1.2. Cơ sở l luận về quản trị mua hàng
1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng
1.2.4.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lƣợc kinh doanh:
Chiến lƣợc kinh doanh có vai tr quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động
Xác định chỉ tiêu đo lƣờng
Thiết lập tiêu chuẩn so sánh
Đo lƣờng kết quả mua hàng
Thực hiện hành động điều chỉnh Tiếp tục theo dõi việc
mua hàng
So sánh kết quả với tiêu
kinh doanh của mình theo chiến lƣợc. Bởi vì chiến lƣợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hƣớng đi của mình. Chiến lƣợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đƣợc cơ hội trên thị trƣờng và tạo đƣợc lợi thế cạnh tranh trên thƣơng trƣờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Do đó chiến lƣợc kinh doanh có ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lƣợc, tuỳ theo chiến lƣợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đƣa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Chính sách sản phẩm:
Câu h i đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? Cho đối tƣợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đƣa ra đƣợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đƣợc mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lƣợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hƣởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trƣớc. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nhƣ thế nào, và nếu có đƣợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đƣợc một kế hoạch hợp lí hơn.
b) Các nguồn lực của doanh nghiệp: + Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.
+ Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức thể hiện mối liên hệ các ph ng ban và có ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu ph ng ban liên kết hoạt động hiệu quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình mua hàng.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đƣợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đƣợc hàng nhanh hơn, tốt hơn
+Nhân viên mua hàng:
Mua không đảm bảo sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con ngƣời. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Kiến thức phong phú: Ngƣời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đƣợc các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trƣờng và biết phân tích ảnh hƣởng của thị trƣờng, nắm đƣợc chính sách kinh tế của nhà nƣớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Gi i khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trƣờng về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đƣợc một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thƣơng trƣờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đƣợc các nhà cung ứng ƣu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ƣu đãi cho doanh nghiệp hơn.
1.2.4.2 Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đƣợc số lƣợng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trƣờng hợp nhƣ vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng.
Để lựa chọn ngƣời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ƣu và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thƣờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của ngƣời cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hƣởng đến quá trình mua hàng nhƣ: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hƣởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh
nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trƣờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đƣợc đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thƣờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đƣa ra đƣợc mức giá khách hàng chấp nhận đƣợc mà có mức giá nh hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhƣng phải đảm bảo có lãi. Muốn đƣa ra đƣợc một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đƣợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi.
- Môi trường kinh tế chính trị
Môi trƣờng kinh tế chính trị ảnh hƣởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Một môi trƣờng kinh tế phát triển thì luôn có cơ sở hạ tầng vững chắc và hệ thống chính trị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong hoạt động quan trị mua hàng thì một số chính sách nhƣ chính sách thuế, chính sách tỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hƣởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua vào.