CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua hàng của Công
4.2.4. Thực hiện tốt công tác giao nhận
Nhƣ đã phân tích những khó khăn mà công ty gặp phải trong quá trình giao nhận hàng hóa nhƣ giao hàng chậm, sai sót về mã hàng, số lƣợng chất lƣợng,.. Trên cơ sở đó, tác giả có những đề xuất nhƣ sau:
Hoạt động giao hàng đƣợc thực hiện giữa các bên là những đơn vị kinh doanh khác nhau. Vì thế trong quá trình kiểm tra và giao nhận hàng hóa cần phải tiến hành chặt chẽ hơn nữa nhân viên giao nhận cần nắm đƣợc một số vấn đề sau để làm công tác giao nhận tốt hơn:
- Nắm đƣợc địa điểm giao nhận - Cơ sở điều kiện giao hàng
- Chứng từ trong giao nhận hàng hóa cần có - Vấn để bảo hiểm cho hàng hóa
- Luật pháp liên quan đến giao dịch và thực phẩm
- Hiểu rõ ràng chi tiết hợp đồng đã kí kết để có thể đối chiếu thực hiện đúng đủ các thông tin đƣợc ghi trong hợp đồng.
Công ty nên xây dựng một quy trình chuẩn trong giao nhận đê nhân viên giao nhận có thể nhanh chóng nắm bắt và thực hiện việc giao nhận đƣợc dễ dàng hơn. Dựa trên phƣơng thức mua hàng quy chuẩn mà ngƣời giao nhận phân định rõ việc chịu trách nhiệm về hàng hóa ra sao. Vì vậy khi thực hiện công tác giao nhận công ty nên cử nhân viên mua hàng có đủ trình độ chuyên môn có năng lực có kinh nghiệm, sự hiểu biết về mặt hàng kinh doanh có kiến thức về việc thực hiện các thủ tục hải quan, thủ tục giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu giúp doanh nghiệp thực hiện tốt công tác kiểm tra về số lƣợng chất lƣợng hàng hóa nhanh chóng dễ dàng hơn.
Việc giao nhận hàng đƣợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã đƣợc th a thuận giữa hai bên, tuy nhiên công ty vẫn cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hƣởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lƣu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của công ty, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngƣời tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lƣợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lƣợng. Nếu không có gì sai sót thì kí xác nhận vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lƣợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lƣợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn
hàng không phù hợp nhƣ hàng bị h ng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho ngƣời cung cấp.