CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua hàng của Công
4.2.1. Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua
Lập kế hoạch mua chính xác, đúng thới điểm là yếu tố cơ bản quyết định công việc tiếp theo của quá trình mua hàng. Vậy để nâng cao hiệu quả mua hàng, công ty nên làm tốt từ bƣớc đầu tiên xây dựng kế hoạch mua hợp l , nâng cao công tác xác định nhu cầu mua hàng. Qua nghiên cứu tại công ty Công ty TNHH Welstory Việt Nam thì toàn bộ công việc trong công tác tổ chức mua hàng của công ty hiện nay do ph ng Mua hàng của bộ phận kinh doanh đảm nhận. Cơ sở xác định kế hoạch mua của bộ phận chủ yếu dựa trên báo cáo của ph ng kinh doanh về các đơn đặt hàng để lên kế hoạch. Do vậy, việc xác định nhu cầu hàng hóa cho kế hoạch c n mang tính chủ quan và chƣa toàn diện, đôi khi gặp tình huống bị động trong quá trình làm việc. Vì vậy công việc đ i h i công ty cần quan tâm nhiều hơn, xác định chính xác hơn. Việc kết hợp dự liệu cho kế hoạch từ nhiều nguồn thông tin khác nhau nhƣ báo cáo của kế toán, khả năng tài chính của công ty, dự đoán trƣớc nhu cầu thị trƣờng,… sẽ giúp hoạt động mua hàng trở nên linh hoạt và chủ động hơn.
Công ty nên tăng cƣờng hoạt động nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng, dự báo xu hƣớng phát triển của nhu cầu thị trƣờng và đồng thời căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của công ty. Về cơ bản, Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu mà nhu cầu của khách hàng thƣờng xuyên thay đổi, thậm chí sự thay đổi c n diễn ra liên tục theo từng đặc điểm dinh dƣỡng theo công việc, chu kỳ công việc, khả năng chi trả của khách hàng,.. Nên, để xác định xem công ty cần mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lƣợng nhƣ thế nào,… thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trƣờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đƣợc nhu cầu, từ đó xác định đƣợc tổng cung hàng
hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lƣợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phƣơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lƣợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. Do vậy trƣớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đƣợc nhu cầu mua hàng và hiểu đƣợc mong muốn thay đổi của khách hàng. Muốn vậy công ty phải nhanh nhạy hơn nữa khả năng nắm bắt thông tin phản hồi từ thị trƣờng.
Đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác, phối hợp hành động hơn nữa giữa các ph ng ban, ph ng kinh doanh, ph ng kế toán,… nhằm có sự trao đổi thông tin, cung cấp thông tin về tình hình đơn hàng, tình hình tiêu thụ và tình hình tài chính nhằm giúp cho việc xây dựng kế hoạch mua hiệu quả hơn.
Công ty nên thƣờng xuyên tổ chức thăm d khách hàng về mức độ hài l ng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm mà công ty đang cung cấp. Với những yêu cầu mà khách hàng chƣa th a mãn, công ty nên tập hợp và có điều chỉnh ngay từ kế hoạch mua để có thể gửi qua phía nhà cung cấp nhằm mua đƣợc mặt hàng th a mãn tố nhất khách hàng. Hàng hóa mua nên th a mãn điều kiện về số lƣợng, đặc biệt là chất lƣợng thực phẩm. Yêu cầu về chất lƣợng:
+ Công ty phải đƣa ra mục tiêu chất lƣợng đối với hàng hoá mua vào. + Cần chú theo đuổi mục tiêu chất lƣợng tối ƣu chứ không phải mục tiêu chất lƣợng tối đa. Chất lƣợng tối ƣu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đó của khách hàng và nhƣ vậy công ty có thể thu đƣợc nhiều lợi nhuận nhất. C n chất lƣợng tối đa là mức chất lƣợng đạt đƣợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lƣợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lƣợng tối ƣu nhƣng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chƣa tối ƣu.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo đƣợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Công việc khảo sát khách hàng kết hợp cùng với hoạt động điều tra thị trƣờng và phải làm thƣờng xuyên liên tục để có thể thu đƣợc thông tin tin cậy nhất. Làm tốt công việc này góp phần làm tăng hiệu quả công tác dự báo nhu cầu độ chính xác về số lƣợng, cơ cấu mặt hàng khách hàng cần.