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao chất lượng các