CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị mua hàng của công ty WELV
3.2.2.2 Thương lượng và đặt hàng
Do đặc thù sản phẩm kinh doanh của công ty nên nhà cung cấp chính của công ty là các doanh nghiệp trong nƣớc và cả các doanh nghiệp nƣớc ngoài, các nhà phối chính của các công ty tại khu vực miền Bắc. Khi tiến hành thƣơng lƣợng và đặt hàng, công ty thƣờng tiến hành qua các hình thức sau:
Thứ nhất: Đàm phán qua thƣ tín và qua fax: Đàm phán qua thƣ tín và qua fax là hình thức đàm phán chủ yếu đƣợc công ty thực hiện. Công ty thƣờng sử dụng thƣ điện tử (E- mail) để h i hàng, giao dịch, th a thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ đƣợc sử dụng trong hợp đồng nhƣ về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng. Do đặc thù kinh doanh là kinh doanh dịch vụ, khối lƣợng hàng mua lớn cũng nhƣ mặt hàng mua đa dạng nên việc sử dụng hình thức đàm phán này tiết kiệm chi phí cũng nhƣ thời gian cho nhân viên mua hàng cũng nhƣ với bản thân công ty.
Thứ hai: Đàm phán qua điện thoại : Đàm phán qua điện thoại là hình thức chủ yếu để thảo luận về giá cả và xác nhận lại một số thông tin cần thiết cho công tác mua hàng mà việc đàm phán qua fax và qua e – mail không đáp ứng đƣợc về mặt thời gian. Việc đàm phán qua điện thoại chỉ là những th a thuận miệng, không có gì làm bằng chứng cho những th a thuận khi đàm phán. Chính vì vậy mà hình thức này chỉ đƣợc công ty dùng trong một số
trƣờng hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm phán đã xong và cần xác minh lại thông tin cần thiết để tiến hành đặt hàng.
Việc đặt hàng đƣợc thực hiện nhanh chóng thông qua mẫu đặt hàng mua do công ty đƣa ra hoặc. công ty thực hiện hiện đặt hàng qua fax. Bên nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và thực hiện hợp đồng theo k kết của hai bên.
Kết quả ph ng vấn Ông Kim Sung Yong cũng cho thấy:
“Công tác thƣơng lƣợng với nhà cung cấp của công ty đƣợc diễn ra dƣới hình thức nào?”
Việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp đƣợc diễn ra dƣới cả ba hình thức đó là thƣơng lƣợng gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp, nếu có gặp trực tiếp thì cuộc gặp sẽ đƣợc diễn ra ở văn ph ng của 1 trong 2 bên. Khi thƣơng lƣợng với nhà cung cấp chúng tôi luôn đặt chất lƣợng sản phẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu, cùng với đó là tài chính của nhà cung cấp, điều kiện kĩ thuật của nhà cung cấp, điều kiện thanh toán, điều kiện hợp đồng…