7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Yêu cầu tất yếu cần ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp
Những cuộc họp có sử dụng các ứng dụng CNTT hỗ trợ thường được gọi là họp trực tuyến. Đây là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.
Việc cải cách chế độ họp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước, họp trực tuyến là một nội dung rất quan trọng trong cải cách về thể chế theo Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010 (ban hành theo Quyết định số 136/2001/QĐ- TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ). Trong 06 nội dung của Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 (ban hành theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ), “hành chính hiện đại” là một nội dung hoàn toàn mới. Điều này cho thấy sự quan tâm của Chính phủ đối với việc tăng cường thay đổi cách thức giao tiếp của nền hành
chính hiện nay, trong đó vai trò của CNTT là hết sức quan trọng. Các phiên họp trực tuyến “không giấy tờ” và rất ngắn gọn của Chính phủ cũng như các cơ quan, địa phương khác gần đây là minh chứng rõ ràng về tính hiệu quả, cần rút kinh nghiệm và nhân rộng. Để làm được như vậy, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến các cuộc họp theo phương thức mới (họp từ xa, trực báo, trực tuyến) để tránh đi lại, tiết kiệm kinh phí cho cơ quan, bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin về những thủ tục hành chính đến tổ chức, doanh nghiệp và người dân một cách nhanh nhất, rõ ràng, minh bạch, công khai, thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp của nền hành chính.
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động các cơ quan nhà nước là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Bởi vậy, ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước và đặc biệt là lĩnh vực CCHC không nằm ngoài xu thế này. Nhìn ở góc độ khoa học, việc ứng dụng này là mấu chốt của cải cách nền hành chính nhà nước, nó tác động tích cực đến các nội dung khác như cải cách thủ tục hành chính; nó kéo theo việc nâng cao chất lượng cán bộ, công chức... Nó làm cho nền hành chính nhà nước được hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn.
Cụ thể, thông qua ứng dụng CNTT có thể tạo ra một sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính: trao đổi thông tin (gửi báo cáo, số liệu thống kê, ý kiến đóng góp, thẩm định...) qua thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử, thay vì qua bưu điện, tổ chức họp, truyền hình hội nghị;
Thông qua các ứng dụng CNTT có thể tạo ra môi trường thông tin rộng lớn, thường xuyên được lưu trữ, cập nhật và công khai chung cho tất cả các thành viên trong đơn vị cùng được biết đến. Thay vì phải trực tiếp đến cùng một địa điểm để họp thì các thành viên tham gia có thể ngồi ở bất cứ đâu trên
thế giới là có thể dễ dàng tham gia vào quá trình trao đổi, bàn bạc, thảo luận, chia sẻ các thông tin liên quan đến chủ đề cuộc họp. Chính những tính năng ưu việt này đã đem lại sự công khai, minh bạch và hiệu quả cho nền hành chính nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng. Và môi trường giao tiếp điện tử toàn cầu đã góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu những tốn kém về chi phí tiền bạc, thời gian, công sức của các bên tham gia.